LINE WORKSの使い方や導入手順、便利機能をまとめて解説

現在ビジネスの現場では、効率的な情報共有とコミュニケーションのスピードが重視されています。

 

今回は、メールや電話よりも手軽なコミュニケーション手段として注目されている、ビジネスチャットツールのひとつ「LINE WORKS」の使い方や導入手順について解説します。

LINE WORKS（ラインワークス）とは？

LINE WORKSとは、LINEの兄弟会社であるワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「ビジネスチャットツール」です。

 

LINEでおなじみのチャットやスタンプに加えて、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事で活用できる機能を揃えています。

 

自由に誰とでも繋がれる個人用LINEとは違い、繋がるメンバーの管理は管理者（社内の担当者）が行います。

 

管理者が会社用のアカウントを作り、そこにメンバーを招待・追加することによって利用できるようになります。

 

LINE WORKSに登録されているメンバー同士は、チャットやグループトークなど、自由にコミュニケーションが可能です。

 

普段使うLINEと同じように使えるため、操作方法を新たに覚える必要がなく、導入後スムーズに運用開始できるのが大きなメリットです。

 

LINE WORKSとその他チャットツールの違い

LINE WORKSとその他チャットツールの大きな違いは、LINE WORKSに登録していない、LINEユーザーとも繋がれる点です。

 

ChatwworkやSlackなどのチャットツールでは、同じツールを使っているユーザー同士でしかやりとりができません。

 

一方LINE WORKSには「LINE連携」という機能があり、管理者が許可すれば、社外のLINEユーザーとのやりとりが可能になります。

 

例えば不動産会社や保険会社などの営業担当が、お客様からLINEでやりとりしたいと言われるケースは少なくありません。

 

そんな時LINE WORKSがあれば、営業担当は会社のLINEアカウントでお客様とやりとりが可能になります。

 

LINE WORKS経由でやりとりをすれば、管理者は誰がいつどのようなメッセージを送ったのか、ログを確認できるので、監査目的・トラブル防止の観点でも有効です。

 

また「LINE WORKS連携」という機能を使えば、他のチャットツール同様、社外のLINE WORKSユーザーとのやりとりもできるので、企業間のチャットもできます。

 

その他、LINEでお馴染みの「既読・未読」機能が備わっているのも、LINE WORKSならではの特徴です。

LINE WORKSの導入がおすすめな企業の特徴

LINE WORKSの導入がおすすめな企業の特徴を紹介します。

ITに不慣れな人が多い企業

LINE WORKSは、私たちが普段使うLINEと同じように利用できるツールです。

 

新たなツールの導入と運用について、社員の理解を得る必要もないですし、基本的な操作方法はほとんどの人がわかっているため、研修コストもかかりません。

 

ITに不慣れな方が多い企業でも、導入後すぐに機能するでしょう。

社外の人とのコミュニケーションが多い企業

LINE WORKSは外部のLINEユーザーとも連携できるため、社外の人とのコミュニケーションが多い企業にもおすすめです。

 

LINEなら新たにチャットツールをダウンロードしたり、ユーザー登録したり、使い方を学んだりする必要がありません。

 

営業担当とお客様が密にやりとりをする不動産会社や保険会社、フリーランスに業務委託している企業などでも有効活用できるでしょう。

LINE WORKSの便利機能

LINE WORKSの便利機能を紹介します。

外部トーク連携機能

LINE WORKSは、LINEとつながる唯一のビジネスチャットツールです。

 

外部トーク連携機能を使えば、LINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザーと、コミュニケーションをとることができます。

掲示板機能

全体周知や情報共有をする際に便利なのが、掲示板機能です。

※引用：LINE WORKS「掲示板」

 

プッシュ通知や必読設定、既読メンバー確認や再通知、メンションなど、見逃しや確認漏れを避けるための機能も充実しています。文章だけでなく、ファイルの添付も可能です。

 

投稿のテンプレート作成もできるので、日報の提出先に掲示板を使う企業もあります。

カレンダー機能

カレンダーは個人のスケジュール管理はもちろん、他のメンバーのスケジュール確認もできる機能です。

※引用：LINE WORKS「カレンダー」

 

「空き時間の確認」「予定の検索」を使えば、適切な日時を簡単に探せるのも便利なところ。

 

定例会議やイベントなどは繰り返しで作成でき、プッシュ通知の設定で重要な予定のリマインドも可能です。

 

また、会議室を登録しておけば、会議室の空き確認や予約も同時に行えて便利です。

アンケート機能

顧客や取引先など、社外向けのアンケート利用はもちろん、イベントや忘年会への出欠席確認など、社内向けの利用も可能です。

※引用：LINE WORKS「アンケート」

 

「会食日程」や「イベントの出欠調査」など、複数のテンプレートが用意されているので、1から作成する手間がないのも魅力です。※もちろん新規作成も可能です。

LINE WORKSの導入手順

次に、LINE WORKSの導入手順を解説します。

 

LINE WORKSのアカウントは、モバイル版アプリ、もしくはブラウザから開設できます。今回はブラウザからの導入手順を解説いたします。

 

まずLINE WORKSのHP（https://line.worksmobile.com/jp/）を開き、①「今すぐはじめる」をクリック。

②「無料ではじめる」をクリック。

 

③「業種・従業員数」を入力し、次へをクリック。

 

④「企業／団体名」を入力し、次へをクリック。

 

⑤「自分の名前」を入力し、次へをクリック。

 

⑥「自分の携帯番号（会社用でもOK）」を入力し、認証番号を送信をクリック。

 

⑦「送信された認証番号」を入力。

 

⑧「メールアドレス」を入力し、終了をクリック。※アドレスの入力は必須ではありません。

 

⑨さっそく誰かを招待したい場合は、該当者のメールアドレスを入力し、招待メールを送るをクリック。※この段階での招待は必須ではありません。

 

管理画面に移行すると最初に利用規約が表示されるので、⑩「規約に同意してサービスを利用する」をクリック。

 

⑪「新規メンバーを招待」から社内メンバーを招待したら、準備完了です。

LINE WORKSの機能別の使い方

LINE WORKSの機能別の使い方を解説します。

トーク／音声通話（ビデオ通話）

以下はLINE WORKSのトーク画面です。

通常のLINEと同様、トークと通話ができ、ノート機能も使えるので、流したくない情報はノートに書き残せます。

 

またLINE WORKSでは、メッセージを読んだ人と読んでいない人を一覧で表示できるため、既読確認を個人単位で行うことができます。

 

音声通話（ビデオ通話）を行う際、LINE WORKSのアカウントを持っていない人は、ゲストとして招待し通話を行えます。

 

〈トークをする方法〉

①画面下の「トーク」を押してください。

 

②「+」を押すと、「トークルーム」「グループ」「ビデオ通話ミーティング」が選択できます。

 

③トークをするメンバーを選び、OKを押すとトークができるようになります。

掲示板

見逃し厳禁な全体周知や共有情報は、掲示板への投稿がおすすめです。

 

〈掲示板の投稿方法〉

 

①掲示板の右下にある「+」を押します。

 

②件名や本文、ファイルなどを添付し、掲示板を作成します。右上の「投稿」を押すと掲示板の投稿が行えます。

カレンダー

カレンダーの設定方法を解説します。

 

①まずカレンダーの右下にある「+」を押します。

 

②件名や参加者等の情報を入力し、右上の「保存」を押すとスケジュールを追加できます。

設備の追加は、以下の手順で設定可能です。

タスク

タスクでは、顧客や取引先への連絡、資料の作成など、Todoリストの作成ができます。

 

タスクを新規作成することはもちろん、トークからタスクを作成できるため、簡単な操作で設定可能です。

 

＜トークからタスクを作成する方法＞

 

①トークを長押しすると吹き出しが出るので、「タスク」を押します。

 

②タスクにしたいトークにチェックを入れます。

 

③タスクの内容や期限を入力し、右上の「保存」を押すと、タスクを追加できます。依頼者・担当者は変更できます。

 

＜タスクを新規作成する方法＞

 

①その他＞「タスク」＞タスクの右下にある「+」を押します。

 

②タスクの内容や期限を入力し、右上の「保存」を押すと、タスクを追加できます。依頼者・担当者は変更できます。

アンケート

アンケートの作成方法を解説します。

 

①画面右下の「その他」を押し、「アンケート」を押します。

 

アンケートの画面になったら、右下の「+」を押します。

 

②新規作成、もしくはテンプレートを選択します。

 

③社内用か外部用かアンケートの種類を選択します。

 

④必要な情報を入力し、右上の「完了」を押すとアンケートが作成されます。

※新規作成を選ぶと、アンケートの構成など1から作成できます。

アドレス帳

アドレス帳は、各部署・各拠点の組織メンバーを一覧表示できる機能です。

 

アドレス帳からメンバーを選択し、そのままトークやメール、共有予定の作成を行えます。

 

＜アドレス帳の操作方法＞

 

①画面左下の「アドレス帳」を押します。

 

管理者が登録した社内メンバーや、顧客/取引先が確認できる画面になります。トークや通話をしたい場合はメンバーを選び、押してください。

 

②連絡先の詳細ページからトークや通話を選べます。

メール

アドレス帳と連携し、メールの送受信を行えます。
※ADVANCEDプランから利用可能

 

メールの送受信は暗号化され、ウイルス／マルウェア対策やDKIM対応、なりすましメールの警告機能等により、脅威を未然に防げます。

 

送信後の開封確認や、送信取り消しなど、ビジネスに特化した便利な機能を備えています。

ドライブ

社内メンバーでフォルダの共有はもちろん、リンク共有機能を使用することで取引先や顧客など、外部の人にもフォルダを共有できます。
※ADVANCEDプランから利用可能

 

パソコンだけでなくスマホからも確認できるため、場所を選ばず使えます。

LINE WORKSに関するよくある質問

LINE WORKSに関するよくある質問と回答をまとめます。

Q. LINE WORKSの料金プランは？

LINE WORKSの料金プランは、以下の通りです。

基本情報	フリー	スタンダード	アドバンスト
月額料金	¥0	¥450 1ユーザー/月 (年額契約)	¥800 1ユーザー/月 (年額契約)
メンバー数	最大100人	制限なし	制限なし
ストレージ	5GB	1TB +1メンバーにつき1GB追加	100TB +1メンバーにつき1GB追加
チャット機能	〇	〇	〇
グループ機能 (ノート/予定/タスク/フォルダ)	〇	〇	〇
掲示板 (作成可能件数)	〇 10個まで	〇 300個まで	〇 300個まで
カレンダー	〇	〇	〇
タスク	〇	〇	〇
アドレス帳 (登録可能件数)	〇 500件	〇 10万件	〇 10万件
メール	-	-	〇
ドライブ	-	(オプションで対応可能)	〇
音声/ビデオ通話/画面共有	〇	〇	〇
┗1対1 音声/ビデオ通話	制限なし	制限なし	制限なし
┗グループ 音声/ビデオ通話(時間/人数)	60分/4人まで	制限なし/200人まで	制限なし/200人まで
┗ゲスト参加機	〇	〇	〇
┗通訳者機能	-	〇	〇
管理者機能	制限あり	〇	〇

 

管理/セキュリティ機能	フリー	スタンダード	アドバンスト
管理とセキュリティ	制限あり	制限なし	制限なし
ドメイン使用	-	-	〇
統計機能	-	〇	〇
監査ログの保存期間	2週間  (ダウンロード不可)	6ヶ月  (ダウンロード可能)	6ヶ月 (ダウンロード可能)
モニタリング機能	-	トーク	トーク/メール/Drive
シングルサインオン (SSO)	-	〇	〇

 

サポート	フリー	スタンダード	アドバンスト
カスタマーサポート	- (導入から1ヶ月間は利用可能)	〇	〇
SLA保証	-	〇	〇
広告等の表示	〇	-	-

 

オプション	金額	機能
Drive	￥100  /1ユーザー/月 (年額契約)	いつでも必要なファイルにすぐにアクセスでき、トークなど他の機能ともスムーズに連携できます。
アーカイブ（トーク）	￥300 / 1ユーザー/月 (年額契約)	トークの送受信データを最長10年間保存できます。
アーカイブ（メール）	￥300 / 1ユーザー/月 (年額契約)	メールの送受信データを最長10年間保存できます。 （アドバンストプランのみ追加可能）
追加ストレージ	1TB ￥12,000/月〜	追加ストレージは容量に応じて割引が適用されます。
アドレス帳登録数拡張	250,000件まで ￥40,000/月〜	登録数を拡張することで、より多くの顧客／取引先の連絡先情報を管理できます。

Q. LINE WORKSのセキュリティは信頼できる？

LINE WORKSは、すべての通信を安全に暗号化しています。

 

システム／セキュリティの専門エンジニアチームが、24時間365日体制でシステムをモニタリングして、お客様のデータを安全に保護しているため、安心安全に利用できます。

 

退職者が出た場合、ユーザー情報を削除すれば、当該ユーザーの端末にアプリが残っていたとしても、再度ログインはできません。

 

Q. LINE WORKSはスマホ以外でも使える？

LINE WORKSは、スマホ、パソコン、タブレット端末で使えます。

 

LINEと違って、同時に複数の端末からログインできるため、会社支給のスマホやパソコン、自分個人のスマホなど、どこからアクセスしても同じデータを見ることができます。

 

ですが、ブラウザによって利用可能な範囲は異なります。

 

 

PC版アプリでトーク以外の機能(掲示板、カレンダーなど）を選択すると、ブラウザ画面に遷移します。

まとめ

今回はLINE WORKSの機能や使い方、導入手順を解説しました。

 

LINE WORKSは使い勝手が良いだけでなく、無料版からスタートできます。

 

まずは部分的に導入して、試験運用やルールの明確化をして、そこから全社展開する流れもいいでしょう。ぜひ本記事を参考に、導入を検討してみてください。