このようなお悩みはありませんか？
複数の店舗を経営されている企業であれば、本社はすべての画面が見れるようにして、店舗側には店舗専用の画面を使用する、といった使い方をご希望されていることがほとんどです。
もしくはひとつの店舗内で、担当毎に専用画面の用意を希望されるケースもあります。こういったシステムは、構築に時間も費用もかかるため、そう簡単に導入できるものではありません。
それを簡単に、手頃なコストで実現できる機能が、Lステップの「オペレーター機能」です。
今回は、Lステップのオペレーター機能の特徴や業種別の活用方法をお伝えします。ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
そもそもオペレーター機能とは？
「オペレーター」とは機械などの操作に従事する人のことです。そしてオペレーター機能とは、オペレーターが必要な情報が閲覧できる機能、もしくは画面のことです。
例えばコールセンターで利用される、お客様の情報を確認したり、対応履歴を記載したりする画面が、オペレーター画面です。
会社によっては「オペレーター管理画面機能」と呼ばれることもあります。
オペレーター機能を使う3つのメリットとは？
オペレーター機能を使うメリットは以下の3つです。
情報漏洩やトラブルの防止
スタッフであっても担当案件以外の個人情報との接触をなるべく避けたい、と考える企業が増えています。
なぜなら、情報漏洩は誤操作が起因となるケースも多くあるからです。
以下のような調査結果から「紛失・置忘れ（26.2%）」「誤操作（24.6%）」「不正アクセス（20.3%）」となっており、不正アクセスよりも誤操作の方が多いデータが出ています。
※引用元：NPO日本ネットワークセキュリティ協会より
オペレーター機能を使えば、必要最低限の情報の閲覧・編集権限に設定することが可能です。それにより、すべての情報が外部に持ち出されたり、誤って削除されたりするようなトラブルを回避できます。
顧客とのコミュニケーションアップ
オペレーター機能で閲覧範囲を限定することで、スタッフは自分の担当する顧客とのやり取りのみに集中することができます。
これによりタイムリーな対応ができるため、コミュニケーション向上により顧客からの信頼感をアップさせることができます。
顧客側のストレスが軽減する
問い合わせをすると対応が遅かったり、たらい回しにされてしまったり、また最初から説明したり…という事を経験された方も少なからずいるでしょう。
オペレーター機能を使うことによって、今までの履歴が確認できて、お客様から再度説明をいただかなくてもスムーズに対応することができます。それによりお客様のストレスが軽減されて、顧客満足度が向上します。
Lステップのオペレーター機能の6つの特徴
Lステップのオペレーター機能は、「個別トーク」に特化した管理画面（オペレーター画面）を発行できる機能です。
また、オペレーターに対しては閲覧・編集範囲を制限することができます。
例えば、サービスサポートセンターでの個別のチャット対応や採用担当者ごとの学生対応など、必要な情報だけを閲覧して対応してもらいたいシーンで便利に使うことができます。
顧客の振り分けが可能
担当店舗やスタッフに、顧客を振り分けることが可能です。
手動で振り分けることもできますし、例えばLステップでアンケートを実施し、「Aと回答した人」はA店舗に振り分けるような、自動化もできます。
＜オペレーター設定画面＞
各オペレーターに表示する友だちを設定します。友だちに付いているタグ毎に表示させるか、全ての友だちを表示させるかが選択できます。
＜オペレーター画面＞
オペレーターの画面では、設定時に振り分けられた友だちのみ閲覧が可能です。また、タグ毎の友だち表示も可能なので、対応時に探しやすくなります。
各店舗や担当スタッフ毎に閲覧権限が設定可能
店舗間や担当スタッフ間の情報はあまり見られたくない、というご要望が多くあります。Lステップのオペレーター機能は、店舗やスタッフ毎に、閲覧範囲を設定することが可能です。
また、アンケートの内容やLステップに保存されている友だち情報も同様に、閲覧範囲を設定をできます。
＜オペレーター設定画面＞
各オペレーターに表示させる「友だち情報」と「回答フォーム」の情報範囲を設定します。
それぞれ個別に指定して閲覧させるか、全て閲覧可能にするかを選択できます。
＜オペレーター画面＞
オペレーターの画面では、許可された情報のみ、閲覧が可能です。
メッセージ送信可・不可の設定が可能
これらの設定も可能です。友だちとやり取りを不可にしても、情報の閲覧のみはOKという設定も可能です。
顧客対応を担当者に任せる場合も、テンプレを登録できるので、対応品質にムラが出ないよう対策することもできます。
＜オペレーター設定画面＞
各オペレーターにメッセージ送信の設定が可能です。
メッセージ送信は許可せずに閲覧のみにするか、もしくはメッセージ送信は許可して通常のメッセージ送信と特定のテンプレートのみ使用可能にするかなどを、選択することができます。
＜オペレーター画面＞
オペレーターの画面では、使用許可されたテンプレートのみ表示されます。テンプレート以外に通常のメッセージ送信も可能です。
オペレーターごとにアイコン設定が可能
メッセージ送信をする際に、吹き出しの隣のアイコンが表示されます。このアイコンをオペレーターごとに設定ができます。※プロプラン以上で利用可能です。
また、公式アイコンをの切り替えを許可するかどうかも選択できるので、必要に応じて設定しましょう。
＜オペレーター設定画面＞
「個人アイコン」を設定するか、「公式アイコンとの切り替え」を許可するか、を設定できます。
＜オペレーター画面＞
許可されたオペレーターは、メッセージ入力欄の左側より、個人アイコンを公式アイコンの切り替えが可能です。
友だちはアイコンを見て、誰が返信してくれているか分かりやすく、親近感も湧きます。
スマートフォンアプリで対応が可能
オペレーターアカウントにも対応しているため、担当者それぞれに専用のパソコンがない環境でも、各自のスマートフォンで通知を受け取り、チャット対応ができます。
オペレーターアカウントで使える機能や表示される項目は、オペレーター権限によって制御されます。
メッセージ受信時の通知設定が可能
オペレーター機能では、通知設定をすることにより、オペレーターが個人のLINEでメッセージ内容などを見ることができるようになります。
ただし、スマートフォンの連携はできないので、スマートフォンからの返信操作はできません。通知はオペレーター毎に通知を許可するかどうかの設定ができます。
＜オペレーター設定画面＞
管理者は各オペレーターに通知設定を許可するかどうかを設定できます。許可されたオペレーターは、各オペレーターの画面で細かい通知設定をしてもらいます。
＜オペレーター画面＞
オペレーター画面にログイン後、右上から「通知機能」を選択すると細かい通知設定が可能です。
「通知設定を作成」から新しい通知設定を作成できます。
オペレーター機能の料金
オペレーター機能はオプションなので、Lステップの月額料金に別途利用料が発生します。
※オペレーター機能を導入するための初期費用等はかかりません。
オペレーターを登録したい場合は、オプションを購入していただく必要があります。利用料金は登録できる最大人数によって異なります。
| オペレーター 10人まで | 月額 6,600円(税込) |
|---|---|
| オペレーター 20人まで | 月額 13,200円(税込) |
| オペレーター 50人まで | 月額 30,250円(税込) |
| オペレーター 100人まで | 月額 55,000円(税込) |
スタートプランやスタンダードプランでは、管理画面にログインできるログイン権限は一つしか発行できませんが、オペレータ機能を使えば管理者以外のログイン権限を使用できます。
業種別の活用事例
オペレーター機能の業種別の活用事例をご紹介します。
コールセンター系
担当商材毎に画面を分けることで、オペレーターに必要な情報だけを見せて、作業をしてもらうことが可能です。オペレーターは自分の担当商材のお客様だけが画面に表示されるので、対応をスムーズにすることができます。
美容・サロン系
美容室での担当の指名制や、複数店舗経営のサロンにて担当毎や店舗毎で画面を作成し、自分の担当のお客様とのコミュニケーションやアフターフォローなどをしっかり行うことができます。
学習塾・スクール系
学習塾などのスクール運営では、各クラス毎に先生と生徒がメッセージをやり取りする画面を作成すると、自分のクラスだけの生徒間との連絡がスムーズとなります。
また、他クラスの生徒のメッセージに埋もれることなく見やすい画面にて対応が可能です。
不動産業
不動産の売買・賃貸にてお問い合わせからご契約・アフターフォローまで、担当が固定している場合、担当しているお客様のみ表示させることができます。
そのため、対応の見落としを防ぐことができ、担当しているお客様にしっかりと寄り添って対応することができます。
保険会社系
ご契約前のお客様はもちろん、顧客担当毎に画面を分けることにより、ご契約後のタイムリーなお問い合わせやフォローメッセージを、担当スタッフがスムーズに行うことができます。
そのため、お客様とのコミュニケーションをしっかりと取って、継続利用してもらえるように関係性を保つことが可能です。
まとめ
Lステップのオペレーター機能を使うと、Lステップ内に入っている情報を簡単にスタッフ毎に振り分けることができます。
多店舗経営をしていたり、さまざまな雇用形態のスタッフを抱えていたりする事業者にとって、非常に便利な機能になるでしょう。ぜひ活用してみてください。
設定のサポートや、使い方についてのアドバイスを希望される方は、ご契約者様限定サポートの「スポットコンサル」をご活用ください。Lステップの認定サポーターが個別にフォローいたします。
