ウェビナー代行とは、専門業者が企画から集客、機材準備、進行、さらには開催後のフォローやアンケート集計まで、一貫してサポートするサービスです。
とくに、リソースが限られるなかでウェビナー開催を検討する企業にとって、魅力的な選択肢といえるでしょう。
本記事では、ウェビナー代行のメリットや業者の選び方を解説し、おすすめの代行会社もご紹介します。
失敗を防ぐためのポイントを押さえ、効果的にウェビナーを活用しましょう。
目次
ウェビナー代行を利用する3つのメリット
ウェビナー代行を利用すると、以下の3つのメリットがあります。
- 質の高いウェビナーを運営できる
- 手間と時間を削減できる
- トラブル発生時の安心感がある
ウェビナー代行によるメリットが、自社のニーズに合致するかを見極めましょう。
1.質の高いウェビナーを運営できる
ウェビナー代行を利用すると、専門的なノウハウを活かし、質の高いウェビナーを配信できます。
代行会社には豊富なウェビナー運営の実績があり、効果的な資料作成や演出もサポートしてくれるのが特徴です。
そのため、視聴者にとってわかりやすく、興味を引くウェビナー配信をしやすくなります。
さらに、第三者の目が入ると、自社では気づきにくい課題を把握できる点も魅力です。
2.手間と時間を削減できる
ウェビナーを開催するには、企画・準備・進行管理など多くの工程が必要で、時間や手間がかかります。経験が少ないうちは、ほかの業務に支障をきたすケースもあるでしょう。
しかし、代行会社を活用すれば、工程の一部またはすべてを委託でき、社内の負担を軽減できます。
また、経験豊富なプロのサポートを受けながら進められるため、無駄のないスムーズな準備が可能です。
3.トラブル発生時の安心感がある
ウェビナー中のトラブルは、視聴者の満足度に大きく影響し、これまで準備にかけたコストが無駄になってしまう可能性もあります。
しかし、ウェビナー代行を利用している場合、映像や音声の不具合、接続トラブルなど、突発的な問題にすぐ対応してもらえるため、安定感のあるウェビナー開催が可能です。
万が一のトラブルに備えてプロがスタンバイしている環境で、主催者は安心してウェビナーに集中できます。
失敗しない！ウェビナー代行会社の選び方
ウェビナー代行会社は数多く存在しており、自社のニーズに合う会社を見つけるのは簡単ではありません。
ここでは、代行会社を選ぶ際に、必ず押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。
失敗につながりやすいポイントをチェックして、効率的に会社選びを進めましょう。
料金プランとコスパを照らし合わせる
まず注目すべきなのは料金プランです。代行会社によって、サービス内容や料金体系は大きく異なります。
都度払い・月額制・年払いなどのプランがあるため、ウェビナーの開催頻度に応じて選びましょう。開催頻度が少ない場合は都度払い、多い場合は定額制を選ぶと無駄を省けます。
また、複数の代行会社で相見積もりし、効果やサポート内容に対する費用を比較検討する工程も大切です。
依頼したい作業範囲や優先するポイントを事前に社内で整理しておけば、各業者との打ち合わせをスムーズに進められます。
実績や専門性をチェックする
次に重要なのは、代行会社の実績や専門性の確認です。運営の経験年数や得意な業界は、サービスの質を見極めるポイントになります。
公式サイトだけでなく、SNSや口コミサイトも調査すると、具体的なイメージにつながります。
とくに、自社と同じ業界や類似した課題を持つ企業の事例が多い代行会社は、自社に活かせるノウハウを蓄積している可能性が高いです。
見積もりを依頼する際に、専門的な質問を投げかけて、回答に納得できるかを確かめるのもひとつの手段です。
対応範囲やサービスを確認する
最後に、代行会社が提供するサービス内容と対応範囲の確認も重要です。
ウェビナーの企画から配信、事後フォローまで一括でサポートする会社もあれば、特定の工程だけを請け負う会社もあります。
あらかじめ自社で対応できる範囲を明確にし、必要なサービスを提供している会社を選びましょう。
あとから対応範囲を柔軟に変更できるかどうかを確認しておくと、社内の状況やニーズの変化にスムーズに対応できます。
【厳選】おすすめのウェビナー代行会社5選
ここでは、数あるウェビナー代行会社から厳選した5社を紹介します。
- NEWSBASE：最短3か月でウェビナー開催可能
- FUKURACIA：ホテル運営ならではのホスピタリティ
- TKPウェビナーネット：安心の2回線体制
- セミナー制作.COM：10,000本以上の実績
- Airz Webinar：専任担当者による手厚いサポート
それぞれの特徴やサービス内容を把握し、自社のニーズに合った代行会社を見つけましょう。
①NEWSBASE｜最短3か月でウェビナー開催可能
出典：NEWSBASE
ニューズベースは、ビジネスプロセスマネジメントの会社として、ウェビナーを活用した商談機会の創出からリードの獲得・育成まで、幅広いサポートを提供する会社です。
準備段階から当日の運営、さらにウェビナー後のフォローまで一貫して任せられます。
単なる運営代行にとどまらず、参加者アンケートの実施・集計やウェビナー効果の測定・分析も対応可能です。
最短3か月で運用を開始できるため、すぐにウェビナーをはじめたい企業にとって、魅力的な選択肢となります。
②FUKURACIA｜ホテル運営ならではのホスピタリティ
出典：FUKURACIA
フクラシアは、これまでに2,000件以上のサポート実績を誇り、外務省やみずほ銀行など大手企業のライブ配信やイベント運営も手掛けています。
ホテル運営を母体とする高いホスピタリティが魅力で、大切なイベントを安心して任せられる点が強みです。
イベントの運営だけでなく、目標達成を重視したアプローチに定評があります。
③TKPウェビナーネット｜安心の2回線体制
出典：TKPウェビナーネット
TKPウェビナーネットは、月間で150本以上のウェビナー企画・運営をサポートしている企業です。
「Zoom ISVパートナー契約」により、ユーザーがZoomアカウントを個別に用意する必要がなく、手軽にウェビナー運営を開始できます。
配信の安定性にも徹底的にこだわり、高品質なネット回線に加えてバックアップ回線も導入。万が一、メイン回線にトラブルが生じた場合も瞬時に切り替えが可能です。
④セミナー制作.COM｜10,000本以上の実績
出典：セミナー制作.COM
セミナー制作.COMは、株式会社ナツメスタジオワークスが運営するサービスで、10,000本以上の実績を誇ります。
2007年のサービス開始以来、気象庁や消費者庁をはじめ、法人・官公庁・業界団体・協会など、幅広いクライアントに対応してきました。
また、「Zoom ISVパートナー契約」を結んでいるのも特徴です。
専用スタジオを活用した配信やセミナー会場からのハイブリッド配信にも対応しており、柔軟な運営が可能です。
⑤Airz Webinar｜専任担当者による手厚いサポート
出典：Airz Webinar
Airz Webinarは、国際機関や省庁、東証プライム上場企業を含む1,000回以上のウェビナー支援実績を誇る会社です。
企業ごとに専任担当者がつき、企画段階から当日運営まで伴走サポートを提供。ウェビナー開催がはじめての企業でも、安心して進められる点が特徴です。
さらに、カスタマージャーニーを意識したマーケティング支援に強みを持ち、ウェビナーを商談につなげる施策提案や、具体的かつ実用的なアプローチが期待できます。
ウェビナー代行でよくある失敗やデメリット
ウェビナー代行は便利な一方、以下のような失敗やデメリットに直面する場合もあります。
- 費用がかかる
- イメージ通りにならない場合がある
- 自社のノウハウが蓄積されない
ウェビナー代行の課題を理解したうえで利用すると、適切な対策を講じ、失敗を防げます。
費用がかかる
ウェビナー代行には、当然ながら費用が発生します。
料金はサービス内容や規模によって異なりますが、一般的には初期費用が約10万円、月額費用は5万円程度です。さらに、企画から依頼すると追加料金がかかることがあります。
料金を抑えたい場合は、必要なサービスだけを依頼しましょう。
たとえば、集客支援やウェビナー後のフォローメールが不要であれば、その分をカットしてコストを削減できます。
イメージ通りにならない場合がある
ウェビナー代行でよく見られる失敗のひとつは、イメージ通りの結果が得られないケースです。
ブランドイメージや細かなニュアンスを反映させるには、十分なコミュニケーションが欠かせません。
失敗を防ぐためには、打ち合わせの際にイメージ図を持ち寄り、視覚的な情報をもとに認識をすり合わせる方法が効果的です。
また、代行会社とのコミュニケーションに制限がある場合は、別の会社を検討することも選択肢のひとつです。
自社のノウハウが蓄積されない
ウェビナー運営を代行に任せると、自社のノウハウが蓄積されないのも問題です。
この状態が続くと、毎回外部に依頼することになり、長期的にウェビナー開催にかかるコストが積み重なっていきます。
解決策としては、代行サービスを活用しつつ、自社のスタッフが運営に参加する範囲を少しずつ広げていく方法が挙げられます。
たとえば、ノウハウを教えてくれる代行会社を選ぶのもひとつの方法です。
ウェビナーの自社運営を成功させるポイント
ウェビナー代行のデメリットを補うためには、簡単にウェビナーを開催できる便利なツールを活用し、自社スタッフで運営する選択肢もあります。
近年では、参加者管理や配信、アンケート収集までを自動化できるウェビナーツールが充実しており、専門知識がなくても効率的に高品質なウェビナーを開催できます。
ウェビナーの配信方法は、主に以下の3つです。
| 配信方法 | 内容 | 活用シーン |
| 録画配信 | 事前に収録した内容を配信する方法 |
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| ライブ配信 | セミナーをリアルタイムで配信する方法 |
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| アーカイブ配信 | ライブ配信の動画を保存し、あとから視聴可能にする方法 |
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このなかでも「録画配信」を選べば、事前に収録・編集して失敗を防げるため、はじめてウェビナーを開催する企業でも安心して進められます。
ツールを適切に活用しながら継続することで、コストを抑えつつ自社ならではの運営ノウハウを着実に蓄積できるでしょう。
ウェビナー代行より長期的な成長を見込める「Lキャスト」
ウェビナーを手間なく安全に実施するなら「Lキャスト」がおすすめです。
Lキャストの利用には、LINE公式アカウントの拡張ツール「Lステップ」の連携が必須ですが、この組み合わせによってLINE×ウェビナーの効率的なマーケティングが可能になります。
具体的には、以下の活用例が挙げられます。
- 顧客管理の一元化
- 録画配信中の視聴データにもとづいたLINE配信
- イベント申し込み者へのリマインド配信の自動化
さらに、Lキャストが選ばれる理由は次の3つです。
- イベント申し込みページの簡単作成
- 臨場感にこだわった擬似LIVE機能
- ライブローンチの完全自動化
機能の内容を順に紹介します。
イベントの申し込みページを簡単作成
Lキャストでは、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作でイベント申し込みページを作成できます。ドメインやサーバーの契約が不要で、最短即日の公開が可能です。
具体的には、以下のようにサムネイルや概要を入力します。
また、必要に応じて申し込みボタンの色やテキストの変更、対象者の条件設定なども行えます。
さらに、申し込みした参加者向けに、自動で表示されるサンクスページや、フォローアップ用のサンクスメッセージも設定可能です。
これにより、申し込み対応に時間や手間を取られることなく、業務を効率化できます。
臨場感にこだわった擬似LIVE機能
Lキャストは、生放送のような録画配信ができる「擬似LIVE機能」も特徴のひとつです。
視聴者のLINEアイコンやコメントがリアルタイムで反映され、まるでライブ配信のような体験が叶います。参加者の名前は任意で変更でき、プライバシーが守られる安心感も魅力です。
さらに、事前に設定したコメントを特定のタイミングで自動送信する機能も搭載されています。
たとえば、以下の画像のように「音声は聞こえていますか？」といった確認コメントを配信開始2秒後に送信し、資料のURLを5分後に共有することも簡単です。
これらの機能で参加者とのやりとりを活性化し、より高い反応率を実現できます。
ライブローンチの自動化
Lキャストの放送終了後に好きなページに転送できる「リダイレクト機能」を使えば、ライブローンチを効率的に自動化することも可能です。
たとえば、セミナー①が終わった直後に、セミナー②の案内を自動で表示させられるため、セールスファネルの一部として次のステップへ自然に誘導する仕組みが作れます。
これにより、段階を踏んで顧客の興味を育てられ、成果に結びつけやすくなります。
集客段階ではインフルエンサーとのコラボ動画を録画配信し、販売段階では店舗スタッフによるライブ配信を組み合わせるといった使い方もできます。
セールスファネル全体をスムーズに運用したい方におすすめの機能といえるでしょう。
