そんな悩みを抱える担当者は多いのではないでしょうか。

 

エクセルは、多くの企業や店舗で使われている身近なツールです。一方で、運用方法によっては、更新漏れや共有ミスといった課題が生じる場合も少なくありません。

 

そこで今回は、エクセルの顧客管理テンプレートを使ったデータベースの作り方や便利な機能、メリット・デメリット、エクセル以外で顧客管理におすすめなツールまで解説します。

【無料テンプレートあり】エクセル（Excel）の顧客管理データベースの作り方

無料テンプレートを使えば、表を一から作成しなくてもエクセルで顧客情報を整理できます。ここでは、顧客管理データベースの作り方を解説します。

 

 

順番に確認していきましょう。

1. 無料テンプレートをダウンロードする

マイクロソフト社の公式サイトでは、エクセルで使える顧客管理テンプレートを無料で提供しています。まずは、顧客管理表のページにアクセスし、「Excelテンプレートのダウンロード」をクリックしてください。

 

 

ダウンロードしたファイルを開いたら、わかりやすい名前を付けて任意のフォルダに保存します。元のテンプレートを残しておきたい場合は、編集前に別名で保存しておきましょう。

2. 不要な項目を削除・必要な項目を追加する

ダウンロードしたテンプレートには、操作方法を確認できる「使い方」と、顧客情報を入力する「顧客管理表」の2つのシートがあります。

 

顧客管理表を開くと、以下の項目があらかじめ設定されています。

 

 

すべての項目を使う必要はありません。簡単な顧客管理表にする場合は、自社で使用しない列を削除しましょう。

 

一方で、顧客への連絡や対応状況を把握したい場合は、「最終対応日」「対応状況」といった項目を追加すると便利です。

 

 

項目を増やしすぎると入力や更新の手間がかかるため、顧客管理の目的に合わせて必要な情報だけに絞るのがポイントです。

3. 顧客情報を入力する

項目を整えた後は、1行につき1人または1社の顧客情報を入力します。顧客コード・会社名・担当者名・電話番号・メールアドレスなど、管理に必要な情報を順番に記載してください。

 

 

複数人で運用する場合は、顧客ランクや日付、住所などの入力ルールを決めておくと、表記ゆれや重複を防ぎやすくなります。

 

また、エクセルでは0から始まる値を入力すると、先頭の0が自動的に消える仕様です。そのため、電話番号や郵便番号は先頭の「0」が消えないよう、対象のセルや範囲の書式設定を「文字列」形式に設定しておくとスムーズに入力できます。

 

 

空欄が多いと検索や集計がしにくくなるため、必須項目を決め、定期的にデータを更新しましょう。

4. フィルター機能で検索しやすくする

顧客情報の入力後は、見出し行にある「▼」をクリックし、表示したい条件を選択します。たとえば、会社名や担当者名、最終対応日、対応状況などで絞り込めば、必要な顧客情報をすぐに抽出できます。

 

「フォロー予定」や「未対応」の顧客だけを表示すると、対応漏れの確認にも便利です。

 

 

絞り込みを解除する際は、フィルターメニューから「フィルターをクリア」を選びましょう。

 

5. 表の色や見た目を調整する

 顧客管理表内のセルを選択すると、画面上部に「テーブルデザイン」タブが表示されます。「テーブルスタイル」から任意の書式を選び、表の色やデザインを変更しましょう。

 

 

あわせて、文字が見切れないように列幅を広げたり、長い備考欄を折り返して表示したりすると、顧客情報を確認しやすくなります。

【テンプレートなし】エクセル（Excel）の顧客管理表の作り方

テンプレートを使わずに顧客管理表を作成する場合は、最初に管理目的や必要な項目を整理し、検索・集計しやすい形式でデータを入力する必要があります。

 

 

基本的な手順を押さえて、自社の運用に合った顧客管理表を作成しましょう。

管理する項目を決める

まずは、顧客管理の目的に合わせて、必要な項目を決めます。たとえば、会員制のサービスや店舗で利用する場合は、以下のような項目を設定すると管理しやすいでしょう。

 

 

項目を増やしすぎず、実際の運用で確認する情報に絞ると管理しやすいです。

1行に1顧客の情報を入力する

項目を設定したら、1行につき1人の顧客情報を入力します。会員ID・氏名・会員ステータスなどの各項目を、それぞれ対応するセルに記載しましょう。

 

 

途中に空白行を入れたり、複数人の情報を1行にまとめたりすると、検索や並び替えがしにくくなるため注意が必要です。日付や契約プラン、会員ステータスの表記も統一しておくと、絞り込みや集計をスムーズに行えます。

テーブル機能でデータベース化する

入力した「①顧客情報の範囲」を選択し、画面上部の「②挿入」から「③テーブル」をクリックします。

 

 

「④先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、範囲を確認して「⑤OK」を選んでください。

 

 

テーブルに変換すると、各項目にフィルターが設定され、検索や並び替えを行いやすくなります。

 

 

新しい顧客情報を下の行へ追加した際も、書式や機能が自動で反映されます。

エクセル（Excel）の顧客管理を効率化する機能

エクセルには、必要な顧客情報を探したり、誤ったデータ入力を防いだりする機能があります。ここでは、顧客管理を効率化する3つの機能を紹介します。

 

 

それぞれの使い方を理解し、顧客情報を正確かつ効率的に管理しましょう。

 

※使用するブラウザやバージョンによって、仕様が異なる場合があります。

検索機能

顧客情報が増えた場合は、検索機能を使うと、必要なデータをすぐに見つけられます。「Ctrl＋F」を押すか、画面上部の「①ホーム」から「②検索と選択」→「③検索」をクリックしてください。

 

 

「④検索する文字列」に氏名や会員ID、電話番号などを入力し、「⑤すべて検索」をクリックすると、一致するセルへ移動できます。

 

 

同姓同名の顧客を取り違えないよう、会員IDや電話番号など、個人を判別しやすい情報で検索しましょう。

重複チェック

同じ顧客情報を二重に登録しないよう、エクセルの条件付き書式で重複チェックを行います。

 

「①確認したい会員IDや名前」などのセルを選択し、「②ホーム」→「③条件付き書式」→「④セルの強調表示ルール」→「⑤重複する値」の順でクリックしてください。

 

 

重複しているデータに色が付くため、誤登録を見つけやすくなります。氏名は同姓同名の可能性があるため、会員IDや電話番号など、顧客を識別できる項目で確認しましょう。

入力フォーム

入力フォームを使うと、表を横にスクロールせず、項目ごとに顧客情報を入力できます。はじめに「①クイックアクセスツールバーの設定」を開き、「②その他のコマンド」をクリックします。

 

 

※クイックアクセスツールバーの表示が見当たらない場合は、「何をしますか」に「クイックアクセスツールバー」と入力すると、操作画面の選択が可能です。

 

コマンドの選択から「③すべてのコマンド」→「④フォーム」→「⑤追加」→「⑥OK」の順に選択しましょう。

 

 

次に、入力する「⑦テーブル内のセル」を選び、クイックアクセスツールバーの「⑧フォームアイコン」をクリックします。

 

 

「⑨表示されたポップアップ画面」に会員IDや氏名などを入力して「⑩新規」を選ぶと、顧客管理表の新しい行へ反映されます。

 

 

同じ要領で、次の列の情報を入力しましょう。登録済みの情報の検索・修正・削除にも利用できます。

エクセル（Excel）で無料の顧客管理を始めるメリット

エクセルを使えば、新たなツールを導入しなくても、無料または低コストで顧客管理を始められます。ここでは、主な3つのメリットを紹介します。

 

 

それぞれの特徴を確認し、自社の運用にエクセルが適しているか検討しましょう。

①無料・低コストで始めやすい

エクセルは、専用の顧客管理ツールを新たに契約しなくても、手元の環境を使って低コストで始められます。すでに業務で利用している企業なら、追加の費用や初期設定の負担を抑えられる点がメリットです。

 

「まずは少人数で顧客情報を整理したい」という場合も、必要な項目を用意すればすぐに運用を始められます。本格的なシステムの導入前に、管理方法を試す選択肢としても適しています。

②使い慣れている人が多い

エクセルは、多くの企業で日常的に使われており、新しいツールより操作を覚えやすい点が強みです。表への入力や列の追加、並び替えなど、基本操作に慣れている担当者も少なくありません。

 

「専用システムは難しそう」と感じる場合でも、普段使っている画面なら抵抗なく始められるでしょう。操作研修の負担を抑えながら、社内で顧客情報を共有しやすい点もメリットです。

③管理項目を自由に調整できる

エクセルは、業種や運用方法に合わせて、管理する項目を自由に追加・削除できます。

 

たとえば、用途に応じて以下のような項目を設定可能です。

 

「自社に必要な情報だけを整理したい」という場合にも取り入れやすいでしょう。

エクセル（Excel）で無料の顧客管理を行うデメリット

エクセルでの顧客管理は手軽に始められる一方、運用人数やデータ量が増えると、更新・共有・活用の面で課題が生じる場合があります。

 

 

導入後に困らないよう、エクセルで管理する際の主なデメリットも確認しておきましょう。

①手入力による更新漏れが起きやすい

エクセルでは、顧客への対応内容や購入履歴などを、基本的に手作業で入力・更新します。マクロを使えば一部の作業を自動化できますが、複雑な処理を設定・修正するには、プログラミング言語であるVBAの知識が必要です。

 

担当者が記録を後回しにすると、「連絡したのに反映されていない」といった更新漏れが発生しかねません。

 

古い顧客情報をもとに案内すると、二重連絡や対応忘れにつながる可能性もあります。社内で入力のタイミングや担当者を決め、定期的にデータを確認するルールを整えましょう。

②複数人での同時編集にはルールが必要

エクセルは、無料のWeb版でも複数人による共同編集が可能です。また、Microsoft 365を契約している場合は、クラウド上に保存したファイルをデスクトップ版で共同編集できます。

 

ただし、複数の担当者が同じファイルを編集すると、データの競合が生じるケースも少なくありません。その結果、意図しないデータの上書きが起こりやすく、情報の正確性を保ちにくいのが難点です。

 

複数人で顧客情報を管理する場合は、編集範囲や入力方法、更新担当者などのルールをあらかじめ決めておきましょう。

③マーケティングに活かしにくい

エクセルでも顧客の分類や集計は行えますが、顧客情報をもとに配信・施策・分析・改善まで一貫して活用しにくい点が課題です。

 

たとえば、「半年以上来店していない顧客へ案内を送りたい」場合、エクセルで対象者を抽出し、メール配信ツールなどへデータを移す必要があります。

 

配信後の開封率やクリック率などを分析する際も、各ツールから結果を取得してエクセル上で集計しなければなりません。

 

扱うデータが増えるほど、集計ミスや配信先の選定漏れも起こりやすくなります。顧客情報を継続的な施策へ活用する場合は、次章で紹介するCRMやMAなどとの連携も検討するとよいでしょう。

エクセル（Excel）以外で顧客管理におすすめなツール

エクセルでの管理に限界を感じた場合は、目的に合った専用ツールの導入も選択肢のひとつです。ここでは、顧客対応や営業、配信に役立つ3種類を紹介します。

 

 

それぞれの機能や得意分野を比較し、自社の課題に合うツールを選びましょう。

CRMツール

CRM（Customer Relationship Management）ツールは、顧客の基本情報や問い合わせ内容、購入履歴などをまとめて管理するシステムです。

 

担当者ごとに情報が分散しにくく、「前回どのような対応をしたか」を確認しながら、継続的なフォローにつなげられます。

 

CRMツールでは、主に以下の情報を一元管理できます。

 

複数の担当者が同じ顧客情報を参照できるため、引き継ぎ時の確認漏れも防ぎやすいでしょう。CRMツールの利用は、顧客との関係を長期的に深めたい企業や、対応品質を統一したい場合に適しています。 

SFAツール

SFA（Sales Force Automation ）ツールは、営業担当者の行動や商談の進捗をまとめて管理するシステムです。「どの案件が止まっているか」「次に誰へ連絡すべきか」を把握しやすくなり、営業活動の抜け漏れを防げます。

 

SFAツールでは、主に以下の情報を管理できます。

 

チーム内で案件の進み具合を共有できるため、担当者任せの営業から脱却しやすい点もメリットです。複数の案件を効率よく進めたい企業や、営業プロセスを標準化したい場合に役立ちます。 

MAツール

MA（Marketing Automation）ツールは、取得した顧客情報をもとに、メール配信や案内、フォローなどを自動化するシステムです。「資料をダウンロードした人へ翌日に案内を送る」といった流れを設定でき、担当者が毎回手作業で対応する負担を減らせます。

 

MAツールでは、主に以下の施策を行えます。

 

顧客ごとに適したタイミングで情報を届けやすいため、継続的なアプローチを仕組み化したい企業に向いています。 

顧客管理にLINEがおすすめな理由

顧客管理を効率化したい場合、CRMやMAツールに加えて「LINE」を活用する方法もあります。普段のコミュニケーションアプリとして定着しているLINEは、企業の顧客対応やマーケティングにも取り入れやすいツールです。

 

 

このように、LINEは顧客にとって使いやすく、店舗・企業側も低コストで接点を持てるため、顧客管理を始める際の有効な選択肢となります。

LINE公式アカウント単体で顧客管理を行う課題

LINE公式アカウントは、メッセージ配信や問い合わせ対応に役立つ一方、単体では詳細な顧客管理や施策の自動化に限界があります。運用を始める前に確認しておきたい課題は、以下のとおりです。

 

そんな悩みを抱える担当者は多いのではないでしょうか。

 

顧客管理システムには、無料プランが用意されているケースが多く、導入を検討する店舗や個人事業主も増えています。

 

ただし、無料版は機能やデータ容量に制限があり、比較せずに選ぶと運用後に使いにくさを感じる場面も少なくありません。

 

そこで今回は、無料で使える顧客管理システム・ソフトのおすすめ10選をはじめ、主な機能や種類、選び方を解説します。

顧客管理システム（CRM）・ソフトとは

顧客管理システム（CRM）・ソフトとは、顧客の氏名や連絡先、購入履歴、商談状況などを一元管理できるツールです。収集した情報はシステム内に整理され、分析やマーケティングへの活用が可能になります。

 

CRMは「Customer Relationship Management」の略で、顧客との関係を管理・強化する考え方も含まれます。「誰に、いつ、どんな対応をしたか」を把握しやすくなり、営業活動や問い合わせ対応の抜け漏れを防げる点が特徴です。

 

無料の顧客管理システムでも、顧客情報の整理や履歴の記録など基本機能を使えるものがあり、関係構築やリピート促進にも役立ちます。

無料の顧客管理システムでできること

無料の顧客管理システムでは、顧客情報の整理や対応履歴の管理など、基本的な機能を利用できます。

 

主に対応可能な内容は、以下のとおりです。

 

詳しい内容を解説します。

1. 顧客情報の一元管理

顧客管理システムでは、無料プランでも顧客に関する情報をひとつのデータベースでまとめて管理できるのが一般的です。

 

たとえば、以下のような項目の登録が行えます。

 

紙やエクセルで別々に保存していると、「最新の連絡先がどれかわからない」と迷う場面も出てきます。

 

顧客情報を一元管理すると、必要な情報へすぐにアクセスできるため、業務効率化にもつながります。

2. 対応履歴や商談状況の管理

無料の顧客管理システムでは、営業活動の履歴や商談の進捗もまとめて記録できるケースが多いです。

 

 

「前回いつ連絡したか」「どこまで話が進んでいるか」を担当者ごとに把握することで、対応の優先度を見極めやすくなります。

 

記録しておける項目の例は、以下のとおりです。

 

これらの情報を入力しておけば、引き継ぎ時の確認もスムーズに進みます。営業メンバーが複数いる場合でも、状況を共有しながら対応の抜け漏れを防げるでしょう。

3. データの登録・移行・出力

無料の顧客管理システムでは、新しい顧客情報を画面上で登録したり、エクセルやCSV形式のファイルを使って既存データを移行したりできます。

 

 

「すでにエクセルで顧客リストを作っている」という場合でも、ファイルの取り込みに対応したシステムなら、氏名・電話番号・購入履歴などをまとめて反映しやすくなります。

 

また、登録したデータを出力できるシステムであれば、購入金額や問い合わせ件数を集計し、分析や資料作成にも活用が可能です。

 

紙やバラバラの表計算ソフトで管理するより、顧客情報を探す手間や更新漏れを減らしやすい点もメリットです。

4. タスクや予約情報の管理

無料で使える顧客管理システムのなかには、タスク管理や予約機能を備えたソフトもあります。「対応すべき作業を忘れてしまう」という課題は、リマインドの設定で解消しやすいはずです。

 

 

具体的には、以下のような管理が行えます。

 

これらをシステム上でまとめておけば、現場での確認漏れを防げます。メールや電話での個別対応だけに頼らず、一元管理することで、業務効率化も実現しやすいでしょう。

無料で使える顧客管理システムの種類

無料で使える顧客管理システムは、大きく3つの種類に分けられます。それぞれ特徴が異なるため、自社の運用スタイルに合わせて選ぶのがおすすめです。

 

無料で使える顧客管理システムの種類は次のとおりです。

 

 

小さく運用を始めたいなら無料プラン、有料機能まで確認したいなら無料トライアル、費用をかけずに簡易的に管理したいならエクセルやGoogleスプレッドシートが向いています。

 

店舗やビジネスの目的・規模に応じて、顧客管理システムの種類を決めましょう。

エクセル（Excel）で顧客管理をする課題

エクセルは、費用をかけずに顧客管理を始めやすい方法です。一方で、専用の顧客管理システムと比べると、対応履歴の共有や配信・予約管理などの面で不便を感じる場面があります。

 

 

エクセルで顧客管理をするうえでの課題は、以下のとおりです。

 

 

より高度な顧客管理を行うには、対応履歴の共有や予約管理、フォロー施策までまとめて扱える顧客管理システム・ソフトの活用がおすすめです。

無料で使える顧客管理システムおすすめ10選

ここからは、無料で使える顧客管理システム・ソフトを10選ご紹介します。各システムの主な特徴は以下のとおりです。

 

 

無料で使える範囲や利用条件は、システムごとに異なります。順に各システムの特徴や無料で使えるおすすめ機能などについて解説します。

1. Lステップ

Lステップは、LINE公式アカウントの機能を拡張でき、「顧客管理」と「マーケティングの自動化」に強みを持つシステムです。スマホアプリもあるため、外出先から管理状況を確認する際にも便利です。

 

フリープランでは、月間200通までの配信に対応しており、個別トークやセグメント配信※、回答フォーム、タグ管理、予約管理などの便利な機能を無料で利用できます。

※条件や属性を絞った配信

 

アンケートや簡易的な診断コンテンツもフリープランで作成でき、リピート施策や見込み顧客へのフォローにも活用しやすい点が魅力です。また、新規契約の場合は、有料プランを30日間無料で試せます。

 

LINE上で顧客情報を集め、配信・予約・フォローまでまとめて行いたい個人事業主や小規模ビジネスにも適した顧客管理システムです。

 

2. HubSpot CRM

HubSpot CRMは、顧客情報を一元管理しながら、営業活動やマーケティング、問い合わせ対応まで幅広く支援するクラウド型のCRMです。

 

無料版では、コンタクト管理や取引管理、フォーム作成、Eメールマーケティング、チャットボット、タスク管理など、顧客管理に必要な基本機能がそろっています。

 

有料プランでは、自動化や高度なレポート、権限管理などの機能を利用できます。事業規模や用途に応じて必要なプランを選びましょう。

 

営業や問い合わせ対応をまとめて整理したい企業におすすめの顧客管理システムです。

 

3. Fullfree

Fullfreeは、無料で使えるWindows向けの顧客管理ソフトです。自社の業務に合わせて、表の種類や項目、計算内容などを自由にカスタマイズできます。

 

無料版でも、顧客情報の管理やデータ共有、インポート・エクスポートに対応。エクセルテンプレートを活用した請求書・見積書などの帳票作成にも対応し、業務効率化にも役立ちます。

 

有料プランでは、登録できるレコード数※が広がるため、管理するデータ量が多い場合にも検討しやすいでしょう。 ※データ件数

 

自社の管理ルールに沿って、顧客管理の仕組みを自由に構築したい店舗や企業におすすめのソフトです。

 

4. Zoho CRM

Zoho CRMは、顧客管理や営業支援に活用できるクラウド型のCRMです。

 

15日間の無料トライアルでは、有料プランのAI機能やWebhookといった高度な機能が使えるため、実際の運用を見据えて試せます。料金設定もリーズナブルで、ビジネス規模に合わせて取り入れやすい点も魅力でしょう。

 

無料トライアルの期間が過ぎると、自動的に無料プランに移行されます。3ユーザーまで無料で利用でき、見込み顧客や顧客情報の管理、ドキュメント管理、モバイルアプリなどの基本機能に対応しています。

 

低コストでCRMを導入し、営業活動や商談状況を整理したい企業におすすめの顧客管理システムです。

 

5. フリーウェイ顧客管理

フリーウェイ顧客管理は、無料プランが用意されているクラウド型の顧客管理システムです。名簿や問い合わせ履歴をクラウド上で整理・共有でき、紙やエクセルで分散していた情報をまとめたい場合に役立ちます。

 

1,000データまで無料で使え、管理者を含めて3人まで共有可能です。また、データベースの項目の設定が行えるため、顧客名簿や問い合わせ履歴、会員情報などの管理にも活用しやすいでしょう。

 

有料版では、登録可能なデータ件数や利用人数が増え、電話・メールでの操作サポートにも対応しています。コストを抑えながら、シンプルな顧客管理を始めたい店舗や企業におすすめの顧客管理システムです。

 

6. Ambassador Relations Tool

Ambassador Relations Toolは、顧客管理やメールマーケティングに対応したツールです。無料プランでは、顧客総数1万人まで登録可能なため、費用を抑えて、メール配信やアンケートを活用したアプローチを始められます。

 

アンケートの自動集計やシナリオ設定、売上分析にも対応しており、顧客との関係づくりや販促施策に活用しやすい点が特徴です。顧客総数や1回あたりのメール送信の数を増やしたい場合は、有料プランも選択肢に入ります。

 

メール配信やアンケートを使って顧客へ継続的にアプローチしたい企業におすすめの顧客管理システムです。

 

7. Stock

Stockは、顧客情報や対応履歴、社内メモなどをノート形式で整理・共有できる情報管理ツールです。フリープランでは、累計20ノートまでの作成に対応し、メンバー数は無制限、ストレージは1GBまで利用可能です。

 

タスク管理やメッセージ機能も使えるため、「顧客ごとの対応状況をチームで共有したい」という場面にも役立ちます。

 

有料プランは、ビジネスの規模に応じてノート数やストレージ容量を選びやすいように、ビジネスとエンタープライズ向けに8種類用意されています。

 

チームで情報共有を進めたい企業におすすめの顧客管理システムです。

 

8. Notion

Notionは、ページやデータベースを自由に組み合わせて、顧客情報や対応履歴を管理できる情報管理ツールです。無料プランは個人利用向けで、1人で使う場合はページやブロックを無制限に追加することが可能です。

 

顧客管理専用のCRMではありませんが、テンプレートやデータベース機能を使えば、顧客リストや商談メモ、タスク管理表を整えられます。

 

チームで本格的に使う場合は、業務の自動化に対応するエージェント機能を搭載したビジネスプランの検討が必要でしょう。自由度の高い画面で、顧客情報や業務メモを整理したい方におすすめの顧客管理ツールです。

 

9. Bitrix24

Bitrix24は、CRM・タスク管理・チャット・ファイル共有などをまとめて使えるビジネス向けプラットフォームです。

 

無料プランでは、ユーザー数無制限で利用でき、CRMやタスク管理、プロジェクト管理、Driveなどの基本機能に対応しています。一方で、無料プランのストレージは5GBまでのため、顧客データやファイルが増える場合は有料プランの検討が必要です。

 

CRMだけでなく、社内コミュニケーションや業務管理までまとめて行いたい企業におすすめの顧客管理システムです。

 

10. iPLAss

iPLAssは、オープンソース版が用意されているJavaベースのローコード開発プラットフォームです。一般的なCRMのように完成された顧客管理システムをそのまま使うのではなく、データ項目や画面、業務フローを設計しながら、必要な仕組みを整えられます。

 

オープンソース版は無料で使えるほか、有料版では製品サポートやAWS※環境でのスピード構築といった高度な機能にも対応しています。自社独自の顧客管理システムを構築したい企業におすすめのツールです。 ※Amazonが提供するクラウドサービス

 

無料の顧客管理システム・ソフトの選び方5つ

無料の顧客管理システムを選ぶ際は、料金だけで判断せず、必要な機能や利用人数、連携性まで確認する必要があります。導入後に「思ったより使いにくい」とならないよう、押さえておきたいポイントは、以下の5つです。

 

無料の顧客管理システム・ソフトの選び方をひとつずつ解説します。

1. 必要な機能がそろっているか

無料のシステムやソフトを選んでも、自社に必要な機能がそろっていなければ意味がありません。顧客管理システムを選ぶ際には「なにができるのか」を事前によくリサーチしましょう。

 

とくに確認したい主な基本機能は、以下のとおりです。

 

無料プランで必要な機能を試せないのであれば、有料プランの無料トライアルを利用するのもひとつの方法です。まずは、自社の業務に必要な範囲を整理してから比較するのがおすすめです。

2. 操作性がわかりやすいか

顧客管理システムは、導入後に現場で使い続けてもらう必要があるため、操作性のわかりやすさも重要です。

 

多機能なシステムでも、入力画面が複雑だったり、必要な情報を探しにくかったりすると、現場で使われにくくなります。

 

 

「データ入力が負担」「更新作業が面倒」といった状態になると、顧客情報が煩雑化しやすい点には注意が必要です。

 

無料プランや無料トライアルを利用し、実際に顧客情報の登録・検索・更新の操作性を試しておくと安心でしょう。社内で無理なく運用できるツールを選ぶと、導入後も定着しやすくなります。

3. 顧客数やユーザー数に制限があるか

無料の顧客管理システムでは、登録可能な顧客数や利用できるユーザー数に制限があるのが一般的です。

 

無料プランでよく見られる制限は以下のとおりです。

 

「1,000件まで登録可能」「3ユーザーまで無料」など、システムごとに条件は異なります。小規模な店舗や個人事業主なら問題なく使えても、顧客数や担当者が増えると、すぐに上限に達する可能性も少なくありません。

 

導入前に、現在の顧客数だけでなく、今後増える見込み客まで含めて確認しておくと安心です。

4. スマホやタブレットで使えるか

外出先や店舗で顧客対応を行う場合は、スマホやタブレットで使えるかも重要なポイントです。

 

クラウド型の顧客管理システムやアプリ対応のツールであれば、営業先や受付カウンターでも顧客情報を確認しやすくなります。

 

 

「外出中に前回の対応履歴を見たい」「来店時に予約情報を確認したい」といった場面でも役立ちます。

 

ただし、スマホでは画面が見にくい、操作できる機能が限られるといったシステムも珍しくありません。無料プランや無料トライアルを使い、実際の操作性を確認してから選びましょう。

5. 外部ツールと連携できるか

顧客管理システムを選ぶ際は、外部ツールとの連携性も確認しておくと、ほかの業務にも活用しやすくなります。

 

 

たとえば、以下のようなツールやサービスと連携できると便利です。

 

これらのツールと連携すれば、問い合わせ内容や予約情報が自動で反映されるため、業務効率化や対応漏れの防止にもつながります。

 

一方で、無料プランでは連携できるサービスが限られるケースも珍しくありません。すでに使っているツールがある場合は、導入前に連携可否や設定方法を確認しておくとスムーズです。

 

問い合わせ対応・予約管理・メッセージ配信・リピート施策まで行いたい場合は、LINE公式アカウントと連携できる顧客管理システムがおすすめです。

LINE公式アカウントが顧客管理におすすめな理由

LINE公式アカウントは、店舗や企業側から情報を発信できる、ビジネス用のLINEアカウントです。総務省の調査では、全年代の約9割がLINEを利用していることがわかっており、身近な連絡手段として人々の生活に定着しています。

出典： 総務省「令和６年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査 報告書」

 

LINE公式アカウントが顧客管理におすすめな理由は以下のとおりです。

 

 

ただし、LINE公式アカウント単体では、顧客情報の取得や配信の最適化・自動化、予約管理などに課題が残ります。

 

これらの課題は、LINE公式アカウントの機能を拡張できるツール「Lステップ」を活用すれば、解決しやすくなります。情報の取得から配信・フォロー・リピート施策まで仕組み化し、顧客管理とマーケティングを連動させた運用が可能です。

顧客管理を効率化するなら「Lステップ」

Lステップとは、LINE公式アカウント専用のMA（マーケティングオートメーション）ツールです。

 

 

LINE公式アカウントだけでは難しい顧客情報の取得や配信の最適化、予約対応などを仕組み化できます。Lステップで、できること・主な機能は、以下のとおりです。

 

 

たとえば、アンケートで取得した情報をもとにタグ※付けし、顧客ごとに適した案内を配信できます。 ※友だちを分類するためのラベル

 

また、対応マークを活用すれば、問い合わせ対応中・予約確認済み・フォローが必要などの状況も把握しやすくなります。

 

さらに、全業種において予約受付や変更・キャンセル・リマインド・フォローもLINE上で行えるため、顧客対応の手間を減らしながら、リピート施策へつなげられる点も魅力です。

 

これらの機能は、フリープランにも備わっており、すぐにLINEを活用した顧客管理とマーケティングを開始できます。

Lステップで顧客管理を効率化した事例

Lステップは、業種を問わず顧客情報の取得や来店履歴の管理、フォローの自動化に活用されています。ここでは、実際にLステップで顧客管理を効率化した事例を紹介します。

 

 

成功事例を参考に、自社の顧客管理に活かせるポイントを確認していきましょう。

顧客リストと来店履歴をLINE上で管理した飲食店

「CoCo壱番屋」を4店舗運営する有限会社関谷様は、Lステップを活用し、顧客情報の取得や来店履歴の管理に取り組みました。

 

導入前は、顧客にアプローチするための情報を持っておらず、リピート促進や店舗ごとの分析に活かせるデータを集めたいという課題があったそうです。

 

まずは、顧客情報を取得するために、友だち追加時にアンケートを実施。顧客の属性や利用状況などをLINE上で収集し、配信やクーポン案内に活用できる顧客リストを作成しました。

 

【あいさつメッセージでクーポンを配信】

 

【アンケート】

 

さらに、リッチメニュー※内にポイントカードを設置し、来店時にQRコードを読み込み、来店日や来店回数を記録できる仕組みを構築しています。

※画面下部に表示される固定メニュー。スタンダードプラン以上で利用可能

 

3回来店ごとに特典を付与する設計やランク制度も取り入れ、配信・来店・ポイント・再来店のサイクルづくりにつなげました。

 

【リッチメニューに設置したポイントカード】

 

施策の結果、広告を使わず店舗での声かけのみで、運用開始3カ月時点の友だち数は7,200人を突破しました。友だち追加時アンケートの回答率も97.8％と高く、7,000人以上の顧客情報を取得できた計算です。

 

Lステップを活用し、顧客リストの作成から来店日・来店回数の記録、再来店を促す施策までLINE上で一元管理する仕組みを整えています。

顧客管理工数を50％削減したハウスメーカー

ハウスメーカーの「YOU HOUSE」様は、モデルハウス来場者やOB顧客の管理の効率化を目的に、Lステップを導入しました。

 

導入前は、紙の受付やアンケートをもとに顧客情報を手入力していたため、ミスや確認作業が発生し、管理に手間がかかっていたといいます。

 

まずは、モデルハウス来場者にQRコードによる友だち追加を促し、アンケートをLINE上で実施する仕組みに変更しました。

 

【QRコード】

 

【お客様アンケート】

 

さらに、来場後に成約へ至らなかった顧客には、サンクスメッセージ※❶や追客用のシナリオ※❷を自動で配信。

 

※❶問い合わせや資料請求、商品購入や予約をした後に送信

※❷事前に作成した複数のメッセージを、スケジュール通りに自動で配信する機能

 

見込み顧客向けとOB顧客向けにリッチメニューを分け、顧客の状況に合わせて必要な情報を届ける仕組みも整えています。

 

【見込み顧客向け】

 

【OB顧客向け】

 

これらの施策の結果、アンケートや受付で取得した顧客情報をPCへ入力する作業がなくなり、毎月の顧客管理部門の作業を約50％削減できました。

 

また、イベントや定期メンテナンスの案内をハガキからLINEへ切り替えたことで、作業時間も2日から半日に短縮されています。

 

紙で管理していた顧客情報の取得・整理・フォローをLINE上で仕組み化し、顧客管理工数の大幅な削減に成功した事例です。

見込み顧客の属性管理とフォローを自動化したジム

パーソナルジム「ELEMENT」様は、Lステップを活用し、見込み顧客の属性管理と追客の自動化を進めました。

 

導入前は、LINE公式アカウントの友だちの属性や流入経路※を十分に把握しきれず、体験予約に進んでいない顧客へのフォローも行えていない状態だったそうです。

※どこから友だち追加されたのかを特定する機能。プロプラン以上で利用可能

 

そこで、アンケートを見直し、検討しているエリアや興味のある内容に応じて、店舗情報やキャンペーンを案内できる仕組みを整えました。

 

【アンケートの回答をもとに検討エリアの店舗を紹介】

 

さらに、ホームページにポップアップを設置し、友だち追加後に自分に合ったトレーニング診断へ誘導しました。

 

【ポップアップ】

 

【あいさつメッセージ＆診断スタート】

 

診断はカルーセル※形式で回答でき、結果画面から初回体験の申し込みにつなげる導線も設けています。 ※画像や選択肢付きのパネルが作れるテンプレート機能

 

【トレーニングメニュー診断】

 

【診断結果】

 

また、アンケート回答後に体験へ申し込まなかった顧客には、1週間〜10日に1回程度のペースで追客シナリオを自動配信。

 

【シナリオ配信】

 

最寄り店舗の案内や体験への促しを行い、見込み顧客との接点を継続できる仕組みを構築しました。

 

これらの施策を実施した結果、直近1カ月でポップアップ経由のLINE登録が275件あり、そのうち70人が無料体験につながりました。体験予約をした顧客については、どの店舗で申し込んだかまで把握できるようになっています。

 

見込み顧客の属性や流入経路を管理しながら、体験予約へ進んでいない顧客への追客まで自動化した事例です。

69校舎を一元管理し業務効率化を実現した学習塾

関西で69校舎の学習塾を運営する株式会社ドリーム・チーム様。Lステップを活用し、通塾者・見込み顧客・採用の3つの属性を1つのLINEアカウントで管理する仕組みを構築しました。

 

導入前は各校舎ごとにLINE公式アカウントを運用しており、本部側で配信状況の把握が難しかったそうです。そこで、69校舎分のアカウントを1つにまとめ、本部の数名で管理できる体制を整備。

 

さらに、校舎ごとに友だち追加リンクを発行し、登録時に校舎情報が自動で紐づくようにしました。また、友だち登録後には、お客様情報登録フォームへの入力を必須にしています。

 

 

生徒名や学年、兄弟姉妹で通塾しているかなどの情報を取得し、フォーム入力後に専用リッチメニューが開放される仕組みを整えました。

 

 

取得した情報は、学年や校舎ごとの案内にも活用されています。たとえば、理科実験教室や読書感想文、英検などのイベント案内を、小学生・中学生・高校生といった学年別や、校舎・エリアごとに最適化して配信しました。

 

 【学年別のイベント案内】

 

これらの施策の結果、通塾者の友だち追加は約80〜90％まで進み、資料請求を含む問い合わせ件数は前年比で30件以上増加しました。

 

さらに、面談設定率も従来の75〜80％から96％に向上し、年間数百万円かかっていた郵送費や印刷代の削減にもつながっています。

 

Lステップの活用により、69校舎分の顧客情報をLINE上で一元管理し、校舎・学年に応じた案内や問い合わせ対応の効率化を実現しました。

 

まとめ

顧客管理システムを活用すると、顧客情報や対応履歴を整理しやすくなり、営業活動や予約対応の負担を抑えられます。

 

さらに、顧客との接点づくりを強化したいなら、LINE公式アカウントとの連携がおすすめです。「Lステップ」と組み合わせることで、顧客情報の取得や配信の最適化、予約管理までまとめて行いやすくなります。

 

まずは、無料プランや無料トライアルを活用し、自社に合う顧客管理の仕組みを整えていきましょう。

イベントやセミナーの受付で、次のようなお悩みはありませんか。

 

 

QRコード受付システムを活用すると、参加者の照合や来場記録をスムーズに行えます。

 

一方で、イベントの規模や用途に合わないシステムを選ぶと、当日の受付で混乱が起きる可能性もあるため注意が必要です。

 

そこで本記事では、QRコード受付システムの選び方や、用途別のおすすめツールを解説します。

QRコード受付システムが注目される3つの理由

QRコード受付システムは、参加者がスマートフォンなどに表示したQRコードを提示し、受付スタッフが読み取るだけで来場確認を行えます。

 

 

紙の名簿や手書きの受付票で確認する方法に比べて、受付時間を短縮でき、スタッフの作業負担を減らせるのがメリットです。

 

ここでは、QRコード受付システムが注目される理由を3つ紹介します。

 

受付の混雑や人手不足を避けられる

QRコード受付システムを使うと、受付の混雑やスタッフの確認作業を減らせます。

 

従来の受付方法では、参加者の名前を聞き、紙の名簿やパソコンのExcelデータなどから該当者を探す必要がありました。

 

そのため来場者が一度に集まると、確認作業が追いつかず、行列の原因になっていました。

 

一方、QRコード受付なら、参加者がスマートフォンに表示したQRコードを読み取るだけで、申込情報と照合できます。

 

 

受付スタッフの人数を増やせないイベントでも、運営負担を抑えやすいのもメリットです。

感染症対策や衛生面に配慮できる

QRコード受付システムを導入すると、受付時の接触機会を減らせるため、衛生面に配慮しながら来場者を案内できます。

 

紙の受付票を使う場合、参加者が同じペンを使ったり、スタッフがチケットを受け取ったりする場面が発生します。

 

QRコード受付であれば、参加者が提示したQRコードを読み取るだけで受付できるため、紙やペンの受け渡しを減らせるのが特長です。

 

接触を抑えた受付体制を整えられ、参加者が安心して参加できるイベント運営に役立ちます。

低コストで受付業務を効率化できる

QRコード受付システムの中には、料金を安く抑えられ、低コストで導入できるサービスもあります。

 

スマートフォンやタブレットで運用できるサービスを選べば、専用機器を用意せずにQRコード受付を始められるため、初期費用の負担を抑えられる点が魅力です。

 

予算が限られる小規模セミナーでも、低コストで受付業務の効率化を図れます。

 

また、紙の名簿を印刷して管理する必要がなくなり、ペーパーレス化にもつながります。

QRコード受付システムの選び方5選

QRコード受付システムは受付業務の効率化に役立つ一方、運用方法に合わないものを選ぶと、当日の受付がスムーズに進まない場合があります。

 

十分に活用するためには、イベントの規模や受付方法に合ったシステム選びが大切です。

 

ここでは、QRコード受付システムの選び方を5つ紹介します。

 

 

それぞれ解説します。

イベント規模に合うか確認する

QRコード受付システム選びでまず確認したいのが、イベント規模との相性です。

 

少人数のセミナーと大規模な展示会では、必要になる機能が異なります。

 

イベントの規模に対応できる機能が足りないと、混雑や作業の負担が増える恐れがあります。

 

事前に参加者数や会場の広さを把握して、必要な機能が備わっているかを確認しておきましょう。

QRコードの発行方法で選ぶ

参加者が、QRコードをどの方法で受け取れるかを確認することも大切です。

 

QRコードの主な発行方法と向いているイベントを、以下にまとめました。

 

発行方法	向いているイベント
申込完了メールでQRコードを送るタイプ	単発開催のセミナーや説明会など、申込後の案内だけで完結するイベント
マイページからQRコードを確認できるタイプ	会員制イベントや連続講座など、参加者が申込情報を何度も確認するイベント

 

いずれの場合も、当日までQRコードの再確認や再取得が簡単にできるシステムだと安心です。

読み取り方法で選ぶ

当日の受付体制に合わせて、QRコードを読み取る端末や操作方法を選びます。

 

確認する項目は、主に以下の2点です。

 

 

読み取り画面がわかりにくかったり、操作に時間がかかったりすると、受付スタッフの負担が増えるので注意が必要です。

 

スタッフや来場者が無理なく扱える読み取り方法を選ぶと、当日の受付がスムーズに進められます。

 

そのため、どの端末で読み取れるか、操作が簡単かを確認しておくことが大切です。

データの管理機能と安全性で選ぶ

QRコード受付システムを選ぶ際は、受付後の来場者データを管理しやすいか確認しましょう。

 

来場履歴や参加状況を把握できれば、イベント後の振り返りや次回の案内に役立てられます。

 

また、氏名や会社名、メールアドレスなどの個人情報を扱う場合は、管理者権限やセキュリティ対策が明記されているかも確認が必要です。

 

外部ツールを利用する場合は、公式サイトのセキュリティ方針やプライバシーポリシーをチェックしておくと、情報漏えいの防止につながります。

受付後のフォローまでできるか確認する

当日の受付だけでなく、受付後のフォローもシステム選びの大切なポイントです。

 

例えば、イベント開催後のフォローとしては、次のようなものが挙げられます。

 

受付専用のシステムを使う場合は、メール配信ツールやLINE公式アカウントなど、外部ツールと連携できるかも確認しておくとよいでしょう。

 

受付後のコミュニケーションまで考えて選ぶことで、参加者との接点を維持し、次のイベントにつなげやすくなります。

QRコード受付システム15選を用途別に紹介

QRコード受付システムを、用途別に15選まとめました。

 

 

それぞれ解説します。

無料で使えるQRコード受付システム

まずは、無料で使えるQRコード受付システムを紹介します。

1.Peatix（ピーティックス）

Peatixは、イベントページの作成からチケット販売、QRコード受付までまとめて対応できる点が特長です。

 

参加者はアプリに表示されたチケットや印刷したチケットを提示し、スタッフが受付アプリでQRコードを読み取ります。

 

読み取り後は参加者名やチケット枚数などが表示され、受付が完了します。

 

主催者は受付済み・未受付の参加者を確認できるため、リアルタイムでのチェックイン状況の管理も可能です。

 

※2026年6月時点

イベント・展示会向けQRコード受付システム

次に、イベント・展示会向けのQRコード受付システムを紹介します。

2.モアリザ

モアリザは、QRチケットを使った受付に対応し、運用に応じた機能調整もできるセミオーダー型の予約・受付システムです。

 

座席指定の受付やスケジュール表示、商品・サービスのレコメンド機能など、運用に必要な機能を組み込めます。

 

劇場やコンサートホールのように、座席予約とあわせて関連商品やサービスを案内したい場合に役立ちます。

 

※2026年6月時点

3.展示会受付.com

展示会受付.comは、展示会やイベントの来場受付をQRコードで管理できるクラウドサービスです。

 

当日は、来場者が提示したQRコード付きの入場パスを読み取り、受付対応を進められます。退場時にもコードを読み取れば、会場内の滞在者数を把握可能です。

 

QRコード付きの入場パスは参加者区分ごとに色分けできるため、受付時の来場者管理にも便利です。例えば、業種ごとや関係者・一般参加者などで色を分けて管理できます。

 

※2026年6月時点

4.Q-PASS（キューパス）

Q-PASSは、来場者管理と出展社管理をまとめて効率化できる、展示会や商談会向けのイベント管理システムです。

 

QRコード受付は入退場の受付だけでなく、ブースごとのチェックインにも対応しています。

 

来場者の受付状況やブース訪問履歴が残るので、当日の会場運営に加え、イベント後の商談フォローにも役立ちます。

 

また、出展申込や必要書類の提出を一元化し、主催者側の情報管理の負担を減らせるのも特長です。

 

※2026年6月時点

5.Lステップ

Lステップは、LINE公式アカウント※を使って受付や受付前後の案内・フォローまで行いたい場合に向いています。※企業や店舗向けのビジネス用LINEアカウント

 

会場に設置したQRコードを来場者が読み取ることで、LINE上で受付が完了します。

 

参加者が印刷したチケットを持参したり、受付前にQRコードを表示したりする必要がなく、受付がスムーズになる点もメリットです。

 

QRコードの読み取りをきっかけに、受付完了メッセージの送信や参加履歴の管理も可能です。

 

受付後もLINEで参加者との接点を保てるため、参加特典の配信や次回イベントの案内など、継続的なフォローを実施できます。

 

※2026年6月時点

オフィス受付向けシステム

続いて、オフィス受付向けシステムを紹介します。

6.RECEPTIONIST（レセプショニスト）

RECEPTIONISTは、オフィスの来客受付を効率化できるクラウド受付システムです。

 

QRコード受付に対応しており、事前にアポイントメントを登録すると、受付時に利用するQRコードを発行できます。

 

来訪者が受付用QRコードをiPadにかざすだけで担当者へ通知できるため、内線電話の取り次ぎを減らし、来訪対応を効率化できます。

 

※2026年6月時点

7.ラクネコ

ラクネコは、複数拠点や複数台のiPadで来客受付をしたい企業に向いています。

 

利用する社員数に応じた料金体系で、拠点数やiPad台数が増えても月額料金が変わらない点が特長です。

 

また、料金プランに関わらず基本機能を利用でき、来訪者の受付・担当者への通知・来訪者情報の管理までまとめて行えます。

 

QRコード付きの来訪案内メールの事前送信に対応しており、当日の受付をスムーズに進められます。

 

※2026年6月時点

8.Smart at reception（スマートアットレセプション）

Smart at receptionは、受付環境に合わせて複数の連絡方法を選べる点に強みがあります。

 

オフィスや工場などの受付にiPadを設置し、QRコードによる受付から担当者への連絡まで完結します。

 

電話やメール、チャット、Teamsビデオなど複数の連絡方法に対応しており、PCをすぐに確認しにくい工場でも担当者へ連絡が可能です。

 

※2026年6月時点

9.MOT受付システム

MOT受付システムは、クラウド型とオンプレミス型から導入形態を選べる点が特長です。

 

 

QRコードを使ったチェックインに対応しており、担当者の呼び出しや入退館管理、施設予約などの機能を利用できます。

 

※2026年6月時点

10.workhub Reception（ワークハブレセプション）

workhub Receptionは、来訪予約から当日の受付まで一元管理したい場合に向いているシステムです。

 

連携したカレンダーでアポイントを作成すると、来訪者へ受付用QRコード付きのメールを送信できます。

 

来訪者は受付端末にQRコードをかざすだけでチェックインが完了し、担当者にはビジネスチャットツールや専用アプリなどを通じて来訪通知が届く仕組みです。

 

来訪予約から当日のチェックインまで同じシステムで管理し、予約情報をもとに当日の来客対応を整理できるのが特長です。

 

※2026年6月時点

施設・入館管理向けシステム

最後に、施設・入館管理向けシステムを紹介します。

11.TQSPassport Reception（ティーキューエスパスポートレセプション）

TQSPassport Receptionは、工場や物流倉庫などで、外部関係者の出入りや災害時の在館状況を管理したい施設に向いています。

 

本人確認や在館者の安否確認にも対応しているため、災害時や緊急時に避難状況を把握できる点も強みです。

 

無人受付端末と連携すれば、受付担当者を配置せずに受付業務を進められます。

 

※2026年6月時点

12.Acall（アコール）

Acallは受付チェックインや会議室予約、座席予約、入退館管理などに対応したオフィス管理ツールです。

 

管理画面やスマホアプリからアポイントを作成すると、来訪者へ受付用のQRコードを送付できます。

 

来訪者は受付のiPadにQRコードをかざしてチェックインでき、来訪者情報やアポイント内容、担当者情報などが記録される仕組みです。

 

また、会議室予約や座席予約にも対応しており、受付だけでなくオフィス内のスペース利用までまとめて管理したい企業に向いています。

 

※2026年6月時点

13.moreReception（モアレセプション）

moreReceptionは、オフィスやビルの受付業務に適した無人受付システムです。

 

来訪者の受付に加え、入退館履歴の管理やテナントビルの総合受付にも対応しています。

 

QRコード受付では、来訪者が受付端末にコードをかざすだけでチェックインできます。受付後は担当者へ来訪通知が届くため、スムーズに来客対応へ移れる点もメリットです。

 

さらに、入館カードの発行やセキュリティゲートとの連携も可能です。受付から入館管理までを効率化したい企業に向いています。

 

※2026年6月時点

14.VisitView（ビジットビュー）

VisitViewは、来訪者の予約受付や入退館履歴をまとめて管理したい企業に向いています。

 

QRコード付きの来訪チケットを発行でき、退館処理にも活用できるため、来訪者の入退館状況を把握しやすい点も強みです。

 

また、ICカード受付や施設予約、セキュリティゲート連携にも対応しています。受付業務に加え、施設利用や入退館管理まで含めて運用を見直したい企業におすすめです。

 

※2026年6月時点

15.APOTORO（アポトロ）

APOTOROは、QRコードとセキュリティゲートを組み合わせて、来訪者の入館手続きを管理できるシステムです。

 

来訪者にQRコード付きの案内メールを事前送信し、当日は受け取ったQRコードを使って入館できます。

 

フラッパーゲート・自動ドア・電子錠扉などの設備との連携により、受付業務の省力化や施設のセキュリティ強化に役立つ点も魅力です。

 

※2026年6月時点

QRコード受付システムの注意点3つ

QRコード受付システムを導入する際に気をつけたい注意点は、以下の3つです。

 

 

それぞれ解説します。

受付方法が伝わっていないと当日の入場に時間がかかる

参加者にQRコードの受付方法を伝えていないと、当日の問い合わせが増え、かえって入場に時間がかかってしまうことがあります。

 

1人あたりの問い合わせ対応が短時間で済んでも、参加者が多いイベントでは行列や入場の遅れにつながります。

 

そのため、開催前にメールやLINEでQRコードの表示方法や受付場所、受付開始時間などを伝えておきましょう。

 

QRコードを表示できない、もしくは忘れた場合の対応も案内しておくと、当日の混乱を防ぎやすくなります。

 

参加者が迷わず受付できる状態を作っておけば、主催者も参加者も安心してイベント当日を迎えられます。

スマートフォン操作に不慣れな参加者が戸惑いやすい

参加者の中には、メールからQRコードを探すのに時間がかかったり、アプリをうまく開けなかったりする人もいます。

 

当日は、操作に困った人を案内できるスタッフを配置しておくと安心です。

 

受付の前に「QRコードを準備しておいてください」と声をかけたり、困っている人を別の窓口へ案内したりすると、列の流れが止まるのを防げます。

 

また、QRコードだけに頼らず別の確認方法も準備しておけば、どうしてもQRコードが見つからなかった場合もスムーズに対応できるでしょう。

 

受付後のコミュニケーションが取りにくい場合がある

イベントやセミナーで利用する場合は、受付後の参加者フォローまで対応できるか確認が必要です。

 

受付後に参加者へお礼やアンケート、資料などを送る仕組みがないと、その後の接点が途切れてしまう場合があります。

 

例えば、イベント後にメールを送っても、参加者が見落としてしまう可能性があります。

 

そうならないように、LINE公式アカウントなどの開封率が高いツールを活用し、メッセージを届けやすい方法を用意しましょう。

 

参加者とコミュニケーションを取れる仕組みがあれば、イベントのリピートや個別相談の機会を増やせます。

QRコード受付から参加者フォローまで行うならLステップ

QRコード受付だけでなく、受付後の案内や参加者フォローまで行いたい場合は、Lステップの活用がおすすめです。

 

当日に参加者がQRコードを読み取るだけで出席確認が取れるため、専用アプリやメールを開く手間を減らせます。

 

 

また、参加履歴や参加したイベントのテーマをLステップ上で管理できるため、参加状況に応じた案内やフォローにも活用可能です。

 

さらに、来場者やアンケート回答者にはタグ（ラベル）を付けて分類できます。

 

 

タグを使えば、条件に合う参加者だけに、お礼メッセージや資料などを送るセグメント（絞り込み）配信も可能です。

 

 

受付を効率化しながら、イベント後の案内や情報発信まで一貫して行える点がLステップの魅力です。

QRコード受付システムはイベントの規模や用途に合ったものを選ぼう

QRコード受付システムを活用すれば、イベントやセミナーの受付をスムーズに進めやすくなります。

 

ただし、システムによって対応できる規模や機能は異なるため、受付方法やデータ管理、受付後のフォローまで確認して選ぶことが大切です。

 

受付の効率化だけでなく、来場後のお礼メッセージやアンケート、次回案内までつなげたい場合は、Lステップの活用も検討してみてください。

 

フォーム作成ツールは手軽に導入できる一方で、作ったものの活用できていないと感じている方も多いのではないでしょうか。

 

フォーム運用では、回答率の向上だけでなく、回答後の管理やフォローも成果につなげる重要なポイントです。

 

本記事では、無料で使えるフォーム作成ツールを紹介するとともに、ツール選びで確認したいポイントや、回答率・成約率を高める方法について解説します。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

フォーム作成ツールとは

フォーム作成ツールとは、問い合わせ・資料請求・セミナーや説明会の申し込みなどの窓口を、専門知識なしでWeb上に作成・設置できるツールです。　

 

無料で運用を始められるものも多く、中小企業を中心に幅広く活用されています。

 

フォーム作成ツールを活用することで、次のようなメリットがあります。

 

フォームを設置することで、ユーザーが都合の良いタイミングで申し込みや問い合わせを行えるようになり、受付業務の効率化にもつながります。

 

加えて、自社のサービスや商品に関心を持つユーザーの氏名・メールアドレスなどを自然な流れで取得できるため、その後のアプローチに活かしやすいのも特徴です。

無料版と有料版の違い

多くのフォーム作成ツールには、無料プランが用意されています。

 

フォームの作成・公開・回答の収集といった基本的な機能が使えるので、個人・小規模での運用や、シンプルなフォームの設置であれば無料版で十分な場合があります。

 

ただし無料版の場合、フォームの作成数や回答件数に上限が設定されていたり、回答後の自動返信や未回答者へのリマインドといった機能が使えなかったりすることがあります。

 

導入後に「想定していた運用ができない」と気づき、有料版への切り替えが必要になるケースもあるため、あらかじめ必要な機能を確認した上で選びましょう。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

フォーム作成ツール選びで確認したいポイント

ここでは、フォーム作成ツールを選ぶ際に確認したいポイントを紹介します。

 

フォーム作成ツールによって利用できる機能や使い勝手は異なるため、フォームの作りやすさだけでなく、運用面も含めて選ぶことが大切です。

フォームを簡単に作成・編集できるか

フォーム作成ツールを選ぶ上で、まず確認したいのはフォームの作りやすさです。

 

プログラミングの専門知識がなくても、質問項目の設定やフォームの公開が、直感的な操作で簡単にできるかを確認しましょう。

 

特に以下の点を確認しておくと安心です。

 

多くのツールは無料プランや無料トライアルが設定されているため、実際に操作しながら確認するのがおすすめです。

ユーザーがスムーズに回答できるか

フォームの回答率は、ツールの使いやすさにも左右されます。

 

操作がわかりにくい、スマートフォンで入力しづらいといった理由から、回答途中で離脱するユーザーも少なくありません。

 

ツール選定の際は、以下の点を確認しましょう。

 

フォームを公開する前に、スマートフォンから実際に回答し、操作性を確認することも大切です。

自動返信やリマインド配信ができるか

回答後のフォローや未回答者へのリマインドを自動で行えるかも、ツール選びのポイントです。

 

回答直後はユーザーの関心が高いため、受付完了の案内や、LINE追加・資料閲覧など次のステップにつながる情報を返すことで、次のアクションを促しやすくなります。

 

こうした案内を手作業で行うのは負担が大きいため、自動返信に対応したツールを選ぶと運用を効率化できるでしょう。

 

また、未回答者へのリマインド配信に対応したツールであれば、回答を後回しにしていたユーザーにも再度回答を促せます。

 

ある通信講座の事例では、リマインドの自動配信によってアンケートの回答率が15%向上しています。

 

回答率の改善や運用負荷の軽減を目指す場合は、こうした機能の有無もツール選びの判断基準に加えてみてください。

回答データや顧客情報を蓄積・管理できるか

問い合わせや資料請求、申し込みなどのフォームを利用するユーザーは、すでに自社のサービスや商品に興味を持つ人たちです。

 

こうしたユーザーからの回答を適切に管理することで、一人ひとりの関心や状況に合ったフォローができるようになり、反応率も上がりやすくなります。

 

ツールによって管理の仕組みはさまざまで、スプレッドシートや外部の顧客管理ツールと連携できるものもあれば、ツール内でユーザーの回答内容や対応履歴を一元管理できるものもあります。

 

ツールを選ぶ際は、フォームで取得した顧客情報の蓄積・管理に対応しているかを確認しましょう。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

おすすめの無料フォーム作成ツール

ここでは、無料で使えるフォーム作成ツールを2つご紹介します。

Googleフォーム

Googleフォームは、Google社が提供するフォーム作成ツールです。 

 

Googleアカウントがあれば無料で利用を始められ、問い合わせや資料請求、セミナー申し込みなど、さまざまなフォームを専門知識不要で作成できます。 

 

回答内容はGoogleフォーム上で確認できるほか、Googleスプレッドシートと連携して管理することも可能です。 

 

加えて、簡易的なグラフ表示にも対応しており、回答の傾向を視覚的に把握できます。

 

 

まずは費用をかけずにフォームを導入したい方や、シンプルなフォームを手軽に作りたい方に向いているツールです。

 

▼Googleフォームの作り方について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

Lステップ

フォーム作成ツールの中には、LINE上でフォームを運用できるものもあります。

 

問い合わせや申し込みを集めるフォーム運用では、フォームを作るだけでなく、展開のしやすさも重要です。

 

GoogleフォームなどのWebフォームは、自社サイトやSNSにフォームを設置する、あるいはメールでURLを案内する形が一般的で、案内を見逃されたり回答を後回しにされたりすることがあります。

 

LINEは国内ユーザー数が1億人を超え、多くの人が日常的に利用するアプリです。

 

普段使っているアプリ上でフォームを案内できるため、ユーザーが見逃しにくく、回答につながりやすい強みがあります。

 

 

企業や店舗がLINEを活用する場合は「LINE公式アカウント」と呼ばれる、ビジネス用アカウントを使用します。

 

Lステップは、LINE公式アカウントと連携して使うツールで、LINE上でデザイン性の高いフォームを簡単に作成できます。

 

 

LINE公式アカウント・Lステップ共に、無料プランから利用できるため、初期費用や月額費用をかけず手軽に運用を始められます。

フォームを作るだけでは回答率・成約率は上がらない

フォームを作成する目的は、フォームを設置することでなく、購入や申し込みにつなげることです。

 

問い合わせや申し込みが増えない場合、原因は大きく2つ考えられます。

 

たとえばGoogleフォームでは、誰がフォームを開いたか、どの段階で離脱したかを把握しにくいため、フォローが必要な相手を特定できないケースがあります。

 

また、回答内容のコピーを自動送信することはできますが、回答内容や検討状況に応じた個別の案内・フォローは手作業で行う必要があるため、対応が追いつかない場合もあります。

 

回答率や成約率を高めるには、フォームへの誘導から回答後のフォローまでを一貫して行い、離脱を防ぐ仕組みが重要です。

 

⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

フォーム作成ツールで回答率・成約率を上げるなら「Lステップ」

フォームを作るだけでなく、その後の運用まで仕組み化したい場合はLステップが有効です。

 

LINE上で、フォームへの誘導から回答後のフォローまで一連の流れを自動化できます。

 

 

ここでは資料請求を例に、Lステップを活用したフォーム運用の流れをご紹介します。

 

LINEへの導線は、自社のWebサイトやSNS、広告などに友だち追加用のボタンやQRコードを設置し、「資料請求はLINEから」と案内することで整えられます。

作成したフォームを友だち追加と同時に自動で案内

Lステップの回答フォーム機能では、プログラミングの知識がなくても、テキスト装飾やテーマカラーの設定などを行いながら用途に合わせたフォームを作れます。

 

画像やボタンなどを自由に組み合わせられるので、商品・サービスの説明と申し込みボタンを組み合わせた、LPのような構成も作成可能です。

 

 

さらに、友だち追加直後に配信できるあいさつメッセージと組み合わせることで、作成したフォームを自動で案内できます。

 

 

友だち追加と同時にフォームを届けられるため、関心が高く行動しやすいタイミングを逃さず、離脱を防ぎながらスムーズに回答を促せるのが特徴です。

取得した回答を自動で整理・一元管理

回答フォームで取得した情報は、Lステップ内に自動で保存されます。

 

管理画面では、回答数や推定平均回答時間などのデータの確認ができるほか、グラフも自動で生成されるため、集計の手間をかけずに全体の傾向をひと目で把握できます。　

 

 

さらに、あらかじめ設定しておくことで、回答者情報を顧客ごとのページへ自動で紐づけ、「資料請求済み」「検討度：高」といったタグを付与することも可能です。

 

手動での転記や管理の負担をなくし、常に最新のデータを一元管理できるのが大きな特徴です。

回答状況や内容に応じて自動でメッセージを配信

Lステップでは、フォームの回答状況やその内容に合わせて、あらかじめ設定したメッセージを自動で配信できます。

 

たとえば、以下のような出し分けが可能です。

 

さらに、回答内容に応じて配信対象を絞り込み、メッセージを送ることも可能です。

 

 

必要な人に必要な情報だけを自動で届けられるため、手作業の負担をかけることなく、1人ひとりに合わせたフォローが行えます。

Lステップで成果を上げた事例3選

ここでは、Lステップで作成したフォームを活用して、成果につなげている事例を3つご紹介します。

問い合わせ対応の最適化で面談設定率96%【学習塾】

関西で学習塾を展開する株式会社ドリーム・チームでは、問い合わせ対応を電話やWebサイトのフォーム中心で行っており、面談設定に時間がかかっていました。

 

そこでLステップを導入し、LINE上で問い合わせフォームを作成。

 

 

友だち追加直後のあいさつメッセージから、無料相談・資料請求・体験授業のフォームへすぐアクセスできる導線を整備しました。

 

また、面談日程の確認もLINE上で行えるように整え、スムーズな日程調整を実現しました。

 

その結果、問い合わせ件数は前年比30件以上増加し、面談設定率は従来の75〜80％から96％へ向上しています。

問い合わせ導線の改善で離脱ほぼゼロ、売上約3倍を実現【アートメイクスクール】

アートメイク専門スクールの日本アートメイクアカデミーでは、問い合わせ対応におけるメール返信の負担や途中離脱が課題となっていました。

 

そこでLステップを活用し、相談会やセミナーの申し込みフォームを作成。

 

 

友だち追加後に保有資格を確認し、その内容に応じて案内を出し分けることで、フォームへスムーズに進める導線を整備しました。

 

また、申し込みに至っていないユーザーには定期配信を行い、個別相談やセミナーへの参加を促しています。

 

 

その結果、これまで約50％発生していた問い合わせ時の離脱はほぼゼロとなり、月間の成約数は3件から10件へ増加。売上は約3倍を実現しました。

申し込みの仕組み化で延べ400人のセミナー参加者を獲得【自閉症支援企業】

自閉症に特化した障がい福祉サービスを展開する株式会社OHANAでは、セミナー事業の開始に合わせて、申し込み受付から参加者管理までをLINE上で行える仕組みを構築しました。

 

セミナー情報をリッチメニューに掲載し、回答フォームから申し込める導線を整備しています。

 

 

その結果、友だち数は約1,200人まで増加し、セミナー参加者は延べ400人となりました。

 

直近では、5,000円のセミナーに99人、10,000円の5回コースに130人が申し込むなど、安定した集客を実現しています。

まとめ

フォーム作成ツールは、問い合わせや資料請求、セミナー申し込みなどの受付を効率化できる便利なツールです。

 

回答率や成約率を高めるには、フォームを作れるだけでなく、回答後のフォローや顧客管理まで行えるかどうかも重要なポイントです。

 

フォームを設置して終わりではなく、その後のコミュニケーションまで設計することで成果につながりやすくなります。

 

本記事を参考に、自社の目的や運用体制に合ったフォーム作成ツールを選んでみてください。

イベントやセミナーの受付、採用活動、キャンペーン募集などで応募フォームを活用したいものの

 

このように考えている方も多いのではないでしょうか。

 

現在はGoogleフォームをはじめ、専門知識がなくても簡単に応募フォームを作成できるツールが数多くあります。

 

本記事では、無料で使える応募フォーム作成ツールや、Googleフォームを活用した作成方法を紹介します。

 

あわせて、応募受付や管理を効率化するポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

応募フォームを導入するメリット

応募フォームを導入すると、採用活動やイベント・セミナーの受付、キャンペーン応募などの「応募受付の窓口」を一本化できます。

 

受付をメールやSNSのダイレクトメッセージなどで個別に対応している場合、応募内容をその都度確認したり、情報をExcelなどに転記したりといった作業が発生しがちです。

 

特に複数業務を兼務している小規模事業者・中小企業の担当者にとって、これらの作業は大きな負担となります。

 

応募フォームを活用することで、以下のような効果が期待できます。

 

無料で始められるツールも多く、比較的導入のハードルが低い点も魅力です。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

無料で使える応募フォーム作成ツール

ここでは、無料で使える応募フォーム作成ツールを2つご紹介します。

Googleフォーム

応募受付に使える代表的なツールとして、Googleフォームがあります。

 

Googleアカウントがあれば無料で利用でき、専門的な知識やサーバーの準備も必要ありません。

 

氏名や連絡先などの入力項目を自由に設定できるため、応募受付にも活用できます。

 

さらに、フォームに入力された内容はGoogleスプレッドシートに自動で蓄積できるため、応募内容の確認や整理がしやすくなります。

 

また、新しい回答が届いた際にメールで通知を受け取ることも可能です。

 

個人事業主や小規模事業者が、まずは無料で応募受付の仕組みを整えたい場合に使いやすいツールです。

Lステップ

応募フォームの作成方法のひとつとして、LINEを活用する方法もあります。

 

Googleフォームの場合、自社サイトやLPに設置するほか、メールやSNSでURLを案内して利用してもらう必要があります。

 

LINEは国内ユーザー数が1億人を超え、多くの人が日常的に利用しているため、フォームを届けやすい点が特徴です。

 

企業や店舗がLINEを活用する場合は「LINE公式アカウント」と呼ばれる、ビジネス用アカウントを使用します。

 

Lステップは、LINE公式アカウントと連携して使うツールで、LINE上でデザイン性の高い応募フォームを簡単に作成できます。

 

 

無料プランから利用できるため、初期費用や月額費用をかけず手軽に運用を始められます。

Googleフォームで応募フォームを作成する方法

ここからは、Googleフォームを使った応募フォームの作成方法をステップごとに解説します。

 

作成の流れは以下の通りです。

 

今回は「採用説明会の参加申込フォーム」を例に、各ステップを見ていきましょう。

 

なお、イベントやセミナー、キャンペーン応募フォームを作成する場合も基本的な手順は同じです。

Googleフォームを新しく作る

まずは、受付用のGoogleフォームを新規で作成します。

 

1.パソコンでGoogleアカウントにログインし、「フォーム」を選択します。

 

 

2.新しいフォームを作成＞「空白のフォーム」を選択します。

 

「テンプレートギャラリー」から、あらかじめ用意されたテンプレートを選び作成することも可能です。

 

質問項目を設定する

今回は、採用説明会の参加申込フォームを例に以下の項目を設定します。

 

1.フォームのタイトルと説明文を入力します。

 

 

2.受付に必要な質問を設定します。

 

Googleフォームでは、さまざまな回答式が設定できます。

 

短文の入力には記述式、長文には段落、選択式にはラジオボタンやチェックボックスなど、質問に合わせて回答しやすい形式を選びましょう。

 

①名前

「記述式（短文）」を選択します。回答を必須にしたい項目は、右下にある「必須」をONにします。

 

 

「名字と名前の間に半角を入れて回答してもらいたい」など、入力規則をそろえたい場合は「︙」（三点リーダー）＞「説明」をチェックし、記入例を入力します。

 

 

②メールアドレス

右側の⊕から項目を追加し、「記述式（短文）」を選択します。

 

 

メールアドレスとして無効なテキストを入力した場合、エラーが出るようにも設定できます。

 

③学校名・学部

⊕から項目を追加し、「記述式（短文）」を選択します。

 

 

④卒業予定年度

⊕から項目を追加＞「ラジオボタン」を選択し、「選択肢」を入力します。

 

 

⑤参加可能日

参加日の取得には「日付」形式を使って回答者に入力してもらう方法もありますが、今回は複数の日程から都合の良い日を選んでもらう想定で、「チェックボックス」を使用します。

 

 

⑥質問・相談

自由に質問や相談内容を記入してもらう欄を作成する場合は、長文入力が可能な「段落」を選択します。

 

スプレッドシートと連携させる

1.編集画面上部の「回答」から、画面の右側になる「スプレッドシートにリンク」をクリックします。

 

 

2.「新しいスプレッドシート」を選択し、名前を設定して「作成」をクリックします。

 

 

3.連携が完了すると、スプレッドシートA列の「タイムスタンプ」に回答時刻、B列以降に質問の回答が記録されます。

 

管理者宛の通知や回答内容の共有設定を行う

Googleフォームでは、回答が送信された際に管理者宛へ通知を送ったり、回答者へ入力内容のコピーを送ったりする設定も行えます。

管理者宛の通知を設定する

1.編集画面上部の「設定」＞「︙」をクリックします。

 

 

2.「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックを入れます。

 

 

3.この設定により、回答が届くたびにログインしているGoogleアカウントのアドレス宛に、通知メールが届きます。

回答者へ入力内容のコピーを送る

回答者側も希望日時や相談内容を確認できるようになるため、その後の日程調整ややり取りも進めやすくなります。

 

1.「設定」＞「メールアドレスを収集する」を選択し、「回答者からの入力」 をクリックします。

 

 

2.「回答のコピーを回答者に送信」＞「リクエストされた場合」または「常に表示」を選択します。

 

2つの違いは以下の通りです。

 

なお、「メールアドレスを収集」で「回答者からの入力」を選ぶと、フォーム上にメールアドレスの入力欄が自動で追加されます。

 

 

すでにメールアドレスの設問を作成している場合は、項目が重複しないよう確認しましょう。

応募フォームを公開する

応募フォームが完成したら公開に進みます。

 

1.編集画面右上の「公開」をクリックします。

 

 

2.フォームの公開画面が表示されるので、「公開」をクリックします。
※回答者は「リンクを知っている人全員」が回答できる仕様になっています。

 

 

3.管理者の共有範囲は「管理」から設定できます。

 

 

共有範囲は「制限付き（招待された人のみ）」や「リンクを知っている人全員」などから選択できるため、複数人で管理する場合は用途に応じて設定します。

 

 

4.公開後、フォームの共有リンクを取得し、WebサイトやSNSなどに設置します。

Webサイトにフォームを埋め込む場合

1.編集画面右上の「︙」＞「HTMLを埋め込む」を選択します。

 

 

2.表示されたHTMLコードをコピーし、サイトに埋め込みます。

 

SNSに設置する場合

1.編集画面右上の「公開」をクリックします。

 

 

2.「回答者へのリンクをコピー」をクリックし、「URLを短縮」にチェックを入れます。表示されたURLをコピーし、SNSのプロフィールや投稿、メッセージなどに貼り付けます。

 

⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

応募フォーム運用で見落としやすいポイント

ここまで、Googleフォームを使って応募フォームを作成する方法を紹介しました。

 

応募フォームは受付業務を効率化できる便利な仕組みですが、運用するうえで知っておきたい注意点もあります。

 

ここでは、Googleフォームをはじめとした応募フォーム運用で見落としやすいポイントを紹介します。

応募者への連絡やフォローが手動になる

応募フォームを導入しても、応募後の対応まで効率化できるとは限りません。

 

多くのフォーム作成ツールでは、応募者への個別案内や問い合わせ対応などは、手動対応が中心になります。

 

Googleフォームでは、回答内容のコピーを自動送信することはできますが、相手ごとに内容を変えた案内やリマインドメッセージなどの送信は手作業です。

 

応募受付は効率化できても、その後のやり取りやフォローは手動になりやすい点には注意が必要です。

応募者管理が煩雑になりやすい

応募フォームで受け付けた情報は、応募後の対応状況とあわせて管理する必要があります。

 

Googleフォームではスプレッドシートと連携することで、応募者情報を一覧で整理できますが、以下のような管理は手作業になります。

 

応募者が増えてくると、確認や更新の作業も増えるため、運用方法によっては管理の負担につながる場合もあります。

 

応募後の管理まで効率化したい場合は、受付から応募者対応まで一元化できるツールを検討するとよいでしょう。

取得した情報の管理に注意が必要

応募フォームでは氏名やメールアドレスなどの個人情報を取得するため、管理方法にも注意が必要です。

 

たとえばGoogleフォームでは、管理権限やスプレッドシートの共有を「リンクを知っている人全員」に設定している場合、第三者が応募者情報を閲覧できる可能性があります。

 

そのため、複数人で管理する場合や外部と情報を共有する場合は、アクセス権限を適切に設定することが重要です。

 

必要に応じて、より細かくセキュリティ設定ができるツールの活用も検討しましょう。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

応募フォームの運用を効率化するならLステップ

応募フォームの運用をより効率化したい場合には、「Lステップ」を活用する方法があります。

 

LINE上で、応募者情報の取得から管理・フォローまで、一連の流れを専門知識不要で自動化することが可能です。

 

加えて、スタッフごとに操作できる範囲を制限する機能や、第三者による不正アクセスを防ぐ機能も備えているため、応募者情報を安全に管理できます。

 

ここからは、Lステップを活用した応募者情報の取得から、その後の管理・フォローまでの仕組みを具体的にご紹介します。

回答フォームで応募者情報を取得

Lステップの回答フォーム機能では、コーディング不要で、テキスト装飾やテーマカラーの設定などを行いながら、デザイン性の高い応募フォームを作成できます。

 

画像やテキスト、ボタンなどを自由に組み合わせて、説明と申し込み導線をまとめたLPのような構成を作ることも可能です。

 

 

LINE内で申し込みまで完結できるため、外部サイトへの移動による離脱を防ぎながら、スムーズに応募を受け付けられます。

取得した情報を自動で整理・管理

応募フォームで取得した回答は、Lステップ内に自動で保存されます。

 

 

さらに、取得した情報にタグを付けるなどして、顧客ごとのページへ自動で紐づけて管理することも可能です。

 

手動での転記や顧客管理の負担をなくし、常に最新の顧客データを一元管理できるのが大きな特徴です。

応募者情報を活かして自動でメッセージ配信

Lステップは、応募フォームで取得した情報を活用して、メッセージを自動で配信できます。

 

たとえばセグメント配信機能では、回答内容に合わせて配信対象を絞り込みメッセージが送れます。

 

具体例として、採用説明会の運用では以下のような配信が可能です。

 

このように、回答内容や参加状況に応じて必要な情報だけを自動で届けられるため、1人ひとりに合わせたフォローが行えます。

Lステップを活用した応募フォーム運用の事例

ここでは、Lステップを活用して応募受付を効率化した事例を紹介します。

希望職種に応じて受付フォームを自動振り分け、業務負担3割削減を実現【カーディーラー】

トヨタ車の販売や点検、修理を行うトヨタカローラ名古屋株式会社では、採用活動の中で応募者の属性ごとに情報を分けて配信できておらず、連絡の効率化が課題でした。

 

そこで、Lステップを活用し、アンケートで希望職種を把握する仕組みを構築。

 

回答に応じて、LINE内で完結できるエントリー受付フォームへ誘導しています。

 

 

応募者ごとに適切な案内へスムーズに振り分けられる仕組みが整い、採用業務の負担を3割程度削減することに成功しました。

個別対応と入会受付の仕組み化で工数80%削減を実現【女性向けコミュニティ】

女性経営者向けにセミナーや交流会を開催するララ・コンシェルジュでは、入会希望者とのやりとりをすべてメッセンジャーで個別対応しており、手続きに工数がかかっていました。

 

そこで回答フォームを活用し、入会手順や参加規約の案内、個人情報の入力までを1つのフォーム上で完結できる仕組みを構築。

 

 

さらに、フォーム回答後には面談の案内を自動で送付しています。

 

その結果、個別対応にかかっていた工数が大幅に削減され、業務工数を80%削減しています。

まとめ

応募フォームを活用すれば、採用やイベント・セミナー、キャンペーンなどの応募受付を一本化し、対応の手間や抜け漏れを減らすことができます。

 

一方で、応募後の個別対応やリマインド、応募者情報の管理などは手動になりやすく、運用が長く続くほど負担も大きくなりがちです。

 

応募受付から応募後のフォロー・管理まで一括で効率化したい場合は、Lステップのようなツールの活用もあわせて検討してみてください。

小規模のサロンや治療院、スクールなどでは、予約や問い合わせを電話やメールで受け付ける一方、顧客情報を紙の台帳やエクセルで管理している、というケースも少なくありません。

 

そのため、転記の手間がかかるだけでなく、情報が分散していることで最新の状態が把握しづらくなります。

 

その結果、問い合わせへの返信漏れや、フォローのタイミングを逃すといったケースもあります。

 

こうした課題を解消する手段として活用できるのが、Googleスプレッドシートです。

 

どの端末からでも最新の情報を確認でき、Googleフォームと連携することで問い合わせや申し込み情報を自動で追加できるなど、顧客管理の仕組みを整えやすいのが特徴です。

　

本記事では、顧客管理にGoogleスプレッドシートを活用する方法を、管理表の作成手順と共に解説します。

 

あわせて、運用するうえでの注意点や、顧客管理をさらに効率化する方法についても紹介します。⇒【無料】LINEで予約を自動化｜カンタン予約管理の資料をダウンロードする

 

Googleスプレッドシートで顧客管理を行う3つのメリット

まずは、Googleスプレッドシートで顧客管理を行う3つのメリットを紹介します。


無料で導入・運用できる

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば無料で利用できます。

 

専用の顧客管理システムを導入する場合、初期費用や月額料金が発生することも多く、機能や運用コストを比較しながら自社に合ったサービスを選ぶ必要があります。

 

また、エクセルは基本的に有料のソフトで、PCにインストールされていない端末では使えないケースもあります。

 

その点スプレッドシートは、アカウントさえあればどの端末でもすぐに利用可能です。

 

できるだけコストを抑えながら顧客情報の管理方法を見直したい店舗や個人事業主にとって、導入しやすい選択肢といえるでしょう。

どの端末からでも最新の情報を確認・編集できる

Googleスプレッドシートはインターネット上に保存されるため、同じGoogleアカウントでログインすれば、PCだけでなくスマホやタブレットからもデータを確認できます。

 

また、複数人が同時にデータを編集できるので、申し込み内容の追加や対応履歴の記録など、常に最新の情報をスタッフ間で共有することが可能です。

 

エクセルで管理している場合、上書きしたら元に戻せなかったり、「顧客リスト_最新版_修正2」のようにファイルが増えてどれが最新かわからなくなったりする場合もあります。

 

Googleスプレッドシートであれば変更内容が自動で保存され、編集履歴もいつでも確認できるため、こうした手間やミスが起きにくくなります。

 

店舗での接客や施術の合間にスマホで顧客情報を確認し、自宅でタブレットから編集するなど、場面に合わせて使い分けやすいのもメリットです。

Googleフォームと連携できる

Googleスプレッドシートは、Googleフォームと連携できる点もメリットです。

 

Googleフォームとは、受付フォームや事前アンケート、カウンセリングシートなどをWeb上で無料で作成できるツールです。

 

連携することで、お客様が入力した受付情報やアンケート内容が、スプレッドシートへ自動で追加されます。

 

エクセルで管理している場合、メールや紙で受け取った情報を手動で転記する手間が発生しますが、Googleフォームに置き換えることでその手間を大幅に削減可能です。

 

入力ミスや転記漏れのリスクも減らせるため、顧客情報の取得から管理までの流れを整えやすく、業務の効率化につながります。⇒【無料】LINEで予約を自動化｜カンタン予約管理の資料をダウンロードする

スプレッドシートで顧客管理表を作成する方法

ここからは、Googleスプレッドシートを使った顧客管理表の作成方法を解説します。

 

作成の流れは以下の通りです。

Googleスプレッドシートを開く

まずは、顧客管理用のスプレッドシートを立ち上げます。

 

1.パソコンでGoogleアカウントにログインし、「スプレッドシート」を選択します。

 

 

2.新しいスプレッドシートを作成＞「空白のスプレッドシート」を選択します。

 

「テンプレートギャラリー」から、あらかじめ用意されたテンプレートを選び作成することも可能です。

 

管理項目を入力する

次に顧客管理に必要な項目を入力していきます。

 

管理したい内容は業種によって異なりますが、たとえばネイルサロンでは以下のような項目が挙げられます。

 

 

美容サロンでは施術履歴やカウンセリング内容、治療院では身体の状態や施術部位、スクールでは受講状況などの項目を設定しておくと、日々の対応に活用しやすくなります。

 

 

管理表作成時には、項目名の行を固定しておくのもおすすめです。

 

行を固定することで、下にスクロールしても1行目や2行目が常に表示されるようになります。

 

設定は、ツールバーの「表示」から「固定」＞「1行（もしくは2行）」を選択しましょう。

 

 

顧客数が増えてデータ量が多くなっても、項目名を確認しながら入力・確認できるため、一覧でも見やすくなります。

 

データの入力規則を設定する

データの入力規則とは、入力内容や形式をあらかじめ決めておく設定です。

 

たとえば、以下のようなルールを設定できます。

 

入力ルールを決めることで、入力作業をスムーズに進めやすくなります。

 

また、入力形式のばらつきや記入漏れを防ぎやすくなり、顧客情報を整理しやすくなる点もメリットです。

選択肢をプルダウンから選択する

1.ツールバーの「データ」から「データの入力規則」を選択します。

 

 

2.画面右側に設定画面が表示されるので「＋ルールを追加」をクリックしましょう。

 

 

3.右側の「⊞」マークをクリックし、ルールを適用したい範囲を指定して「OK」を押します。

 

 

4.条件を「プルダウン」に変更＞選択肢を入力し、「完了」をクリックします。画像のように、選択肢ごとに色分けすることも可能です。

 

 

5.設定した範囲で、選択肢をプルダウンから選べるようになります。

 

電話番号の表記を統一する

1.電話番号を入力する列を選択した状態で、ツールバーの「表示形式」＞「数字」＞「カスタム数値形式」をクリックします。

 

 

2.「000-0000-0000」など、統一したい形式を入力して「適用」をクリックします。

 

 

3.ハイフンを入れずに入力しても、自動で設定した形式に整えられます。

 

来店日や予約日をカレンダーから選択する

1.日付を入力する列を選択した状態で、ツールバーの「データ」＞「データの入力規則」をクリックします。

 

 

2.条件を「有効な日付」に設定して「完了」をクリックします。

 

 

3.対象のセルをクリックすると、カレンダーから日付を選択できるようになります。

 

共有の範囲を設定する

Googleスプレッドシートを複数人で管理・編集する場合は、共有設定が必要です。

 

共有範囲は、「制限付き（招待された人のみ）」や、「リンクを知っている人全員」などから選択できます。

 

 

さらに、共有相手ごとに以下3つの権限設定が可能です。

 

スタッフごとに操作できる範囲を分けられるため、誤編集の防止にもつながります。

 

共有設定を行う際は、画面右上の「共有」をクリックし、共有範囲やアクセス権限を設定しましょう。

 

【業種別】顧客管理リストの項目おすすめ一覧

ここまで、ネイルサロンを例に顧客管理表を作成する方法を解説しました。

 

管理する項目は、業種や提供するサービスによって異なります。どのような情報を管理すべきかを業種別に見てみましょう。

 

業種	項目例
美容サロン	来店履歴 施術内容 利用メニュー お悩み 次回来店予定
治療院・リラクゼーション	来院履歴 施術部位 身体の状態 施術後の変化 次回来院予定
パーソナルジム	トレーニングメニュー 目標設定 測定記録 指導内容 次回予約
スクール・教室	受講コース 出席記録 進捗状況 テスト結果 面談記録

 

管理する項目によって、蓄積した情報の活かし方も変わってきます。

 

たとえば利用メニューや来店頻度を記録しておくことで、どのメニューが人気か、来店が空いているお客様がどれくらいいるかといった傾向が見えてきます。

 

こうした傾向をもとに、メニューの見直しやフォローの検討がしやすくなります。

 

まずは日々の業務で確認する機会が多い情報から、項目を絞って始めるのがおすすめです。⇒【無料】LINEで予約を自動化｜カンタン予約管理の資料をダウンロードする

スプレッドシートを使った顧客管理のポイント

ここからは、先ほど作成した管理表を使った顧客管理のポイントを解説します。

フィルタ機能で対象者を絞り込む

「フィルタ機能」は、データの中から特定の条件に当てはまる情報だけを表示する機能です。

 

たとえば「今月来店した人」や「特定のメニューを利用した人」など、対象者だけを表示できます。

 

 

また、「Aさんの過去の利用履歴」のように、顧客ごとの履歴も確認しやすくなります。

 

フィルタは、管理表の1行目（項目名）を選択した状態で、「データ」＞「フィルタを作成」を選択して設定します。

 

 

フィルタ機能を使うことで、対象の顧客を絞り込んで確認できるため、フォローや対応が必要なお客様を見つけやすくなります。

条件付き書式でフォローのタイミングを可視化する

「条件付き書式」は、特定の条件に当てはまるデータを自動で色分けできる機能です。

 

設定した条件に応じてセルの色が変わるため、確認が必要な顧客を把握しやすくなります。

 

たとえば「最終来店から一定期間が経過した人」や「予約変更が発生した人」などを色で強調することで、フォローや確認が必要な顧客が一目でわかるようになります。

 

設定の流れは以下のとおりです。

 

◼️例：最終来店日から20日以上経過した顧客を色分けする場合

 

1.対象となる列を選択した状態で、ツールバーの「表示形式」＞「条件付き書式」をクリックします。

 

 

2.右側に表示される設定画面で、セルの書式設定の条件を「カスタム数式」に変更し、「値または数式」欄に以下の数式を入力します。

※「D2」は最終来店日が入力されているセルです。

 

 

3.色を設定して「完了」をクリックします。

 

 

4.設定した条件に応じて、対象セルの色が自動で変わるようになります。

 

グラフ機能を使って分析する

Googleスプレッドシートのグラフ機能では、蓄積した顧客データを使って簡単にグラフを作成できます。

 

月ごとの来店数の推移や、利用メニューごとの割合などを可視化することで、数値の変化や傾向を直感的に把握しやすくなります。

 

確認したい情報に応じて、以下のようなグラフの作成が可能です。

 

◼️グラフの作り方

 

1.グラフにしたいセルを選択し、メニューバーから「挿入」＞「グラフ」をクリックします。

 

 

2.右側の設定画面で、グラフの種類を選びます。

 

 

3.必要に応じて項目や軸を調整します。

 

 

どのメニューがよく利用されているか、どの時期に来店が増えるかといった傾向が見えることで、施策の改善やサービス設計にも活かしやすくなります。⇒【無料】LINEで予約を自動化｜カンタン予約管理の資料をダウンロードする

Googleスプレッドシートで顧客管理を行う際の注意点

Googleスプレッドシートは、無料で始めやすく柔軟に管理できる一方で、運用するうえで知っておきたい注意点もあります。

 

使い始めてから「思ったより管理に手間がかかる」「やりたい運用に合わなかった」とならないためにも、事前に確認しておきましょう。

情報の入力や更新・連絡は手動で行う必要がある

Googleスプレッドシートは、顧客管理専用のツールではなく、情報を整理・管理するための表計算ソフトです。

 

そのため、情報を整理しやすい一方で、入力や更新、フォロー連絡などは基本的に手動で行う必要があります。

 

Googleフォームとの連携により、申し込み内容やアンケート回答を自動で取り込めますが、その後の対応履歴の記録や個別の連絡は手作業が中心です。

 

利用者が増えるほど確認や更新の作業も増えるため、運用方法によっては管理の負担につながる場合もあります。

高度な設定には専門的な知識が必要

Googleスプレッドシートは基本的な管理に使いやすい一方で、応用的な利用には専門的な知識が必要になることもあります。

 

先に紹介した入力規則や条件付き書式の他、たとえば以下のような仕組みには、高度な設定が必要です。

 

そのため、管理項目や運用フローが増えてくると、スプレッドシートだけでは管理しづらく感じる場面も出てきます。

 

運用に合わせて、顧客管理に特化したツールの活用を検討するのもひとつの方法です。

データ量が増えると動作が重くなる

スプレッドシートは、管理するデータの増加や、関数やフィルタを多く使うと動作が重くなります。

 

たとえば、フィルタで条件を絞り込む際に表示が遅くなるなど、情報の確認や入力作業がスムーズに進まないケースがあります。

 

動作が重い時は、不要なデータの整理やシートを分けて管理するなど、運用方法を見直すことも検討してみましょう。

 

また、運用規模が大きくなってきた場合は、顧客管理に特化したツールの導入も有効です。

情報漏洩のリスクがある

Googleスプレッドシートは複数人で管理・編集がしやすいですが、情報の扱いには注意が必要です。

 

たとえば、共有設定を「リンクを知っている人全員」にしている場合、リンクが第三者に渡ることで、意図しない相手に顧客情報が表示される可能性があります。

 

そのため、複数人で管理する場合や外部と情報を共有する場合は、アクセス権限を適切に設定することが重要です。

 

必要に応じて、より細かくセキュリティ設定ができるツールの活用も検討しましょう。⇒【無料】LINEで予約を自動化｜カンタン予約管理の資料をダウンロードする

顧客情報の管理をさらに効率化するならLステップ

 

こうした一連の流れを仕組み化できるのが、LINE公式アカウント※と連携して使う「Lステップ」です。 ※LINE公式アカウントは、店舗や企業が集客や情報発信に活用するビジネス用アカウントです。

 

LINE上で、顧客情報の取得から管理・フォローまで専門知識不要で自動化できます。

 

手動対応の負担を大幅に減らしながら、リピート促進につながる仕組みを整えられるのが特徴です。

 

加えて、スタッフごとに操作できる範囲を制限する機能や、第三者による不正アクセスを防ぐ機能も備えているため、顧客情報を安全に管理できます。

 

ここからは、Lステップでできることを具体的な機能とあわせて紹介します。

アンケートで顧客情報を取得できる

Lステップでは、LINE上で手軽にアンケートを作成し、顧客情報を取得できます。

 

たとえば回答フォーム機能では、質問項目やデザインを自由に設定できるため、サービス内容や目的に合わせたアンケート設計が可能です。

 

資料請求の受付や事前のヒアリングをこのアンケートに置き換え、LINE登録後のメッセージに設定することで、自動で顧客情報を収集する仕組みが作れます。

 

＜Lステップの活用例＞

 

取得した顧客情報を自動で管理できる

アンケートの回答内容は、Lステップ内に自動で保存されます。

 

 

さらに、取得した情報にタグを付けるなどして、顧客ごとのページへ自動で紐づけて管理することも可能です。

 

手動での転記や顧客管理の負担をなくし、常に最新の顧客データを一元管理できるのが大きな特徴です。

 

＜Lステップの活用例＞

 

顧客情報を活かして自動でメッセージ配信ができる

Lステップは、アンケートで取得した情報を活用して、メッセージを自動で配信できます。

 

たとえばセグメント配信機能では、アンケートの回答内容に合わせて、配信対象を絞り込んでメッセージを送ることが可能です。

 

 

必要な情報だけを届けられるので、1人ひとりに最適な案内やフォローが行えます。

 

＜Lステップの活用例＞

 

 

なおLステップには「フリープラン」があり、初期費用・月額費用をかけずに顧客管理の仕組みを整えられます。

 

顧客管理やフォロー対応の自動化まで行いたい場合は、Lステップの利用がおすすめです。

まとめ

Googleスプレッドシートは、無料で始めやすく、業種や運用に合わせて柔軟に顧客管理を行えます。

 

一方で、入力・更新・フォロー対応などを手動で行う必要があり、管理する情報が増えるほど運用負荷が大きくなることもあります。

 

まずはスプレッドシートで管理の土台を整えながら、必要に応じて顧客情報の取得から管理・活用までを仕組み化できるツールの導入も検討しましょう。