予約のリマインドメールの書き方＆例文｜送信手段やツールも紹介

予約のリマインドメールは、予約した日時を忘れずに来店・参加してもらうために重要な役割を果たします。

 

特に、数週間や数カ月前に予約をした場合、当日までに忘れてしまうケースも少なくありません。

 

適切なタイミングでリマインドメールを送ると、無断キャンセルを防ぎ、スムーズなサービス提供につながります。  

 

本記事では、予約のリマインドメールの基本的な役割や書き方、具体的な例文を業種別に紹介。

 

さらに、送信手段や便利なツールについても解説するので、効果的なリマインドメールを作成したい方はぜひ参考にしてください。

予約のリマインドメールとは？

 

予約のリマインドメールとは、顧客に対して事前に予約確認を促すためのメールです。

 

予約が確定した後、実際の予約日が近づいたタイミングで送信し、顧客が予定を忘れないようにする役割があります。

 

予約のリマインドメールと同じように使われるものに、予約完了メールがあり、目的や送信タイミングが異なります。

 

メールの種類	目的	送信タイミング	主な記載内容
予約完了メール	予約が正常に完了したことを通知する	予約直後	予約内容（日時・場所・詳細）、キャンセルポリシー、問い合わせ先など
予約のリマインドメール	予約日が近づいたことを通知し、来店・参加を促す	予約の前日～数日前	予約の再確認、リマインド、アクセス方法、注意事項、キャンセル方法など

 

予約完了メールは「予約が確定したことを伝える」のが目的であるのに対し、予約のリマインドメールは「予約を忘れないように通知する」役割です。

予約のリマインドメールを送信する目的

予約のリマインドメールを送信する目的を、2つ紹介します。

予約内容に相違がないか事前に確認してもらうため

予約のリマインドメールは、顧客に対して予約内容を事前に再確認してもらう目的で送信されます。

 

以下のようなケースでは、誤った情報を事前に確認できるため予約のリマインドメールの送信が有効です。

 

 

リマインドメールで予約内容を明記し、「もし予約内容に誤りがあれば、ご連絡ください」と一言添えると、顧客が確認しやすくなるでしょう。

予約忘れによる無断キャンセルを防ぐため

予約のリマインドメールは、顧客が予約を忘れてしまうのを防ぐのに役立ちます。

 

特に、数週間〜数カ月前に予約をした場合、当日までに忘れてしまう可能性が高くなります。

 

例えば、

 

このような状況で、適切なタイミングでリマインドメールを送ると、予約忘れによる無断キャンセル減少につながるでしょう。

 

実際に弊社の調査では、半数以上は「リマインドによって予約を思い出した経験がある」と回答しています。

予約のリマインドメールの書き方

ここでは、予約のリマインドメールの書き方を解説します。

①一目見てわかりやすい件名にする

予約のリマインドメールの件名は、一目見て内容が理解できるように簡潔に記載しましょう。

 

具体的には以下のポイントを押さえて記載するとよいでしょう。

 

また、件名に「確認」や「リマインド」の言葉を入れると、顧客が一目見てどのようなメールか理解でき、迷惑メール扱いされるリスクも減少します。

②本文の前に挨拶文を入れる

リマインドメールの本文は、まず最初に挨拶文を入れて、顧客に安心感を与えましょう。

 

挨拶文は簡潔で丁寧に「ありがとうございます」「お世話になっております」など、顧客に配慮した内容にします。

 

以下の例を参考にしてください。

このような挨拶文を前置きすると、親しみを感じてもらいやすく、読み手も気持ちよくメールを開けるでしょう。

③予約内容を簡潔に記載する

リマインドメールの本題は、顧客に予約内容を再確認してもらうことです。

 

予約内容は、以下の5W1Hを基に簡潔に記載しましょう。

④店舗への行き方を記載する

特に初めて訪れる顧客や、お店の場所がわかりづらい場合は、店舗への行き方や地図を簡潔に記載しておくとよいでしょう。

 

住所や最寄駅、目印となる施設を明記すると、顧客は安心して来店できます。

 

⑤問い合わせ先を記載する

万が一、顧客が予約内容に関して質問がある場合に備えて、問い合わせ先を記載しておきます。

 

電話番号やメールアドレスを記載すると、顧客は疑問があればすぐに連絡できると感じ、安心感を持って予約当日を迎えられるでしょう。

 

⑥キャンセルポリシー・注意事項を記載する

リマインドメールには、キャンセルポリシーや注意事項を明確に記載しておきましょう。 

 

これにより、無断キャンセルを減らすとともに、顧客がルールを事前に確認できるため、トラブルを未然に防げます。

 

【業種別】リマインドメールの例文

リマインドメールは業種によって適切な表現や必要な情報が異なります。

 

ここでは、「飲食店」「美容院・サロン」「医療機関」「オンラインセミナー・商談」の4つの業種に分けて、それぞれの例文を紹介します。

飲食店

件名：明日のご予約確認【Lレストラン】 本文： ○○様   こんにちは、Lレストランです。 この度はご予約いただき、誠にありがとうございます。   以下の内容でご予約を承っております。   【予約内容】 ■ご予約日時：3月14日（金曜日）19:00 ■ご予約名：○○様（4名様） ■店舗名：Lレストラン（○○駅徒歩5分） ■住所：○○市○○町1-2-3 最寄駅：○○駅から徒歩5分。Lステップビルの2階にございます。 【Googleマップリンク】 ■お問い合わせ：012-345-6789   当日、お気をつけてお越しくださいませ。 ご来店を心よりお待ちしております。 Lレストラン

美容院・サロン

件名：明日のご予約確認【L美容室】 本文： ○○様   いつもL美容室をご利用いただき、ありがとうございます。 明日のご予約を以下の通り確認させていただきます。   【予約内容】 ■日時：3月14日（金曜日）14:00 ■施術内容：カット＆カラー（施術時間3時間） ■スタイリスト：田中 ■住所：○○市○○町1-2-3○○ビル2F ■お問い合わせ：00-1234-5678   【ご注意事項】 遅刻される場合は、お早めにご連絡ください。15分以上遅れる際は、ご希望の施術ができない場合がありますのでご了承ください。 キャンセルの連絡は前日までにお願いいたします。   前日：予約メニュー料金の30％ 当日：予約メニュー料金の50％ 無断キャンセル：予約メニュー料金の100％   ○○様のご来店を心よりお待ちしております。 L美容室

医療機関

件名：【Lクリニック】明日の診察予約のご確認 本文： ○○様   こんにちは、Lクリニックです。 明日の診察予約のご案内をいたします。   【予約内容】 ■診察日時：3月14日（金曜日）10:30 ■診療科：皮膚科 ■担当医師：田中医師 ■クリニック所在地：○○市○○町1-2-3 ■お問い合わせ：00-1234-5678   【ご来院時の注意点】 診察券と保険証をお持ちください。 発熱や体調不良の場合は、事前にご連絡ください。   ○○様のご来院をお待ちしております。 Lクリニック

オンラインセミナー・商談

件名：【Lステップセミナー】明日開催のご案内と参加URL 本文： ○○様   こんにちは、Lステップセミナー事務局です。 お申込みいただいたオンラインセミナーのリマインドをお送りいたします。   【セミナー詳細】 ■セミナータイトル：Lステップ活用セミナー ■開催日時：3月14日（金曜日）13:00～15:00 ■参加URL：【Zoomリンク】（クリックしてご参加ください） 　　　　　   【ID】【パスコード】 ■お問い合わせ：support@○○.com ■Zoomに接続できない場合、その他トラブル時連絡先：090-0000-0000 ■セミナー当日のスケジュール 12:45〜 入室開始 13:00〜 セミナー開始 15:00　 終了予定   【参加時のご注意】 開始5分前には入室をお願いいたします。 Wi-Fi環境が安定した場所でご参加ください。   ○○様のご参加を心よりお待ちしております！ Lステップセミナー事務局

リマインドメールの送信タイミング

リマインドメールは適切なタイミングで送信すると、予約忘れや無断キャンセルを防げます。

 

業種やサービス内容によって最適なタイミングは異なりますが、一般的に以下のようなタイミングで送るのが効果的です。

 

①予約直後（即時送信）

目的：予約が正しく完了したことを顧客に通知し、安心感を与える。

 

【例】

 

②予約の1～3日前

目的：顧客が予約を忘れないようにリマインドし、事前準備を促す。

 

【例】

 

③予約当日の数時間前

目的：直前のリマインドで無断キャンセルを防ぐ。

 

【例】

 

④予約後のお礼メール

目的：来店・来院後のお礼を伝え、次回予約や口コミ促進につなげる。

 

【例】

リマインドの送信手段

リマインドの送信手段には、メール・SMS・LINE（LINE公式アカウント）など複数の方法があります。それぞれメリット・デメリットがあるため、ターゲット層やビジネスの特性に応じて適切な手段を選びましょう。

各送信手段の比較表

送信手段	開封率	コスト	特徴
メール	やや低い	低コスト（ほぼ無料）	詳細な情報を伝えやすいが、迷惑メールに入る可能性あり
SMS	高い	1通数円～数十円	即時性が高く届きやすいが、送信コストがかかる
LINE（LINE公式アカウント）	非常に高い	基本無料（有料プランあり）	ユーザーの友だち登録が必要だが、開封率が高い

メール

メールは、リマインドの送信手段として一般的に利用されています。

 

低コストで大量配信が可能であり、長文や画像を添付しやすいのが特徴です。

 

特に、予約の詳細情報や注意事項をしっかり伝えたい場合に適しています。

 

しかし、開封率が低めで、迷惑メールフォルダに振り分けられるリスクがある点に注意しましょう。

 

受信者がすぐに内容を確認できるように、件名を工夫する、重要な情報を冒頭に記載するなどの対策が必要です。

SMS

SMSは電話番号を宛先としてメッセージを届ける、開封率が非常に高い点がメリットです。

 

短い文章でシンプルに予約内容を伝えるのに適しており、特に無断キャンセル防止のためのリマインドに効果的です。

 

一方で、1通あたりの送信コストが発生するため、大量配信には向いていません。

 

コストを抑えつつ活用するためには、直前リマインドのみSMSで送るなどの運用が効果的です。

LINE公式アカウント

LINE公式アカウントは、ユーザーが日常的に使っているLINEアプリに直接メッセージを送れるため開封率が高い点が特徴です。

 

さらに、スタンプや画像、リンクを活用して、視覚的に分かりやすいリマインドを送れます。

 

LINE公式アカウントでリマインド配信するには、1人ずつ手動で送信しなければなりません。自動で送信する場合は、LステップのようなLINE公式アカウント専用の拡張ツールが必要です。

リマインドを自動化するなら予約管理システムもおすすめ

リマインドを手動で送信すると、作成や送信の手間がかかり、送信ミスのリスクもあります。そこで便利なのが、予約管理システムを活用したリマインドメールの自動化です。

メールの作成時間を削減できる

予約管理システムを導入すると、リマインドメールの作成時間を大幅に削減できます。

 

あらかじめテンプレートを設定しておけば、予約内容に応じて自動で必要な情報が反映されたリマインドメールが生成・送信できるため、毎回手作業でメールを作成する手間を省けます。

 

特に、複数の顧客に対して同じような内容のリマインドメールを送信する場合、手動作業と比較して大幅な効率化を実現できるでしょう。

 

さらに、顧客ごとにパーソナライズした内容（名前や予約内容など）を挿入できる機能を備えたシステムも多く、より効果的なリマインドが可能です。

 

業務の負担を軽減しながら、顧客対応の質を向上させる手段として、予約管理システムの導入は非常に有効です。

送信忘れやミスを防げる

手動でリマインドメールを送信すると、業務の忙しさによって送信を忘れたり、送信時間がずれたりするリスクがあります。

 

特に、予約数が多くなると、一人ひとりに適切なタイミングでリマインドメールを送るのが負担になりがちです。

 

しかし、予約管理システムを活用すれば、事前に設定したスケジュールに基づいて自動的に送信されるため、送信漏れや遅延を防ぎ、安定したリマインドメールの運用が可能です。

 

また、特定の時間帯に送信するだけでなく、予約前日や数時間前など、顧客の行動に応じたリマインドが設定できるシステムもあり、より効果的なフォローアップが可能になるでしょう。

 

こうした仕組みを活用すると、リマインドメールの精度が向上し、無断キャンセルのリスクを最小限に抑えられます。

効率的にリマインドを送信するならLステップ

LINE公式アカウントの拡張ツール「Lステップ」を活用すれば、リマインドメッセージを効率的に配信できます。

 

1つ事例を紹介すると、「医療法人社団 千美会 ザ・ホワイトデンタルクリニック」様は、予約管理の効率化を目的にLステップを導入しました。

 

予約内容の確認やリマインドなど、これまで手作業で行っていた業務をLステップの「カレンダー予約機能」に一本化。

 

受付やキャンセル対応、当日までのリマインドをすべて自動化した結果、予約管理にかかる工数は約40％程削減。無断キャンセルはほぼゼロになったそうです。

 

リマインドメールの送信にはメールとLINEを連携させた「Lメール」が効果的

リマインドメールを効率的に送信するには、「Lメール」の活用が効果的です。

 

Lメールは、LINE公式アカウントの拡張ツール「Lステップ」の機能の1つで、LINEと連動してメール配信ができます。

 

LINEとメールを掛け合わせることで、メール配信の自動化や顧客情報の一元管理、効果測定など、さまざまな機能を駆使しながら、より効率的なリマインドメッセージの送信が可能になります。

 

Lメールの強みは、メールとLINEを状況に応じて柔軟に使い分けられる点です。

 

 

たとえば、予約内容や店舗情報などの情報をメールで詳しく伝えた後、LINEで画像付きの簡潔なリマインドを送るといった使い方ができます。

 

LINEの高い開封率とメールの詳細な情報伝達力を組み合わせると、顧客へのフォローアップをより効果的に行えます。

 

まとめ

予約のリマインドメールの送信は、予約忘れや無断キャンセルを防ぐために効果的です。

 

Lステップのカレンダー予約機能を活用すると、手間を減らしながら確実にリマインドが送信できます。

 

さらに、Lメールを使い効率的にリマインドメールを送信しましょう。