少人数でウェビナーを運営するには？メリット・デメリットと負担軽減の方法を解説

「ウェビナーを企画したいけれど、大規模な準備や人員確保は難しい...」と考えている人も多いのではないでしょうか？

 

また、少人数運営ならではのメリット・デメリットや、効率的な運営方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

少人数でウェビナーを運営するための基本ステップ

ウェビナーを少人数で運営するには、事前準備からフォローアップまでの流れをしっかり計画しましょう。ここでは、少人数でウェビナーを運営する基本ステップを解説します。

STEP1.事前準備

ウェビナーを実施する際は、まず、目的とターゲットを明確にします。新規顧客の獲得や既存顧客への教育など、具体的なゴールを設定しましょう。

 

目的とターゲットを明確にすると内容やプレゼンの仕方を決定しやすくなります。

 

さらに、少人数でも運営しやすい配信方法を選ぶのが重要です。ライブ配信はリアルタイムの交流が可能ですが負担が大きいため、オンデマンド配信や擬似ライブ配信の活用を検討するとよいでしょう。

 

配信形式	特徴	メリット	デメリット
ライブ配信	リアルタイムで配信し、参加者と直接コミュニケーションが取れる	質疑応答や意見交換が可能で、臨場感がある 最新の情報を即時に共有できる	運営側の準備や対応の負担が大きい 通信環境の影響を受けやすい
オンデマンド配信	事前に録画した動画を配信し、参加者が好きな時間に視聴できる	時間や場所に縛られず視聴できる 配信後も継続的に活用できる	リアルタイムでの質問や交流ができない 録画・編集に時間がかかる
擬似ライブ配信	録画した動画をライブ配信のように流し、リアル配信に近い臨場感を提供できる	リアルタイム感を演出できる 運営側の負担を軽減しつつ、参加者との交流が可能	ライブ配信ほどの即興性はない 臨場感を演出する工夫が必要

 

また、スライドや配布資料の準備も欠かせません。スライドはシンプルかつ視覚的に分かりやすく作成し、話の流れを意識した構成にしましょう。

STEP2.ウェビナー開催

ウェビナーをスムーズに進行するために、事前に進行台本を作成しておきましょう。

 

少人数運営では1人が複数の役割を担う場合が多いため、ホスト（進行役）・講師・サポートの役割を事前に明確にしておくのが重要です。

 

ウェビナー開催中は、参加者の満足度を高めるために、リアルタイムのQ&Aや投票機能を活用するのも効果的です。チャット機能を使って質問を受け付けると、少人数でもインタラクティブなウェビナーを運営できます。

STEP3.フォローアップ・再利用

ウェビナーの録画をアーカイブとして残すと、当日参加できなかった人も視聴可能になります。オンデマンド配信を活用すると、ウェビナーの価値をさらに高められるでしょう。

 

また、LINE公式アカウントを活用すれば、参加者へのフォローメッセージやアンケートの送信、個別の質問対応、資料提供などをスムーズに行えます。

 

さらに、録画したウェビナーをブログ記事やSNS用の短縮動画に再編集すると、集客効果やブランドの認知度向上が可能です。

 

少人数でウェビナーを運営する際のポイント

少人数でウェビナーを運営する際のポイントを6つ紹介します。

詳細な役割分担を決めておく

ウェビナーの運営には、ホスト（進行役）・講師・サポートスタッフなど、複数の役割が必要です。

 

少人数運営では、1人が複数の役割を兼任するケースが多いため、誰がどの役割を担当するのか、事前に担当業務を決めておきましょう。

 

 

少人数運営では、ホストが講師を兼任し、サポートスタッフが技術的な対応を担う形が一般的です。

適切な進行台本を作成しておく

ウェビナー当日の負担を軽減するために、進行台本を用意しておきましょう。進行台本には、以下の内容を含めるとスムーズに進められます。

 

 

進行台本を作成しておけば、内容の抜け漏れを防ぎ、時間配分を適切に管理できます。

進行チェックリストを作成しておく

ウェビナーの準備から終了後のフォローまで、抜け漏れがないように進行チェックリストを作成しましょう。以下のような項目をチェックすると安心です。

 

項目	内容
事前準備	配信ツールの設定確認（画面共有、マイク、カメラのチェック） スライドや資料の準備 参加者への案内メール送付
当日対応	配信環境の最終チェック（音声・映像の確認） 進行台本の確認 質疑応答用の質問リスト準備
終了後の対応	アンケートの送付 アーカイブ動画の編集・配信 フォローメールの送信

 

このようにタスクを可視化すると、少人数でも効率的な運営が可能です。

機能を事前に確認しておく

ウェビナーをスムーズに進行するには、使用ツールの機能を事前に確認し、トラブルを未然に防ぎましょう。

 

 

また、リハーサルを実施して、配信環境や機材トラブルがないかを確認しておきましょう。

運営を自動化する

少人数での運営負担を減らすには、可能な部分を自動化するのが効果的です。自動化できる部分には、以下のものがあります。

 

 

このように、運営と参加者とのコミュニケーションを自動化すると、少人数でも効率的で質の高いウェビナー運営が可能でしょう。

少人数でウェビナーを運営するメリット

少人数でウェビナーを運営するメリットを4つ紹介します。

低コストで開催できる

少人数運営の最大のメリットは、大規模な設備や多くの人員を用意する必要がなく、コストを抑えられる点です。

 

ウェビナーを開催する際、専用のスタジオや高価な機材を準備しなくても、パソコン・マイク・カメラがあれば実施可能です。会場費やスタッフの人件費がおさえられるので、コスト削減につながります。

 

ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなど、無料または低コストなウェビナーツールを利用するとよいでしょう。

 

双方向のコミュニケーションがとりやすい

少人数でのウェビナーは、参加者との距離が近く、双方向のやり取りがしやすいメリットがあります。

 

リアルタイムで質問を受け付けられるチャットやQ&A機能を活用すると、スムーズなコミュニケーションがとれるでしょう。

 

大規模なウェビナーでは、質問が埋もれてしまう場合もありますが、少人数であれば講師が参加者の反応を確認しながら進行できる点が強みです。

 

また、ウェビナー後の個別相談にも対応しやすく、参加者一人ひとりに寄り添ったフォローアップも行えます。

柔軟に運営しやすい

少人数で運営するウェビナーは、意思決定が速く、状況に応じて柔軟に対応できる点がメリットです。関係者が少ない分、開催日時の調整がしやすく、柔軟なスケジュール調整が可能です。

 

また、台本や資料の修正も大人数が関わる場合と違って、変更が容易に行えるでしょう。

 

配信中にトラブルが発生した際も、少人数ならその場で素早く方針を決め、早期に立て直せます。

 

加えて、当日の参加者の属性や関心に応じて進行を柔軟に調整できるので、より参加者の満足度向上に効果的です。

スモールスタートしやすい

初めてウェビナーを開催する場合や、新しいテーマで試験的に実施する際、少人数での運営なら気軽に始められる点がメリットです。

 

小規模であれば効果を検証しやすく、実際に運営しながら改善点を見つけられます。また、リハーサルを兼ねたテスト開催もしやすく、本番に向けた準備を万全に整えられるでしょう。

 

少人数運営であれば負担が少なく、無理なく実施できるので、運営の質を向上させながら徐々に規模を拡大しましょう。

少人数でウェビナーを運営するデメリット

少人数でウェビナーを運営するデメリットを3つ紹介します。

1人で複数の役割をこなす負担が大きい

少人数でのウェビナー運営では、1人が複数の役割を担うケースが多く見られます。ホスト、講師、サポートスタッフを兼任する場合もあり、進行管理や技術対応を同時にこなさなければなりません。

 

事前準備を入念に行わなければ、当日の運営がスムーズに進まない可能性があります。負担が大きい長時間のウェビナーでは疲労が蓄積しやすく、質の維持が難しくなる点も課題です。

 

ウェビナーは基本的に低コストで運営できますが、本格的に運用する場合には高品質な機材の準備が必要になる点も考慮しておきましょう。

集客やフォローの時間が割きにくい

少人数運営では、ウェビナーの集客やフォローに十分な時間を確保するのが難しくなります。広範囲のターゲットにリーチするには、SNSや広告を活用したマーケティング戦略が不可欠です。

 

しかし、広告運用や投稿管理に時間を割く余裕がないと、十分な集客ができない可能性があります。

 

また、ウェビナー終了後のフォローアップとしてアンケート送信や個別対応を行う場合も、人的リソースが限られるため、適切なフォローが難しくなる場合があります。

リアルタイムでの対応が難しい

ウェビナー中に発生する技術トラブルや参加者からの質問に、リアルタイムで対応するのが難しい点もデメリットとして挙げられます。

 

例えば、音声トラブルや画面共有の不具合が発生した場合、サポート担当がいないと迅速な復旧が困難になるでしょう。

 

また、参加者からの質問が多く寄せられた際に、1人で全てに対応するのは難しく、結果として参加者の満足度を下げてしまうおそれもあります。

 

こうしたリスクを減らすには、事前のテストやFAQの準備、自動化ツールの導入などの工夫が必要です。

少人数で効率的にウェビナーを運営するには「Lキャスト」がおすすめ

少人数で効率的にウェビナーを運営するなら、「Lステップ」と連携して利用する、LINE専用のオートウェビナーツール「L-CAST（Lキャスト）」の活用がおすすめです。

 

Lキャストはオートウェビナーツールであり、事前に録画した動画を活用することで、リアルタイムでの運営負担を大幅に軽減できます。

Lステップとの連携で効果的なフォローアップが行える

Lキャストは、LINE公式アカウントの機能を拡張したツール「Lステップ」と連携し、ウェビナー参加者へのフォローアップを効果的に行えます。

 

 

例えば、ウェビナー終了後にLステップを活用してアンケートを自動送信したり、参加者の興味に応じた追加コンテンツを配信したりするアクション設定が可能です。

「コメントアクション機能」で視聴者とコミュニケーションがとれる

少人数運営のウェビナーでは、参加者とのコミュニケーションが課題になりがちです。Lキャストの「コメントアクション機能」を活用すれば、参加者がLキャストの視聴画面で投稿したコメントに対して、Lステップを通じて適切な反応を自動で送ることができます。

 

特典のキーワードをコメントしてもらったり、質問に対して自動で回答したりすることで、参加意識を高められます。

 

 

例えば、特定のキーワードに対して自動返信を設定すると、質問に素早く対応できるほか、視聴者の興味に応じた追加情報の提供も可能です。

 

これにより、少人数でも参加者とのインタラクティブなやり取りが行えます。

 

「ステップコメント機能」で反応率を高められる

Lキャストには、事前設定したコメントをウェビナー進行中に自動で投稿できる「ステップコメント機能」があります。

 

例えば、ウェビナーの開始直後に「どこからご参加ですか？」と問いかけたり、商品説明の際に「この機能について詳しく知りたい方は『詳しく』とコメントしてください」と促したりすると、視聴者の関心を引き出せます。

 

「自動オファー機能」で視聴者の行動を促せる

ウェビナーを通じて商品やサービスを案内する場合、適切なタイミングでオファーを提示するのが重要です。

 

Lキャストの「自動オファー機能」を活用すれば、特定のタイミングで視聴者にオファーボタンを表示し、購入や申し込みを促せます。

 

 

例えば、ウェビナーの終盤で「ここをタップして今すぐ申し込む」といったメッセージを自動表示させると、視聴者のアクションを後押しできるでしょう。

 

これにより、少人数でも効率的にコンバージョン率を高められます。

 

まとめ

少人数でのウェビナー運営は、低コストで双方向のコミュニケーションが取りやすい一方で、1人で複数の役割を担う負担や、集客・フォローの時間が割きにくいといった課題があります。

 

これらの課題を解決し、効率的にウェビナーを運営するには、LINE専用オートウェビナーツール「Lキャスト」がおすすめです。

 

「Lキャスト」を活用して、少人数で効率的なウェビナー運営につなげましょう。