「もっと早く、正確に業務を進めたい」と悩んでいませんか。
何度も繰り返す手作業や、探すのに時間のかかる情報、人によってバラバラな作業の進め方といった課題を、「業務効率化ツール」を使って解決する企業が増えています。
この記事では、多種多様な分野で使われている業務効率化ツールの役割と、導入時に押さえておきたいサービスの選び方を解説します。
ぜひ、ここで紹介するツールを活用して、生産性が高い業務スタイルを実現してください。
業務効率化ツールとは
業務効率化ツールとは、企業の生産性向上を目的としたソフトウェアのことです。
仕事のプロセスを標準化し、情報収集や定型業務などの反復作業を自動化したり、データを一元管理したりと、さまざまな機能を持っています。
ここでは、日本のビジネスシーンに業務効率化ツールが急速に普及している背景と、導入するメリットについて解説します。
急速に普及する背景
業務効率化ツールが急速に普及している背景には、主に3つのビジネス環境の変化が挙げられます。
1つ目は、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の必要性が高まったことです。ビジネスモデルの変化を迫られ、デジタル技術による業務プロセスの抜本的な見直しが急務となりました。
2つ目は、働き方改革関連法の施行です。これにより、企業は長時間労働に頼れなくなり、限られたリソースのなかで生産性を高める必要が出てきました。
3つ目は、生成AIの進化とその普及です。AIを活用するビジネスパーソンが増え、専門知識がなくてもAIに業務を任せやすい環境が整いつつあります。
これらの要因によって、多くの企業が業務効率化ツールを導入し始めました。
今後のビジネス現場ではシステムを取り入れるだけでなく、運用スキルも求められるようになっていくでしょう。
業務効率化ツール導入で得られるメリット
業務効率化ツールの導入によって、作業のスピードアップや品質の安定、売上の上昇など、いくつものメリットが期待できます。
これは、現場で頻発する課題を解消できるからです。
- 連絡不足によるミス
- タスクの複雑化による作業効率の悪化
- 不十分な顧客対応による機会損失
など
例えば、業務連絡に適したツールを導入すれば、チームでの情報共有がスムーズになり、従業員同士の連携も強化されます。
また、誰かが休暇を取る場合も、あらかじめ作業進捗をグループ全員で共有できるため、引継ぎも効率化できるでしょう。
このように、1つのシステムを取り入れるだけで、複数の状況改善が見込める可能性があります。
業務のボトルネックを解決し、企業の成長を支えるフレームワークとして活躍するはずです。
【カテゴリ別】業務効率化ツール
業務効率化ツールはさまざまな種類があり、目的に応じて異なる機能が備わっています。
特定の業務に特化していることが多く、自社の課題を解決するサービスを選ぶには、まずどのような種類があるのか知っておくとスムーズです。
主な業務効率化ツールの種類は、以下となります。
| 種類 | 主な役割 | 解決できる課題例 |
| マーケティング 支援（CRM・MA） |
顧客情報の一元管理や、マーケティング活動を自動化する | 取りこぼし/作業時間の長さ |
| コミュニ ケーション |
チーム内のスムーズな情報共有や意思疎通を促進する | 情報の分散/伝達漏れ |
| タスク・ プロジェクト管理 |
業務の進捗確認を可視化し、担当者や期限を明確にする | 不明瞭な進捗確認/作業の遅れ |
| ナレッジ 管理 |
社内に点在する知識やノウハウを集約し、共有・活用を促す | ノウハウの属人化 |
| ペーパーレス | 請求書や契約書などの書類を電子化し、印刷や郵送のコストを削減する | 承認遅延/入力ミス |
| RPA | PCで行う定型的な入力作業などを、ソフトウェアロボットが代行する | 人手不足/残業の増加 |
| 生成AI・ AIアシスタント |
文章作成、アイデア出し、情報収集などの知的作業を補助する | 作業時間の過多 |
| AIチャットボット ボイスボット |
顧客からの問い合わせ対応などを、24時間365日自動化する | サポート負担の超過 |
| 名刺管理 | 交換した名刺をデータ化し、人脈情報を社内で共有・活用する | 顧客情報の散在 |
| その他の 業務改善 |
作業時間の計測など、特定の業務を、ピンポイントで効率化する | 曖昧な工数管理 |
それぞれのカテゴリについて、詳しく解説します。
マーケティング支援（CRM・MA）ツール：Lステップ
マーケティング支援ツールは、顧客管理やマーケティング活動の自動化によって、営業プロセスの効率化をサポートします。
顧客の基本情報から購買履歴、問い合わせなどの接点を、データとして一元管理できるのが強みです。
顧客ごとに興味や検討段階に合わせた最適な情報を、ちょうどよいタイミングで提供できるようになります。これにより、営業の機会損失を防ぎ、顧客との良好な関係づくりや維持が可能です。
例えば、「LINE公式アカウント」の拡張ツールである「Lステップ」では、友だちの反応やリンククリックといった行動を、自動的に記録・分類します。
このデータを活用して、「特定のメッセージに反応した友だちにだけキャンペーン案内を配信する」など、確度の高いユーザーを狙ってアプローチできます。
フリープランがあるのでLINE公式アカウントの導入初期でも運用しやすく、コストを抑えながら高い費用対効果が見込めるはずです。
| 料金プラン | フリープラン：あり
スタートプラン：5,000円/月（～5,000通） スタンダードプラン：21,780円/月（～30,000通） プロプラン：32,780円/月（～50,000通） |
| 公式サイト | https://linestep.jp/lp/01/ |
コミュニケーションツール：Chatwork
コミュニケーションツールは、社内外の情報共有を一元化し、組織全体の意思決定のスピードと生産性を向上させます。
代表的なツールに挙げられる「Chatwork」では、取引先やプロジェクトごとにグループチャットを作成し、関係者全員にスムーズな連絡が可能です。
さらに、チャット内で発生した「してほしいこと」をタスクとして登録できるため、「言った・言わない」の行き違いを防ぎ、作業の抜け漏れをなくします。
このように、コミュニケーションツールは単なる連絡手段ではなく、情報の流れを最適化し、業務の停滞を防ぐ役割までカバーできます。
日々のコミュニケーションコストを削減し、チーム全体の業務効率化が期待できるでしょう。
| 料金プラン | フリープラン：あり
ビジネス：924円/月 エンタープライズ：1,584円/月 |
| 公式サイト | https://go.chatwork.com/ja/ |
タスク・プロジェクト管理ツール：Trello
タスク・プロジェクト管理ツールを使えば、業務の未着手・滞留・重複を減らし、作業のスピードと品質を同時に高められます。
デジタルの管理システムは、全員の作業進捗をパッと見て確認できる点が強みです。リソース状況がチェックしやすくなるため、プロジェクト全体で業務効率化が期待できます。
例えば、直感的な操作が人気の「Trello」は、プロジェクトごとに作成できる「ボード」に、フセンのような「カード」と呼ばれるタスクを貼り付けて、複数の案件を一望できます。
さらに、カスタム次第で「作業中」「完了」などのステータス表示ができるので、作業内容ごとの進捗状況を細かく把握できるのが特長です。
視覚的なタスク管理能力に優れたTrelloを導入すれば、複数のプロジェクトを並行していても、タスクの漏れや遅れを防止しやすくなるでしょう。
| 料金プラン | フリープラン：あり
スタンダード：US＄5/1ユーザー/月 プレミアム：US＄10/1ユーザー/月 エンタープライズ：US＄17.50/1ユーザー/月 |
| 公式サイト | https://trello.com/ja/home |
ナレッジ管理ツール：Notion
ナレッジ管理ツールがあれば、個人の知識やノウハウを組織全体の資産として集約・共有できます。
「人によってやり方がバラバラ」「情報が散らばって探せない」といった問題解決に効果的です。
例えば、「Notion」はカスタム性が高く、社内wikiや業務マニュアル、議事録、日報などをまとめて1か所で管理できます。
作成したページの共有も簡単で、検索機能を使えば目的の情報へ素早くアクセス可能です。ノウハウが集まるほど、少ないコストでパフォーマンスの向上が期待できます。
体系化された知識は、そのまま社員研修の教材として活用できます。業務が忙しく社員の教育に時間を割けない企業であれば、業務効率化と人材育成の両立も可能になるでしょう。
| 料金プラン | 無料プラン：あり
プラス：US＄12/1ユーザー/月 ビジネス：US＄24/1ユーザー/月 エンタープライズ：問い合わせ |
| 公式サイト | https://www.notion.com/ja |
ペーパーレス化ツール：CloudSign
ペーパーレス化ツールを使えば、契約書や稟議書などの書類を電子化し、印刷・郵送・押印の手間を減らせます。
書類をクラウドにまとめて管理できるため検索性も高まり、紛失リスクや重複作業も抑えられます。
「CloudSign（クラウドサイン）」は、国内の電子契約サービスでシェア率No.1を誇るツールです。運営元は弁護士ドットコムであり、弁護士が監修していることから、法的にも安心して利用できます。
また、外部連携機能に優れており、すでに利用しているシステムがあっても、業務の流れに電子契約を組み込みやすくなっています。
紙の書類は管理するために一定のスペースが必要なうえに、過去の書類を探す際にも手間がかかる点がデメリットです。どの企業でも必ず保存する契約書や請求書を電子化すれば、事務作業の負担軽減につながります。
| 料金プラン | 無料プラン：あり
ライト：11,000円/ユーザー無制限/月 コーポレート：30,800円/ユーザー無制限/月 ビジネス：問い合わせ エンタープライズ：問い合わせ |
| 公式サイト | https://www.cloudsign.jp/ |
RPA：batton
RPA（Robotic Process Automation）は、データ入力やメール送信などの定型的なPC作業をソフトウェアロボットに任せて、作業時間の短縮とヒューマンエラーの防止を実現します。
ルーティンワークをロボットが代行してくれるため、重要度の高い業務へリソースを使えるようになり、生産性を底上げできるでしょう。
クラウド型RPA「batton」は、初めてのRPA運用でも利用しやすいツールです。
スマートフォンのように操作できるUIと、豊富なRPAメニューがそろっており、プログラムの知識がなくても、業務内容に適したロボットを用意できます。
また、サポート体制も充実しており、導入時の失敗を防げる点も魅力です。専任スタッフが企業の課題に合わせたRPA導入を支援します。
RPAは利用料金が高くなりがちなサービスです。運用までスムーズに進めるためにも、サポート面が充実している「batton」のようなツールがおすすめです。
| 料金プラン | 148,000円～/月 |
| 公式サイト | https://batton.co.jp/rpa/ |
生成AI・AIアシスタントツール：ChatGPT
テキスト生成やデータ分析などの知的作業を自動化できるのが、生成AI・AIアシスタントツールです。
人間らしい自然な文章でやり取りできるので、思考整理のサポート役としても活用できます。
「ChatGPT」はチャット型のインターフェースになっており、会話感覚でタスクを任せられるので、ITに詳しくない人でも気軽に使えます。
膨大なデータを学習しているので、ビジネス文書以外にキャッチコピーなどのアイデア出しでも、さまざまな視点から自由な発想で答えてくれる柔軟さが魅力です。
このように、「ChatGPT」は業務効率化だけでなく、アイデア創出などのクリエイティブな分野でも利用できる、アシスタントツールとして幅広いシーンで活躍します。
| 料金プラン | 無料プラン：あり
プラス：US＄20/1ユーザー/月 プロ：US＄200/1ユーザー/月 ビジネス：US＄30/1ユーザー/月 エンタープライズ：問い合わせ |
| 公式サイト | https://openai.com/ja-JP/ |
AIチャットボット・ボイスボットツール：ChatPlus
AIチャットボット・ボイスボットツールを使えば、Webサイトやアプリの問い合わせに対する一次対応を自動化し、応答スピードを向上できます。担当者の負担を減らしつつ、業務全体の効率化が可能です。
「ChatPlus」は「自社データ×生成AI」を核に、生成AI型／シナリオ型／フリーワードAIなど必要な機能に合わせてプランを選べる、高性能なチャットシステムです。
独自のAIを搭載しており、生成AI特有の事実と異なる返答をしにくい設定になっています。有人チャットへの切り替え機能によって、AIには返答できない質問をされた場合でも、スムーズに移行可能です。
カスタマーの満足度向上には、人による対応が有効ですが、すべてをスタッフで対応するのは困難です。有人チャットとボットを効果的に組み合わせて、省力化と顧客サービス向上を達成しましょう。
| 料金プラン | 無料トライアル：あり（10日間）
ミニマム：1,650円/アカウント数：1/月 ビジネスライト：10,780円/アカウント数：2/月 プレミアム：30,800円/アカウント数：5/月 AIライト：55,000円/アカウント数：5/月 オートAI：88,000円/アカウント数：5/月 AIチャットボット：165,000円/アカウント数：5/月 |
| 公式サイト | https://chatplus.jp/chat/ |
名刺管理ツール：Eight
名刺管理ツールがあれば、紙の名刺をデータ化して1か所で管理し、関係者の大切な情報をすぐに検索・活用できます。
「Eight」はスマートフォンで撮影するだけで、ほぼ正確なデータ入力をしてくれる精度の高さが特長です。
また、名刺交換をしたユーザー同士であれば、自分の情報を更新した際に、昇進や部署異動などの変更内容が相手に通知されます。
この機能を活かせば、アナログの方法で名刺を管理するよりも、タイミングよく顧客のフォローが行えるようになります。
また、有料サービスである「Eight Team」にある名刺共有機能を使えば、取引先の情報をチーム内ですぐに共有可能です。企業が持つ人脈を最大限に有効活用できるので、組織全体の営業力強化にも期待が持てます。
このように、名刺管理ツールは時間を効率的に使えるようになるだけでなく、人脈のデータ化によってビジネスチャンスの拡大にも有効です。
| 料金プラン | Eight：基本無料（プレミアム：600円） Eight Team：21,780円/月 |
| 公式サイト | Eight：https://8card.net/ Eight Team： https://materials.8card.net/eight-team/ |
その他の業務改善ツール：Toggl Track
個人レベルで業務効率を高めたいときの対策として、時間計測ツールの利用が挙げられます。作業時間の可視化により業務の無駄や工数の偏りを減らし、生産性と収益性を同時に高められます。
「Toggl Track」は、ワンクリックで作業の開始と終了を記録できるシンプルな操作が人気です。PC、スマートフォンの両方に対応しているので、PCを使わない作業や外出中でも気軽に記録可能です。
レポート機能を使えば、どの業務にどれだけのコストを費やしているかをグラフで明確に判断できます。
連携機能もあるので、Googleカレンダーと組み合わせて「Toggl Track」上に予定を表示、予定と実際の稼働時間の比較も可能です。
「Toggl Track」は無料プランで5人まではチームで利用できます。グループ全体の業務効率化ツールとして、低コストで運用できるおすすめツールです。
| 料金プラン | 無料プラン：あり/最大5ユーザー
スターター：US＄10/月/1ユーザー プレミアム：US＄20/月/1ユーザー エンタープライズ：問い合わせ |
| 公式サイト | https://toggl.com/ |
業務効率化ツールの選び方
業務効率化ツールを選ぶときは、以下の4つのポイントが大切です。
- 現状業務を見える化する
- ツール選定のポイントを整理する
- 無料で始められるツールを探す
- なるべく多機能なツールを導入する
それぞれ解説します。
現状業務を見える化する
業務効率化ツールを導入する前に、現状業務を見える化し、問題点を浮き彫りにしましょう。
自社の問題を把握しないまま運用を始めても、「システムが合わず誰にも使われない」「いつまでも効果が出ない」などの失敗につながります。
業務の見える化によって、以下のような問題点を把握できます。
【業務プロセスの洗い出し】
受注業務のフローチャート化によって、「受注内容をExcelに入力→上長が承認→社内システムへ入力」のような二度手間が確認できた。
【作業時間のコスト把握】
見積書の作成が業務を圧迫しており、計測した結果、過去データの調査や手入力の作業時間に原因があった。
【属人性の明確化】
Excelのマクロ化など、特定のスキルに長けた従業員の休暇中に業務の遅れが発生していた。
上記のように問題点を先に見つけておけば、導入後に求める作業環境がイメージしやすくなり、ツールに必要な条件がはっきりします。
「ツールを探す」ことから始めるのではなく、「解決したい課題」から選定を進めていけば、業務改善に効果的な機能を見つけられるはずです。
ツール選定のポイントを整理する
業務効率化ツールを導入する際は、必要な機能の洗い出しに加えて、選定のポイントを整理しておくと選びやすくなります。
参考例として、おすすめの選定項目を紹介します。
業務効率化ツールは利用料金ごとに使える機能に差があります。そのため、自分の必要な機能がそろっているプラン選びが大切です。
チームで利用する場合は、ユーザーが増えるとコストが膨らむので、利用する人数も考えた料金プランを選びましょう。
サポート体制が整っているサービスであれば、運用初期のトラブルにもスムーズに対応できるようになります。
不明点を残したまま運用しても、期待した成果が感じられずに定着率が上がりません。導入したばかりの時期は、サポート体制が充実していると安心して運用できるはずです。
シンプルなUIや操作性のツールは使用するハードルが低く、定着率や業務効率が向上しやすくなります。
とはいえ、「ツールの使いやすさなんて、どうやって調べるの？」とお悩みの人も少なくないでしょう。
そのような場合は、さまざまなジャンルの口コミが集まる「みん評」や、ITツールのレビューが豊富な「ITreview」がおすすめです。第三者の生の声は、運用イメージが湧きやすくなるメリットもあります。
無料で始められるツールを探す
無料で始められるツールであれば、運用前に実務にマッチするか確かめられます。一部の部署内だけでコンパクトにテストするだけでも、導入失敗のリスクを低減できるでしょう。
また、複数の従業員で利用すれば、気づかなかった問題点が発見できるかもしれません。現場での「リアルな使用感」は、導入後の利用率にストレートに反映されます。
テスト運用にはフリープラン以外にも、無料期間があるツールも利用できます。ただし、一定の契約期間が前提である場合や、解約忘れによる請求などに注意が必要です。
導入したシステムが活用されない事態を防ぐために、無料プランを活用して使用感をチェックしておきましょう。
なるべく多機能なツールを導入する
将来的な事業の拡大まで考えて、なるべく多機能なツールを選ぶのも大切な視点です。
複数のシステムを導入した結果、情報が分散してかえって非効率になる「サイロ化」と呼ばれる問題を避けるためにも有効な方法です。
1つのツールで業務を総合的にサポートできれば、長期的なコストと管理の手間を削減できます。
例えば、「マーケティング支援（CRM・MA）ツール」で紹介した「Lステップ」は、顧客管理・配信の自動化・予約管理など、多くの機能を提供しています。
上位プランへ変更すれば、LINE公式アカウントを使った配信活動を、さらに効率的に行える機能が利用可能です。
現在の課題だけでなく将来必要になる機能まで見据えて、多機能かつ拡張性の高いツールを選びましょう。
業務効率化ツールならLステップ
顧客対応やマーケティング活動に課題を抱える企業には、「Lステップ」がおすすめです。
配信の自動化や顧客管理、予約の受付などの機能をまとめて運用できるので、少人数でも業務の生産性を高められます。
LINE公式アカウントを活用して効率的にビジネスを展開したい場合は、まずはフリープランからLステップを試してみてください。
