無料のイベント管理システムのメリットと選び方を徹底解説！

イベントの規模が大きくなると、受付対応や参加者管理、リマインドメールなど、運用業務が複雑になり、手作業では限界を感じる場面が増えてきます。

 

こんなときに役立つのがイベント管理システムです。

 

顧客情報を整理したり、自動でリマインダーを送ったり、データ分析機能も活用できるので、運営業務の効率が大きく向上します。

 

また、無料プランを用意しているシステムもあり、初期費用や月額料金を抑えて手軽に導入できます。

 

ただし、システムごとに使える機能やプラン内容が異なるため、しっかり比較して自社の企画に合うものを選ぶことが大切です。

 

この記事では、無料で使えるイベント管理システムを厳選してご紹介します。ぜひ参考にしてください。

イベント管理システムとは

イベント管理システムとは、セミナーや展示会、ワークショップなどのさまざまな運営業務を、まとめて対応できるツールです。

 

参加希望者の受付から入金処理、当日の運営サポートといった業務を効率よく処理できます。

 

事業の規模が小さいうちは、SNSで集客しGoogleフォームで参加を受け付け、スプレッドシートで顧客管理するなど、無料のツールを組み合わせても十分に実施可能です。

 

しかし、規模が大きくなると作業が徐々に煩雑になり、入力ミスや更新漏れなどのミスが起きやすくなります。

 

こうした問題を解決できるのが、イベント管理システムです。必要な作業を1つのツールでまとめて行えるため、効率も上がり、担当者の負担を軽減できます。

 

最近は専門知識がなくても使いやすいアプリ型のサービスも増え、無料プランから利用できるものもあります。イベント規模に合わせて、無理なく導入しやすい点も魅力です。

主な機能と役割

イベント管理システムには、手作業や人為的なミスを減らし、業務を効率化する多様な機能がそろっています。

 

特に活用しやすい主な機能を、以下にまとめました。

 

項目	内容	機能の代表例
参加者登録 受付管理	オンラインで登録を受け付け、参加者情報をまとめて保存できます	顧客情報管理 申し込みフォーム作成 QRコードの受付サポート
決済・発券 入金管理	有料開催での決済や入金処理を自動化。経理作業の負担を軽減します	オンライン決済 入金状況のリアルタイム管理 回数券の発行
リマインド フォロー	イベントの案内やリマインドメールの自動配信など、円滑なコミュニケーションをサポートします	申し込み完了通知 リマインド配信 フォローメール キャンセル時対応
データ分析 レポート	応募数や流入経路、参加率などをグラフやレポートで見える化し、運営の改善点を把握しやすくします	アンケート集計 データ分析 レポートの通知
ツール連携	システム上のデータを外部ツールと連携させ、現行の業務フローに無理なく統合します	既存ツールとの連携 SNSとの連携 データのエクスポート

 

これらの仕組みが連携してイベント運営全体をサポートします。告知や受付、分析までスムーズに実行できるので、コンテンツの質が高まり、参加者の満足度アップにもつながります。

イベント管理システムを導入するメリット

イベント管理システムを導入するメリットは以下の5つです。

 

 

順を追って、見ていきましょう。

省力化によるコスト削減

イベント管理システムを導入するメリットの1つは、業務の省力化によるコスト削減です。手作業で行っていたプロセスを自動化できるため、担当者の工数を省けます。

 

 

例えば、以下のような事務作業に時間を取られてはいませんか。

 

規模が大きくなるほど、これらの作業量は積みあがっていきます。

 

ですが、ツールを使えば上記の業務を自動化できるので、負担が大きく増えることはありません。

 

その結果、運営者は企画の考案やコンテンツ作成、当日準備に集中できます。

 

人件費の削減と業務の品質向上を同時に実現できる点が、イベント管理システムの魅力です。

顧客情報の一元化

2つ目のメリットは、顧客の基本情報や参加履歴などをまとめて管理できることです。登録データが分散するのを防ぎ、必要なときに検索もできます。

 

イベントを開催するまで、集客・受付・開催準備・開催後のフォローアップなど、多くの段階があります。この過程で集まるデータは、個人の住所や電話番号のほかに、興味関心など貴重なものがほとんどです。

 

複数のツールを使っている場合、収集した情報を手作業でまとめなければいけません。さらに、開催の度に登録データに反映させたいとなれば、時間がいくらあっても足りなくなるでしょう。

 

イベント管理システムは顧客情報を一元化するだけでなく、集めたデータを自動的に更新してくれます。これにより、的確なアプローチや手続き状況に合わせた細かいフォローが可能です。

スケジュール調整の効率化

受付開始や開催日、リマインド送信のタイミングなど、重要なスケジュール管理もツールで完結できます。

 

カレンダーに予定を入力したり、メールを手動で送信したりする手間が省け、タスク漏れを防げます。

 

イベント管理システムを使えば、以下のようなスケジュール設定が可能です。

 

予定の実行タイミングをシステムに入力しておけば、配信日時などを気にせずに業務に集中できます。

 

申し込み前・後や開催前・後など、状況に応じて詳細な情報を届けられるため、信頼関係の構築にも効果的です。

分析機能を使った改善点の発見

顧客データの分析機能があるシステムでは、応募数や流入経路、参加率、アンケートの集計結果などをすぐに確認できます。

 

反省点を素早く把握し改善へ動き出せるので、コンテンツの質を効率的に向上可能です。

 

スプレッドシートでも数値を把握できますが、手動で集計やグラフ作成を行う必要があり、分析に時間がかかります。

 

一方で、イベント管理システムがあれば、自動集計、グラフ化により、迅速に現状分析が行えます。

 

データに基づいて判断することで、「SNS広告の効果が高い」「リマインドを2回送ると参加率が上がる」「開催1週間前のキャンセル率が高い」などの傾向が見えてきます。

 

感覚ではなくデータをもとに改善を重ねることで、企画の質を継続的に高められるのがメリットです。

セキュリティの強化

収集した個人情報を安全に守れることも、イベント管理システムを導入するメリットの1つです。

 

高度なセキュリティ対策がされており、データの暗号化やアクセス権限の設定、バックアップなど、重要なデータを保護します。

 

イベントへ申し込む際には、氏名・メールアドレス・所属・決済情報など、さまざまな項目を入力してもらう必要があります。

 

外部へ流出する可能性を考えて、自衛の意識から登録をためらってしまう人も多いはずです。

 

管理システムを使っていれば、提供会社がセキュリティを更新し続けているため、自社で保管するよりも安全性が高まります。

 

情報漏洩のリスクは、運営者だけでなく、顧客側にも被害が出てしまうのが怖いところです。開催者として、セキュリティ強化は当然の義務といえます。

無料のイベント管理システムを選ぶときのポイント

イベント管理システムを選ぶときは、以下のポイントを意識してみましょう。

 

 

それぞれ解説していきます。

利用できる機能

イベント管理システムを選ぶときは、「自社に必要な機能が利用できるか」を確認しましょう。

 

複数のツールを比較すると、同じような特長をよく目にしますが、細かいポイントで違いがあります。

 

例えば、受付フォームを作成できるシステムは多くありますが、カスタム性はサービスごとにさまざまです。

 

「コンテンツの雰囲気をアピールしたい」「参加者の情報を細かく収集したい」など、目的によって必要なツールを見定める必要があります。

 

また、無料のサービスを利用したい場合、基本的な機能に制限があることがほとんどです。

 

そのため、導入したが想定していた運用ができず、結局有料プランへの切り替えが必要になる失敗例があります。

 

このようなミスを防ぐために、無料で使えるシステムを探している人は、ツールを使ってやりたいことを絞り込んでおきましょう。

運用コスト

初期費用だけでなく、月額料金や従量課金などを含めた総合的な運用コストまで計算しておくと、将来的な負担軽減につながります。

 

無料プランで始めても、規模の拡大などの事情で有料プランに移行すると、長期的なコストが初期の想定より高くなる可能性があるためです。

 

また、決済機能を使う場合は、手数料が別途発生します。いくら無料で使用できても、決済手数料が高く、必要な利益が確保できなければ本末転倒です。

 

運用コストを確認する際は、以下の点をチェックしましょう。

 

目先の安さだけでなく、長期的な運用コストも見据えて選ぶことが大切です。初めは無料プランを利用するにしても、後々の運用計画まで考えておきましょう。

セキュリティ性

イベント管理システムに記録されているデータを守るために、セキュリティ性の確認は必須です。

 

情報が漏洩してしまうと、参加者の信頼を失うだけでなく、損害賠償請求まで発展するリスクがあります。<>

 

そのような状況を避けるためにも、以下のようなセキュリティ対策が施されているか確認しましょう。

 

 

プライバシーマークやISMS認証など、情報セキュリティに関連する第三者の評価も重要な判断材料です。

 

安心してイベントに申し込んでもらうためにも、セキュリティの高いシステムを選びましょう。信頼できるツールを使うことで、長期的な関係構築にもつながります。

サポート体制

イベント管理システムを選ぶ際は、困ったときに質問できるサポート体制があると安心です。

 

システム導入直後は使い方がよくわからず、いつまでもトラブルが解決できないといった事態になりがちです。

 

その際にスムーズに解消できないと、運営にまで支障をきたす可能性もあります。

 

例えば、使用しているツールとの連携がうまくできず、作業を進められなくなるケースがあります。

 

設定の際に複雑な工程があると、ヘルプページだけでは解決できないかもしれません。

 

また、顧客に登録や決済完了のメッセージが届かない場合もあるでしょう。迅速な対応が求められる状況でも、サポート体制が充実していれば、不安にならずに的確な返答ができるはずです。

 

無料ではサポートが受けられないものがあるので、ITツールが苦手な人はプランごとの支援体制の確認をおすすめします。

機能の拡張性

現在の使い方だけでなく、将来の事業拡大や運営方法の変化に、柔軟に対応できる機能の拡張性もポイントです。

 

イベントが成長するにつれて、多くの参加者を管理したり、他のツールと連携させて業務を効率化させたりと、新たなニーズが発生します。

 

もし、システムに拡張性がなければ、新しいシステムに乗り換える必要が出てきます。その際に、データの移行や再設定の手間とコストがかかってしまうのがデメリットです。

 

機能を拡張する方法として上位プランの契約だけでなく、CRM（顧客関係管理）ツールやSNSなどと連携できると、運用の幅が大きく広がります。

 

集客や顧客フォローを重視したい場合は、無料で始められる「LINE公式アカウント」との連携がおすすめです。

 

LINEは国内月間9,900万人以上が利用しているため、幅広い層にリーチできます。（2025年6月末時点）

 

メールよりも開封率が高くフォローもしやすいので、顧客満足度の向上と業務効率化の両方を実現可能です。

 

自社のビジネスにどのような要素が必要なのかを考えて、将来の発展に対応できるシステムを選びましょう。

無料プランが利用できるイベント管理システム

コストをかけずにイベント運営をしたいなら、無料プランがあるツールが便利です。

 

ここでは、3つの無料で使えるおすすめシステムを紹介します。

 

 

それぞれ、順に見ていきましょう。

formrun

「formrun」では、デザイン性の高い申し込みフォームを手軽に作れます。ドラッグ＆ドロップで感覚的な操作が採用されているので、ITが苦手な人でも扱いやすいのが特長です。

 

参加者の対応状況をカンバン形式で把握しやすくなっており、対応漏れの防止に効果的です。

 

さらに、提供会社が同じ日程管理ツール「bookrun」との連携が、フリープランから提供されています。コストをかけずにスケジュール調整まで追加できるのもメリットです。

 

無料で利用する場合は、フォームの作成数が1つに限られます。また、自動メール返信も利用できないので、手動での個別対応が必要です。

 

そのため、効率的な運営を目指す人は、有料プランへの切り替えタイミングが早めになる可能性があります。

 

formrunは、イベントの入口になるフォーム作成に強みがあるサービスです。登録時に必ず通るフォームだからこそ、他のコンテンツと差をつけたい運営者におすすめです。

 

料金プラン	フリープランあり ビギナープラン：4,268円/月 スタータープラン：14,278円/月 プロフェッショナルプラン：28,380円/月
無料で 利用できる 主な機能	フォーム作成(1個まで) 1フォームの回答数上限（～30件/月） 外部決済サービス連携（手数料2.99％～） 個別メール配信（～10通/月） bookrun（日程調整ツール）連携
有料で 利用できる 主な機能	回答フォームの機能強化 クレジット非表示 自動返信メール 外部ツール連携 回答集計・分析
公式URL	https://form.run/

SelectType

「SelectType」は複数の日程や時間帯を設定するような、少し複雑な形式のイベント管理にも対応できるサービスです。

 

教室・塾や、個別相談会など、事業内容に合わせてカスタムしやすいテンプレートがあるので、運用初期から魅力的なコンテンツを作成できます。

 

オンライン決済が可能なだけでなく、回数券も発行できるのがSelectTypeの強みです。ヨガ教室やレジャー施設などの、リピーター獲得にも使いやすいシステムです。

 

無料プランの注意点として、1イベントの最大受付可能数が50件に制限されているため、参加人数に気を配る必要があります。

 

料金体系は「予約システム」「フォーム」「ホームページ」に分かれており、それぞれ役割が違います。幅広く運用したい人は、機能を統合したパッケージプランも検討しましょう。

 

料金プラン	フリープランあり ベーシックプラン：1,650円/月 プロフェッショナルプラン：3,300円/月 プレミアムプラン：11,000円/月 ※パッケージプラン：3,300円～/月
無料で 利用できる 主な機能	イベント作成数（～3個） 参加受付可能数（～50件/1イベント） イベント作成可能範囲（～7日後） オンライン決済 （決済手数料5.6%～）
有料で 利用できる 主な機能	基本機能の上限増加 広告非表示 Googleカレンダー連携 メールマガジン配信 LINE公式アカウント連携
公式URL	https://select-type.com/

※掲載している料金や機能は、「予約システム」を運用した場合のものです。

Peatix

「Peatix」はイベント管理だけでなく、年間520万人が利用しているため、集客面でもメリットがあるプラットフォームです。（2024年7月時点）

 

作成したイベントページがPeatixのサイトや専用アプリ上に掲載されるので、自社だけではアプローチしにくい層にもリーチしやすくなります。

 

有料プランがなく、必要な機能をオプションで追加していく課金制度を採用しています。例として、集客サポートを利用した場合、検索ページの上位掲載などが可能です。

 

その他にも、Peatixが配信している紹介メールに掲載させて、自社のコンテンツに興味があるユーザーへ一斉告知もできます。

 

Peatixは、無料の企画なら豊富なサービスを利用料0円で使えるシステムです。有料チケットを扱う段階に成長するまで、コストを抑えて運営したい人におすすめします。

 

料金プラン	無料（オプション課金あり）
無料で 利用できる 主な機能	イベントページ作成 参加者管理 メッセージ配信 アンケート QRコード受付（別アプリ使用）
オプション 機能	有料チケットの事前決済：手数料4.9％+99円 集客サポート 招待制メンバーラウンジ Peatix Live（オンラインLIVE配信） サブスクリプション
公式URL	https://peatix.com/

無料のイベント管理システムを使うときの注意点

無料で始められるイベント管理システムには、導入前に知っておきたい注意点やデメリットがあります。

 

 

1つずつ詳しく見ていきましょう。

広告表示が利用条件に含まれている場合がある

フリープランでは、申し込みフォームやメールなどに運営会社のロゴや広告が表示されることがあります。

 

これは、無料でサービスを提供するために、広告収入によって運営コストをまかなっているからです。

 

ビジネス色の強いセミナーや専門性の高いコンテンツでは、無関係な宣伝がイメージダウンにつながる恐れがあります。地道に積み上げてきた信頼関係が崩れてしまうかもしれません。

 

無料のイベント管理システムを利用するときは、テスト運用で広告の内容を確認しておきましょう。イメージに合わないようであれば、早めに有料プランへの移行をおすすめします。

利用できない機能がある

多くの無料プランでは、使える機能に制限があります。費用をかけずにイベントを管理したい人は、フリープランで対応できる業務の事前調査が必要です。

 

例として、以下のような制限が挙げられます。

 

なお、制限されている仕様の一部を、他のツールを併用しながら補う方法もあります。ただし、管理が複雑になり、ヒューマンエラーが起こる原因になるので慎重に検討しましょう。

将来的なコストが高くなる可能性がある

イベントの規模が拡大すると、必要な機能も増え、やがて有料プランの導入を検討する時期がきます。

 

後から想定外のコスト増に悩まされないように、初期段階から長期的な視点で運用費を見積もっておくことが大切です。

 

また、有料プランへの移行を意識するころには、性能面で物足りなさを感じてしまうかもしれません。

 

例えば、顧客管理で細かい項目を追加したくなったり、メール配信のカスタマイズ性に限界を感じたりと、運用の中で不便な点が見えてくる場合もあるでしょう。

 

それらの課題を解決するために他のツールを併用していくと、コストはふくらみ続けるばかりです。

 

だからこそ、将来の事業成長をイメージして、長期的に利用できるシステムを選ぶ必要があります。プラン変更後でも、安定して運営できるようになるはずです。

連携できるツールが限られてしまう

無料プランでは連携できないツールが多く、活用できるシーンが限られています。

 

イベント管理システムは単体で使うよりも、SNSやGoogleカレンダー、配信ツールなどと組み合わせた方が、より便利に運用できます。

 

例えば、LINE公式アカウントを使って集客している場合、通常なら集めた情報をシステムへ手入力しなければいけません。

 

しかし、連携機能を活用すれば、このような手間がなくなり、イベント運営を効率的に進められます。

 

集客対策でSNSを活用するなど、オペレーションで他のツールを利用している人は、導入する管理システムとの相性を確認しておきましょう。

LINEでイベント管理したいなら「Lステップ」

「LINE公式アカウント」でイベント管理をしたいなら、「Lステップ」がおすすめです。

 

LステップはLINE公式アカウント専用の拡張ツールで、受付からリマインド配信、フォローまで、LINE上で完結できます。

 

最後に、Lステップを使ったイベント管理方法を見ていきましょう。

LINE上で参加受付できる

Lステップを使うと、友だちは使い慣れたLINEから、イベントの申し込みや情報入力ができます。

 

「イベント予約」や「回答フォーム」を活用すれば、新しいアプリのダウンロードや会員登録などが不要になります。

 

その結果、応募するハードルが下がり、参加者の増加が期待できるでしょう。

 

ここでは、Lステップのイベント予約を使ったセミナーの申し込み画面を紹介します。

 

1. 受講したいセミナーを選択

 

 

2. 日程から申し込みたい日時を選んで予約

 

 

3. 個人情報を入力し、「確認画面へ」をタップ

 

 

4. 「送信」をタップして、申し込み完了

 

 

また、申し込み完了後に自動で確認メッセージを配信できるため、友だちに無事に登録が完了できたと安心感を与えられます。

 

 

さらに、トーク画面の下にあるリッチメニューに「セミナー予定」や「申し込む」ボタンを設置すれば、友だちがいつでも簡単にアクセス可能です。

 

 

これにより、必要以上に案内を送る必要がなくなり、ブロック率の低下にもつながります。

 

受付業務をLINE1つでまとめることで、分かりやすく親切な導線を用意できるのが、Lステップの強みです。

リマインド配信で不参加を防止

Lステップは、イベントの数日前や当日などにメッセージを送る「リマインダ配信」を自動化できます。

 

 

集客がうまくいっても申し込み後から当日までに興味が薄れ、そのまま不参加になってしまうのは、よくある失敗例です。

 

特に無料のイベントは手続きまでのハードルは低いですが、当日の来場率は有料に比べ、下がってしまう傾向があります。

 

しかし、事前にリマインドを送れば、友だちの予約忘れを防止できるうえに、必要な情報を届けられるので便利です。

 

例として、以下のようなメッセージを配信できます。

 

このようなリマインドによって、友だちは開催日を忘れずに準備を進められ、参加率の向上につながります。

 

またLステップなら、イベントごとのスケジュールに合わせて、リマインド配信も可能です。

 

複数の企画を同時に進めているケースでも、申し込み済みの全員に自動でメッセージを配信できるので、安心して準備に専念できます。

友だち情報をまとめて管理

Lステップは友だちの情報をまとめて管理できます。プロフィールはもちろん、参加回数やアンケートの回答結果なども記録できるので、収集したデータを無駄なく活用できるのが特長です。

 

例えば、「タグ」や「友だち情報欄」によって、友だちを「初級」「中級」「上級」などのグループに分類できます。

 

 

この機能を使えば、興味関心や習熟度に合わせて個別に配信内容を分ける「セグメント配信」が可能です。

 

 

興味がある友だちに絞って情報を提供できるので、ブロック率を減らし、逆に成約率は増やせるのがメリットです。

 

顧客情報を集めても思うような活用ができず、データばかりが増え続けていく事態に、多くの事業者が頭を抱えています。

 

しかし、Lステップがあれば、収集した情報を無駄にすることなく、次回以降のイベントや配信内容の改善に活かせるはずです。

 

無料のプランで使用感を試せる

Lステップでは、0円で始められる「フリープラン」を提供しています。まずは無料で使ってみて、性能や使い心地を試してから、本格的な導入を検討できます。

 

例えば、月1回10名程度のセミナーなどの小規模な企画であれば、無料プランでも十分に対応可能です。

 

Lステップは、フリープランでもイベント管理に使える機能がそろっているので、初めてのお試しツールとしてもおすすめです。

 

 

LINE公式アカウントを活用したイベント管理に興味がある人は、まずはフリープランでLステップを試してみてはどうでしょうか。

　

まとめ

この記事では、無料で使えるイベント管理システムの選び方や注意点、Lステップを活用した運営方法を紹介しました。

 

イベント管理システムは、参加者満足度の向上と運営業務の効率化を同時に実現できるツールです。

 

無料プランには利用できる機能や連携の制限があるため、自社のイベント規模や目的に合っているかを見極める必要があります。

 

ぜひ本記事を参考にして、最適なイベント管理システムを選んでください。