Lステップの予約管理機能とは？特徴や詳しい使い方を徹底解説！

ご自身のビジネスで、予約管理機能を使っている方は多いと思います。

今はたくさんのツールがありますが、LINEで予約ができたら便利ですよね。

ただ、

LINEと連携できる予約管理機能が分からない

顧客管理に追加で料金が発生すると運用コストが気になる

どのツールを使ったら良いのか分からない

といったお悩みはありませんか？

LINE公式アカウントと連携できるLステップには、スタートプランから使える予約管理機能がありますが、「カレンダー予約」と「イベント予約」の2種類があります。

2021年10月28日リリースされた「カレンダー予約」は、大手サロン検索＆予約サイトのようなものがLステップ上で作成できる機能です。

また、2022年9月8日にはGoogleカレンダーとの連携ができるようになりました。

今回は、

カレンダー予約機能で何ができるのか

イベント予約機能と何が違うのか

といった、両方の特徴や違いをまとめてご紹介したいと思います。

既に他の予約管理機能を使っている方や、これから予約管理機能を使おうと考えてる方も、ぜひ参考にしてみてくださいね。

予約管理機能とは？

予約管理機能とは、WEBサイト上やお電話などから寄せられる予約情報をまとめて、登録・管理の一元化を可能にするツールのことです。

特に店舗を持つ美容室やエステサロン、整体等の治療院や飲食店、カルチャースクールやセミナーなど多くの業界で導入されています。

また、予約管理機能を導入することにより、顧客情報をデータ化できるので、分析に役立てることも可能です。

予約状況はリアルタイムで確認できるので、予約のバッティングやミスのない管理が可能となります。

予約管理機能を使う3つのメリット

予約管理機能を使うメリットは以下の3つです。

予約を24時間受け付けられる

スタッフがいない時間や、他のお客様の対応中などで今まで取りこぼしていた予約を、予約管理機能を利用することで24時間365日対応可能になります。

また、お客様側も「電話が繋がらない」「空き状況の確認で待たされる」などの不満も解消し、顧客満足度がアップします。

人件費の削減が期待できる

予約時の受付専属の人を雇う必要がなかったり、サービス中に予約の電話対応をする機会を減らせたりなど、人件費の削減につながります。

予約キャンセルの抑止・低下

予約後の確定メールやリマインダ配信を使うことによって、スケジュール忘れによる直前キャンセルや、無断キャンセルの抑止に繋がります。

LINEだとプッシュ通知で届くので、お客様がメッセージを見逃すことも少なくなり、事前に送る店舗までの地図や「ご来店お待ちしておりますね」などのメッセージもより効果的になります。

予約率アップが期待できる

インターネットでの生活が中心になっている今は、電話をかけることにハードルを感じる方も中にはいます。

また、営業時間中は仕事や家事で忙しく、予約の連絡を忘れがちな人にとっては、電車での移動中などにオンラインで予約ができるのは非常に便利。

予約管理機能の導入によって、利便性重視の人の予約率アップが期待できます。

LINE公式アカウントの予約管理機能の特徴

LINE公式アカウントには「LINEで予約」というオプション機能があります。

ただ、すべての業種で使える機能ではなく、連携サービス提供会社が対象の飲食店用の機能です。※2024年6月時点

飲食店以外で使いたい場合、別途で予約管理機能の契約が必要です。

詳しくは、LINEヤフー社様の「LINEマーケットプレイス」ページをご確認ください。

Lステップの予約管理機能の特徴

Lステップの予約管理機能には「カレンダー予約」「イベント予約」の2種類があります。

この機能はスタートプランからでも、Lステップの様々な機能と合わせて利用することが可能で、業種問わずに利用できるのが魅力的です。

Lステップの予約管理機能を使う最大のメリットは、LINEで予約対応が完結できることです。

また、

といった効果も期待できます。

それぞれの特徴や活用シーンを考えて、上手に活用していきましょう。

Lステップのカレンダー予約とは？

カレンダー予約とは、カレンダーの空いている日付から日時指定の予約ができる機能です。

例えば、定休日や営業時間を設定した上で、空いている時間帯に予約を入れるようにできるので、継続して予約を受け付けたい店舗やオンライン窓口などで便利です。

この機能はスタートプランから利用可能です。

カレンダー予約で何ができるの？

カレンダー予約では、担当者ごとに予約枠を設けることができ、友だちは担当者やコースを選択して予約をすることができます。

管理者は、予約管理画面で予約状況の確認や、予約者へのメッセージ・リマインダ配信などを行うことができます。

例えば、

といった設定が可能です。

カレンダー予約の実際の操作方法・イメージ

Lステップメニュー内の「予約管理」より「カレンダー予約」をクリックすると表示されます。

予約一覧

実際の管理画面ではどのように表示されるかを見ていきましょう。

日ごとで予約状況を確認する

「予約一覧」＞「日」では、その日に誰がシフトに入っていて、どの時間に予約が入っているかを確認できます。

月ごとで予約状況を確認する

「予約一覧」＞「月」では、その月にどれくらいの予約が入っているかを月単位で確認ができます。

予約状況を一覧で確認する

「予約一覧」＞「三本線マーク」では、予約状況を一覧で見ることができ、右側の「絞り込みメニュー」を使うと予約の検索も可能です。

シフト

週ごとでシフト状況を確認する

「シフト」では、現在登録されているシフトの状況が日ごとの他に週ごと、月ごとで確認することが可能です。誰がいつシフトに入るかが一目で分かります。

各担当者のシフトを登録する

右上の「新規シフト」をクリックするとシフトの作成ができます。

予約枠ごとにシフトの設定をすると、シフト以外の時間は予約ができないようになります。

予約設定

予約設定画面についてご説明します。

受付時間

「予約設定」＞「受付時間」では、お店全体の予約受付時間の設定ができます。

曜日ごとに時間を変えたり、24時間受付にしたりすることもできます。

受付期間

予約の受付開始・締切と、予約変更・キャンセルの期限を設定できます。

全体の同時予約可能数

予約枠に関係なく、同じ時間帯に何件まで予約を許可するかを設定できます。

例えば、全体の同時予約可能数を「1」に設定した場合、同じ時間帯にAもしくはBの予約が入ると、その時間帯は満席となります。

他には、お店のお席は3席まで、スタッフは4人シフトに入っていたとしましょう。

スタッフは4人対応できますが、お席は3席しかないので、4件の予約が入ってしまうと、対応ができません。

そういった場合は、「全体の同時予約可能数」を3人に設定します。「予約枠ごとの同時予約可能数」は予約枠でダブルブッキングできる件数の指定なので、この辺は使い分けてみてください。

承認

新規予約、予約の変更・キャンセルを管理者の許可制にするかどうかを設定できます。

予約枠/コース

「予約枠」では、友だちが予約する際に選択する担当者やコースの項目を設定できます。

指名料の設定や、担当者として登録はしたけど「表示しない」といった設定も可能です。

「シフト連動」にチェックを入れている場合、予約受付時間内かつシフトが設定されているところのみ、該当の予約枠が予約受付可能になります。

＜ 設定画面 ＞

＜ 友だちから見た画面 ＞

「予約枠ごとの同時予約可能数」は、各予約枠に対して個別で同時予約可能数を設定することができます。例えば、スタッフごとに受付可能な人数が異なる場合などに便利です。

説明文では通常のテキストとHTMLでの入力が可能です。HTMLにするには「HTMLモード」をオンにします。

例えば下記のコードを入力すると、文字が見やすくなります。

コース時間の表示は、『所要時間(管理者向け)』と『表示時間(友だち向け)』をそれぞれ設定できます。

例えば、以下のように設定が可能です。

＜アシスタント付き＞
最初の30分はアシスタントさんに任せて、その後の1時間は自分で担当するといった場合

所要時間(管理者向け)：60分
表示時間(友だち向け)：90分

＜1人で全部行う＞
個人経営や個別面談など全て1人で行うので、前後の準備や後処理が必要な場合

所要時間(管理者向け)：60分
表示時間(友だち向け)：40分

予約枠が未指定の時の自動振り分け

友だちが予約枠未指定で予約した場合、優先度に応じて自動で予約枠に振り分けることができます。

以下の条件の際に自動振り分けが可能です。

優先度の設定は予約枠の編集より可能です。

美容院を例に解説します。例えば3名の美容師がいて、以下のように設定したとします。

優先度ルールでいくと下記の順で自動振り分けされます。

管理画面での順番は、友だち側に反映されます。

予約枠を表示させたとき、並び順で上位のほうが「ベテランなのかも」「人気かも」と思われやすく、上から指名が入りやすくなります。

人気のスタイリストから順に表示したいけど、予約枠未選択の場合はまだ顧客を抱え込んでいない若い人に振っていきたい、などの場合は歴の浅い美容師から優先順位をつけるとよいでしょう。

優先順位の番号については例えば以下のように決めておくと、人が入れ替わった時でも番号を振り直さずに運用ができます。

また、ベテランにはリピーターもついているので、できるだけ指名の人が入れやすいように空けておきたい場合は、そもそも優先度をつけずに自動振り分けを「対象にしない」にすることも可能です。

予約枠とコースの紐付け

予約枠とコースの紐付けをして、友だちが適切なコースを予約できます。

例えば、講師によって担当教科や指導範囲が異なる場合や施術者によって施術できる項目が違う場合など、予約枠（担当者）によって選択できるコースが異なるときに便利です。

※紐付け設定は友だち予約画面にのみ適用されます。管理画面から予約する際は、設定に関わらずどの予約枠に対しても全てのコースを選択することが可能です。

カレンダー表示

友だちが予約する画面で、カレンダーの表示形式と予約時間の単位を設定できます。

管理者情報

「管理者情報」は、画面下に表示される部分になり、タップすると内容が表示されます。

「同意事項」は友だちが予約を送信するときに表示され、同意ボタンを押すと予約できるようになります。

用途に合わせて「応募規約」「プライバシーポリシー」など自由に設定できます。

サンクスページURL

友だちが予約操作を完了した後に遷移するサンクスページを設定できます。

例えば予約後に、公式サイトから注意事項を確認してもらったり、関連サービスを紹介したりすることができます。

予約完了時・予約変更時・予約キャンセル時のそれぞれに1つずつURLを登録できます。
※リクエスト制の場合、各操作のリクエスト完了時にサンクスページURLに遷移します。

予約情報取得項目

友だちが予約する際に入力する情報を、追加・編集することができます。

各予約時のアクション

「アクション」では、予約完了時や変更時など、様々なタイミングでのアクションを設定できます。

例えば、予約完了時には下記のようなテンプレートを送信する設定にしたり、タグ付けをしたり、専用のシナリオを開始させたりと、あらゆるアクションを発動させることができます。

予約完了後は、無事に予約が完了したかどうかのサンクスメッセージの送信をおすすめします。友だちは右上のアイコンから切り替えて、予約履歴が確認できます。

予約は承認制にすることもできるので、「承認した時用」「否認した時用」などそれぞれ送信するメッセージ内容も登録が可能です。

リマインダ設定

リマインダ設定でリマインドメッセージの送信などができます。

予約キャンセルを未然に防いだり、回答フォームで事前に要望を確認したりすることができます。

リマインダ設定は、「時刻指定」と「差分指定」の2種類あります。アクションは、時刻指定・差分指定を合わせて最大10件まで登録できます。

時刻指定：『予約の3日前の13時』のように時刻を指定して設定ができます。

差分指定：『予約の30分前にメッセージを送る』ように設定できます。

友だちによって予約時間は違うので、例えば5日の12時に予約をした方に、当日の13時にメッセージを送っても予約時間が過ぎてしまっているので、予約時間の○分前にメッセージを送る場合に便利です。

フォロー設定

フォロー設定で、実際に来店/来場した友だちに対して、フォローアップのためのメッセージ送信などができます。

例えば、感想や評価をアンケートで回答してもらったり、再来店/再来場を促すためのクーポン送付などができます。

フォロー機能も「時刻指定」と「差分指定」の2種類あります。アクションは、時刻指定・差分指定を合わせて最大10件まで登録できます。

時刻指定：予約当日を「0日後」として計算し、指定した時刻にアクションを実行します。

差分指定：「コース終了後」から時間が経過したタイミングでアクションを実行します。

※時間は予約コースの表示時間終了時刻から計算されます。表示時間を設定していないコースの場合、また、コース未指定の場合については、所要時間の終了時がフォローの開始時間です。

フォロー機能設定後は、友だち予約詳細にて、「来店/来場済み」のチェックボックスにチェックを入れると、来店/来場済みとなり、フォローアクションを実行するかどうか選択できます。

※「来店/来場済み」のチェックは手動で行います。友だちが来店/来場したら管理画面より操作してください。

複数の友だちにまとめてチェックを入れることも可能です。

【予約一覧画面】＞【予約リストビュー】から、「来店/来場済みに変更する」を選択して【実行する】ボタンをクリックすると、選択した友だちをまとめて来店/来場済みに変更できます。

カレンダー予約機能とGoogleカレンダーの連携が可能

2022年9月8日にカレンダー予約機能とGoogleカレンダーが連携できるようになりました。

Googleカレンダー連携設定を行うと、Googleカレンダー上で予定がない時間帯だけに、Lステップのカレンダー予約機能から予約を受け付けることができます。

カレンダー予約機能とGoogleカレンダーの連携で何ができるの？

Googleカレンダーとの連携では、大きく下記の2つができます。

ご予約をいただく度にスケジュールを更新する手間が減り、予約の反映漏れを気にしたり、定期的に予約管理画面を見ることもなくなります。

Googleカレンダー連携の設定手順

カレンダー予約機能とGoogleカレンダー連携の設定手順を解説します。

設定方法

① Lステップにログイン後、左メニューから「カレンダー予約」をクリックします。

② 「予約設定」＞「外部サービス連携」から「＋Googleカレンダー連携設定を追加する」をクリックします。

③ Googleカレンダー連携設定画面が表示され、どのGoogleアカウントと連携するかを設定します。

初めて設定する場合は「Googleアカウント名」を入力するために、まずは連携したいGoogleアカウントでサインインする必要があるので「Sign in with Google」をクリックしましょう。次回以降はプルダウンで選択できるようになります。

Lステップにログインできない外部の人とカレンダー連携をしたい場合は「外部連携URLを発行」をクリックするとリンクを発行することができます。

④ 連携したいアカウントを選択します。

⑤ 内容を確認したら一番下の項目にチェックを入れ、【続行】をクリックします。

⑥ サインインしたGoogleアカウントが「Googleアカウント名」の選択肢に表示されます。

⑦ 次に「カレンダーID」を入力します。まず、Googleカレンダーを開き、左メニューのマイカレンダーからIDを確認したいカレンダーを選び、右側の3点リーダーをクリックします。

⑧設定と共有をクリックします。

⑨ カレンダーの設定ページが表示されるので、下部の「カレンダーの統合」からカレンダーIDの確認ができます。

⑩ カレンダーIDをコピーペして「カレンダーID」に貼り付けしたら、予約枠の該当者を選択します。
※1つの予約枠に対して連携できるGoogleアカウントは1つのみです。

⑪ 任意で「連携対象」でGoogleカレンダーと連携する対象を選択します。

すべて：予約とシフトのどちらも連携します。
予約をGoogleカレンダーに連携：予約がGoogleカレンダー上に予定として反映されます。
Googleカレンダーをシフトに連携：Googleカレンダーの予定をもとにシフトが自動作成されます。

⑫ 最後に「連携設定を保存」をクリックします。

⑪ 連携アカウント一覧に先ほど連携したアカウントが表示されれば設定完了です。

Googleカレンダー側の表示

カレンダー予約機能で友だちが予約をすると、連携したGoogleカレンダーに対して自動的に予定が入ります。

友だちが予約をキャンセルすると、「キャンセル済み」として表示されます。

Googleカレンダーと予約枠の複数連携

1つの予約枠に対して連携できるGoogleカレンダーは、1つのみです。

1つのGoogleカレンダーに対して、予約枠は複数連携することができます。

Googleカレンダーとシフト連動の仕組み

Googleカレンダー連携設定を行うときに、連携対象を「すべて」または「Googleカレンダーをシフトに連携」にした場合、Googleカレンダー上で予定がない時間帯を、Lステップのカレンダー予約機能でのシフトとして連動させることができます。

Googleカレンダー上で予定がない時間帯が、連携した予約枠のシフトとして自動的に管理画面上に反映されます。

＜予定のない時間帯が、Lステップのカレンダー予約シフトに反映＞

Googleカレンダーに予定がない時間はすべてカレンダー予約のシフトに反映されますが、実際に予約できる時間として友だち予約画面に表示される枠は、設定した予約受付時間の範囲内のみです。

※Googleカレンダー連携機能を使用する場合、予約受付時間が正しく設定されていないと、予定が入っていない時間帯に予約が入ってしまいますので、予約受付時間設定を確認しましょう。

予約受付の状態や予約サイトURLの発行方法

予約受付の状態や予約サイトのURLを発行する方法について解説します。

①友だち予約

予約URLからの予約受付について、稼働・停止の切り替えができます。

停止状態にしておくと、予約URLからの予約受付を行わない状態にできます。例えば設定の変更などで、一時的に友だちからの予約を受け付けたくない場合などに利用できます。

②予約サイト確認

友だち予約URLと予約履歴URLが確認・取得できます。また、予約枠とコースを指定した予約URLを発行・取得できます。

友だち予約URL：友だちが予約するためのURLです。このリンクを友だちに送って、予約を受け付けます。

友だち予約履歴URL：友だちが予約履歴を確認するためのURLです。このリンクを友だちに送ると、友だちが予約履歴を一覧で確認することができ、予約変更やキャンセルを行うことが可能です。

予約枠とコースを指定した予約URLを発行する：指定した予約枠とコースが選択済みになる予約URLを発行できます。

③お知らせ

新規予約の状況を確認でき、クリックすると該当の予約詳細に遷移します。

④マニュアル

カレンダー予約機能のマニュアルページを開くことができます。

⑤アイコン

現在のLINE公式アカウントとログイン中のユーザーを確認できます。また、プッシュ通知のON/OFFを操作できます。

二要素認証機能の設定が可能

カレンダー予約では、セキュリティ設定で二要素認証機能の設定がスタートプランから可能です。
※プロプラン以上では、登録スタッフに対する二要素認証の必須設定もできます。

二要素認証の設定方法

① マイページのメニューから「二要素認証」をクリックし、「二要素認証をONにする」をクリックします。

② 登録されたメールアドレスを利用して、Lステップ管理画面へのログイン時に二要素認証を設定しますので、メールを確認しましょう。

③ メールが届いたら、「メールアドレスを確認」をクリックします。

④　メールアドレスが確認されたら、二要素認証がONになります。

※二要素認証をOFFにしたい場合は、「二要素認証をOFFにする」をクリックすると、以下のポップアップが表示されるので、「OK」をクリックするとOFFにできます。

⑤ 二要素認証がONの場合、管理画面ログイン時にID・パスワードの入力後、メール認証のステップが追加されます。登録したメールアドレス宛に届いた認証コードを入力してログインしてください。

カレンダー予約機能の通知設定が可能

カレンダー予約からの予約時や予約変更のリクエスト時など、必要なタイミングで通知を設定することができます。

友だち予約URLからカレンダー予約画面が表示されない場合

友だちへカレンダー予約のURLを送信後、予約URLを開いてもカレンダー予約画面が表示されない場合は、LINE DevelopersのLINEログインチャネル設定に誤りがある可能性があります。

LINEログインチャネルの設定を再度見直しましょう。

【確認ポイント】

①LINEログインチャネルの設定が完了しているかを確認する

管理画面左メニューから【アカウント設定】＞【LINEログインチャネル設定】タブを開き、下記のように「チャネルID」が登録されている場合はLINEログインチャネルの作成と登録は完了しています。

②LINE Developersのプロバイダーの確認する

LINE Developersにログインし、【右上ご自身のLINEアイコン】＞【表示されている名前部分】＞画面左側にあるプロバイダー一覧内【現在運用中のプロバイダー名】をクリックします。

LINEログインとMessaging APIの2つのチャネルが表示されていれば、登録したプロバイダーに問題はありません。

※該当するプロバイダーにLINE公式アカウントとLINEログインの2つのチャネルが表示されておらず、①のLINEログインチャネルの設定が完了している場合は、管理画面右下の「各種お問い合わせはここをクリック！」よりお問い合わせください。

③LINEログインチャネルの公開設定の確認する

LINE Developersで【該当するプロバイダー】＞【表示されたLINEログインチャネル】で「公開済み」になっていることを確認します。

④LINEログインチャネルIDの確認する

LINE Developersで【該当するプロバイダー】＞【LINEログインチャネル】＞【チャネル基本設定】＞【チャネルID】を確認します。

Lステップ管理画面左メニュー【アカウント設定】＞【LINEログインチャネル設定】タブを開き、チャネルIDが同じかどうかお確かめください。

上記の確認をしたにも関わらず問題が解決されない場合は、Lステップ管理画面右下の「各種お問い合わせはここをクリック！」よりお問い合わせください。

カレンダー予約の活用シーン

カレンダー予約は、次のようなシーンで活用することが可能です。

Lステップのイベント予約とは？

イベント予約は、特定日に開催するイベントに対して予約を受け付ける機能です。受付したい日時をあらかじめ指定し、その予約枠ごとに定員や場所、プランなどを設定することが可能で、受付人数の多いセミナーやイベントの予約に使えます。

イベント予約で何ができるの？

単発か長期かのイベントタイプが設定できて、開店○周年などの単発でイベントを行いたい時にオススメです。

予約枠は最大150個まで登録可能なので、複数のイベントを同時に行ったり、タイプの違う単発イベントを多く作成しておいたりすることも可能です。また、予約一覧をCSVエクスポートすることもできます。

予約完了後はさまざまなアクション設定ができます。

アクションの設定は

のタイミングでそれぞれ設定できます。

例えば予約成功時には、予約完了メールと来店時前アンケートを送り、お客様のご要望などをお伺いすることができます。

また、リマインド配信も設定が可能なので、前日・3日前・5日前、と設定してお客様の予約忘れ防止にも繋がります。

また、友だちからの予約キャンセルや変更を許可するかどうかも設定ができ、変更可能な期限も設定ができます。

イベント予約機能の実際の操作方法・イメージ

Lステップメニュー内の「予約管理」より「イベント予約」をクリックすると表示されます。

イベントの予約枠を登録する

「1. イベントの詳細を設定」でイベント内容の登録をしていきます。イベント画像はなくても登録が可能です。

「2.予約枠の日時、場所、定員を設定」で予約枠の詳細設定をします。下記は11月5日に1枠で定員10名、締め切りは11月4日の設定例です。

「詳細設定」では「予約成功時」「キャンセル時」「予約変更時」に起こるアクションを設定できます。

例えば、予約成功後にお礼のメッセージを送ったり、友だち情報に予約内容を保存したりすることが可能です。

完成した予約ページのURLをリッチメニューに設定して、タップすると予約画面を表示させて、友だちが簡単に予約できるように設定できます。

予約をした時と同じURLをタップすると、「予約履歴」ボタンから、現在の予約状況の確認やキャンセル・変更が可能です。

イベント予約の注意点

イベント予約を使う際の注意点をお伝えします。

友だちが入力した内容の編集はできない

友だちが入力した内容は、後から編集することができません。

変更可能な部分は「ステータスの変更」「アクションの実行」の2点のみなので、予約してもらう時は入力間違いがないようにイベント詳細等で呼びかけておくと良いでしょう。

〈 変更可能箇所 〉

〈 イベント詳細入力例 〉

イベント予約を使った活用シーン

イベント予約では、次のようなシーンで活用することが可能です。

まとめ

今回はLステップの予約管理機能について解説しました。

予約管理機能を活用することで、自動化して運用コストを削減し、同時にリマインダ配信等を設定することで予約忘れ防止にも繋がり、来店率もアップします。

カレンダー予約、イベント予約、それぞれの特徴を活かして、ご自身のビジネスで活用してみてくださいね。

設定のサポートや、使い方についてのアドバイスを希望される方は、ご契約者様限定サポートの「スポットコンサル」をご活用ください。Lステップの認定サポーターが個別にフォローいたします。