Lステップの予約管理機能とは?特徴や詳しい使い方を徹底解説!

*引用 株式会社MARKELINK様 LINE公式アカウントチャンネルより

 

ご自身のビジネスで、予約管理機能を使っている方は多いと思います。

 

今はたくさんのツールがありますが、LINEで予約ができたら便利ですよね。

 

ただ、

困った顔の男性
LINEと連携できる予約管理機能が分からない
困った顔の女性
顧客管理に追加で料金が発生すると運用コストが気になる
困った顔の男性
どのツールを使ったら良いのか分からない

といったお悩みはありませんか?

 

LINE公式アカウントと連携できるLステップには、スタートプランから使える予約管理機能がありますが、「カレンダー予約」「イベント予約」の2種類があります。

 

2021年10月28日リリースされた「カレンダー予約」は、大手サロン検索&予約サイトのようなものがLステップ上で作成できる機能です。

 

今回は、

人とビックリマークのアイコン
カレンダー予約機能で何ができるのか
人とビックリマークのアイコン
イベント予約機能と何が違うのか

といった、両方の特徴や違いをまとめてご紹介したいと思います

 

既に他の予約管理機能を使っている方や、これから予約管理機能を使おうと考えてる方も、ぜひ参考にしてみてくださいね。

予約管理機能とは?

予約管理機能とは、WEBサイト上やお電話などから寄せられる予約情報をまとめて、登録・管理の一元化を可能にするツールのことです。

 

特に店舗を持つ美容室やエステサロン、整体等の治療院や飲食店、カルチャースクールやセミナーなど多くの業界で導入されています。

 

また、予約管理機能を導入することにより、顧客情報をデータ化できるので、分析に役立てることも可能です。

 

予約状況はリアルタイムで確認できるので、予約のバッティングやミスのない管理が可能となります。

予約管理機能を使う3つのメリット

メリットと書かれた黒板
予約管理機能を使うメリットは以下の3つです。

予約を24時間受け付けられる

スタッフがいない時間や、他のお客様の対応中などで今まで取りこぼしていた予約を、予約管理機能を利用することで24時間365日対応可能になります。

 

また、お客様側も「電話が繋がらない」「空き状況の確認で待たされる」などの不満も解消し、顧客満足度がアップします。

人件費の削減が期待できる

予約時の受付専属の人を雇う必要がなかったり、サービス中に予約の電話対応をする機会を減らせたりなど、人件費の削減につながります。

予約キャンセルの抑止・低下

予約後の確定メールやリマインダ配信を使うことによって、スケジュール忘れによる直前キャンセルや、無断キャンセルの抑止に繋がります。

 

LINEだとプッシュ通知で届くので、お客様がメッセージを見逃すことも少なくなり、事前に送る店舗までの地図や「ご来店お待ちしておりますね」などのメッセージもより効果的になります。

予約率アップが期待できる

インターネットでの生活が中心になっている今は、電話をかけることにハードルを感じる方も中にはいます。

 

また、営業時間中は仕事や家事で忙しく、予約の連絡を忘れがちな人にとっては、電車での移動中などにオンラインで予約ができるのは非常に便利。

 

予約管理機能の導入によって、利便性重視の人の予約率アップが期待できます

LINE公式アカウントの予約管理機能の特徴

ラインで予約の利用イメージ画面

 

LINE公式アカウントには「LINEで予約(レストラン予約機能)」というオプション機能があります。

 

ただ、飲食店ならどこでも使える機能ではなく、「ぐるなび」に有料加盟している店舗が対象の機能です。※2021年11月時点

 

「ぐるなび」の有料会員になっていない場合や、飲食業界以外の場合、別途で予約管理機能の契約が必要です。

 

詳しくは、LINEマーケットプレイスをご確認ください。

ラインマーケットプレースの文字とラインが移るスマホを持つ手

Lステップの予約管理機能の特徴

Lステップの予約管理機能には「カレンダー予約」「イベント予約」の2種類があります。

 

この機能は月額2,980円のスタートプランからでも、Lステップの様々な機能と合わせて利用することが可能で、業種問わずに利用できるのが魅力的です。

 

Lステップの予約管理機能を使う最大のメリットは、LINEで予約対応が完結できることです。

 

また、

  • 自動で予約が完了するので、運用コストが削減する
  • リピーターの囲い込みができて、来店頻度がアップする
  • 予約の電話が減って、メインの業務に集中できる
  • 自動でリマインダ配信をすることで、ドタキャン防止や参加率UPにつながる
  • スタッフやメニュー・定休日などご自身のビジネスに合わせて柔軟な設定が可能

といった効果も期待できます。

 

それぞれの特徴や活用シーンを考えて、上手に活用していきましょう。

Lステップのカレンダー予約とは?

カレンダー予約のプレビュー画面

カレンダー予約とは、カレンダーの空いている日付から日時指定の予約ができる機能です。

 

例えば、定休日や営業時間を設定した上で、空いている時間帯に予約を入れるようにできるので、継続して予約を受け付けたい店舗やオンライン窓口などで便利です。

 

この機能はスタートプランから利用可能です。

カレンダー予約で何ができるの?

カレンダー予約の画面

 

カレンダー予約では、担当者ごとに予約枠を設けることができ、友だちは担当者やコースを選択して予約をすることができます。

 

管理者は、予約管理画面で予約状況の確認や、予約者へのメッセージ・リマインダ配信などを行うことができます。

 

例えば、

  • 予約時に担当者が選べる
  • 予約時にコースが選べる
  • 予約時間を15分単位で選べる
  • 営業日やシフト設定ができる
  • 新規予約や変更・キャンセルを承認制にできる
  • 自動返信やリマインド設定ができる
  • タグ付け等のアクション設定ができる
  • 日ごと・月ごとの一覧で予約状況が一目で分かる
  • 新規の予約が手動でも行うことができる
  • 予約の検索ができる

といった設定が可能です。

カレンダー予約の実際の操作方法・イメージ

Lステップメニュー内の「予約管理」より「カレンダー予約」をクリックすると表示されます。

 

カレンダー予約の確認場所

予約一覧

実際の管理画面ではどのように表示されるかを見ていきましょう。

日ごとで予約状況を確認する

「予約一覧」>「日」では、その日に誰がシフトに入っていて、どの時間に予約が入っているかを確認できます。

 

予約一覧の日毎の確認場所

月ごとで予約状況を確認する

「予約一覧」>「月」では、その月にどれくらいの予約が入っているかを月単位で確認ができます。

 

予約一覧の月単位の確認場所

予約状況を一覧で確認する

「予約一覧」>「三本線マーク」では、予約状況を一覧で見ることができ、右側の「絞り込みメニュー」を使うと予約の検索も可能です。

 

予約一覧確認場所

シフト

週ごとでシフト状況を確認する

「シフト」では、現在登録されているシフトの状況が日ごとの他に週ごと、月ごとで確認することが可能です。誰がいつシフトに入るかが一目で分かります。

 

シフトの週ごとの作成場所

各担当者のシフトを登録する

右上の「新規シフト」をクリックするとシフトの作成ができます。

 

シフト作成後の画面

 

予約枠ごとにシフトの設定をすると、シフト以外の時間は予約ができないようになります。

 

新規シフト作成画面

予約設定

予約設定画面についてご説明します。

お店の予約受付時間を設定する

「予約設定」>「予約受付時間設定」では、お店全体の予約受付時間の設定ができます。

 

曜日ごとに時間を変えたり、24時間受付にしたりすることもできます。

 

予約設定受付画面

予約枠とコースを設定する

「予約設定」>「予約枠 / コース 設定」では、実際に友だちが選択する担当者とコースの一覧を登録します。

 

指名料の設定や、担当者として登録はしたけど「表示しない」といった設定も可能です。

 

設定画面

予約設定画面

 

友だちから見た画面

予約システム画面

友だち予約設定

「予約設定」>「友だち予約設定」で同時予約可能数や予約の受付期間など、予約に関する細かい設定が可能です。

 

例えばお店のお席は3席まで、スタッフは4人シフトに入っていたとしましょう。

 

スタッフは4人対応できますが、お席は3席しかないので、4件の予約が入ってしまうと、対応ができません。

 

そういった場合は、「全体の同時予約可能数」を3人に設定します。「予約枠ごとの同時予約可能数」は予約枠でダブルブッキングできる件数の指定なので、この辺は使い分けてみてください。

 

予約の受付期間は、10日先まで、1ヶ月先までなど、細かく設定が可能です。

 

他にも予約完了後に予約の変更をしたい場合、友だちからの変更を「許可する」か、「リクエスト承認」してから許可にするかなども設定ができます。

 

友だち予約設定画面

 

「管理者情報設定」については、画面下に表示される部分になり、タップすると内容が表示されます。

 

「注意事項・利用規約」は、こちらに入力すると友だちが予約を送信するときに表示され、同意ボタンを押すと予約できるようになります。

 

予約システムの店舗情報のボタン

 

「予約情報取得項目」は予約をする時にお名前はフリガナなど、入力してもらう項目の設定ができます。

 

取得情報は友だち情報と紐づけることが可能です。

 

予約情報取得画面

アクション/リマインダ 設定画面

「予約設定」>「アクション/リマインダ 設定」では、予約完了時や変更時など、様々なタイミングでのアクションを設定できます。

予約時のアクションを設定する

予約アクション設定場所

 

例えば、予約完了時には下記のようなテンプレートを送信する設定にしたり、タグ付けをしたり、専用のシナリオを開始させたりと、あらゆるアクションを発動させることができます。

 

メッセージ入力画面

 

無事に予約が完了したかどうかと、予約内容の確認ができるよう、予約完了後はサンクスメッセージの送信をおすすめします

 

予約は承認制にすることもできるので、「承認した時用」「否認した時用」などそれぞれ送信するメッセージ内容も登録が可能です。

リマインダ設定をする

リマインダ設定は、「時刻指定」「差分指定」の2種類あります。

 

「時刻指定」は、予約の3日前の13時のように時刻を指定して設定ができます。

 

「差分指定」は、予約の30分前にメッセージを送るように設定できます。友だちによって予約時間は違うので、例えば5日の12時に予約をした方に、当日の13時にメッセージを送っても予約時間が過ぎてしまっているので、予約時間の○分前にメッセージを送る場合に便利です。

 

リマインダ時間設定画面

シフト設定

「予約設定」>「シフト 設定」では、チェックを入れると予約枠にシフトが入っていない場合には、予約ができなくなります。

 

シフト機能を使う場合はチェックを入れておくと良いでしょう。

 

シフトを登録するためには、「予約設定」でまず予約枠を設定し、その後に担当者ごとのシフトを登録していきます。

 

シフト設定場所

カレンダー予約の活用シーン

カレンダー予約は、次のようなシーンで活用することが可能です。

 

  • オンライン相談窓口の予約
  • 不動産相談窓口の予約
  • 保険相談窓口の予約
  • スポーツジムなどの見学、体験予約
  • コンサルティングの予約
  • クリニックの予約
  • ブライダルサロンの予約
  • 整体院の受付予約
  • 病院、動物病院で先生別で診察予約
  • ペットのトリミング予約
  • 写真スタジオの撮影予約
  • 自動車のオイル交換の予約
  • スマホバッテリー交換予約
  • コワーキングスペースの個室予約
  • レンタカー予約
  • 体育館、テニスコート等の場所予約
  • セミナー等での機材貸し出しの予約
  • 飲食店の個室予約
  • パソコン教室の次回予約
  • 観光などの体験会の予約
  • 高速バスの席予約
  • 英会話教室のグループレッスン予約

Lステップのイベント予約とは?

イベント予約の設定画面

 

イベント予約は、特定日に開催するイベントに対して予約を受け付ける機能です。受付したい日時をあらかじめ指定し、その予約枠ごとに定員や場所、プランなどを設定することが可能で、受付人数の多いセミナーやイベントの予約に使えます。

イベント予約で何ができるの?

単発か長期かのイベントタイプが設定できて、開店○周年などの単発でイベントを行いたい時にオススメです。

 

予約枠は最大60個まで登録可能なので、複数のイベントを同時に行ったり、タイプの違う単発イベントを多く作成しておいたりすることも可能です。また、予約一覧をCSVエクスポートすることもできます。

 

予約完了後はさまざまなアクション設定ができます。

 

アクション設定画面

 

アクションの設定は

  • 予約成功時
  • キャンセル時
  • 予約変更時
  • 予約承認時(「承認制度有無」で承認制にした場合)
  • 予約否認時(「承認制度有無」で承認制にした場合)

のタイミングでそれぞれ設定できます。

 

例えば予約成功時には、予約完了メールと来店時前アンケートを送り、お客様のご要望などをお伺いすることができます。

 

また、リマインド配信も設定が可能なので、前日・3日前・5日前、と設定してお客様の予約忘れ防止にも繋がります。

 

また、友だちからの予約キャンセルや変更を許可するかどうかも設定ができ、変更可能な期限も設定ができます。

イベント予約機能の実際の操作方法・イメージ

Lステップメニュー内の「予約管理」より「イベント予約」をクリックすると表示されます。

 

イベント予約メニューの場所

イベントの予約枠を登録する

「1. イベントの詳細を設定」でイベント内容の登録をしていきます。イベント画像はなくても登録が可能です。

 

イベントの詳細設定画面

 

「2.予約枠の日時、場所、定員を設定」で予約枠の詳細設定をします。下記は11月5日に1枠で定員10名、締め切りは11月4日の設定例です。

 

予約枠の設定画面

 

「詳細設定」では「予約成功時」「キャンセル時」「予約変更時」に起こるアクションを設定できます。

 

例えば、予約成功後にお礼のメッセージを送ったり、友だち情報に予約内容を保存したりすることが可能です。

 

予約成功時アクション設定画面

 

完成した予約ページのURLをリッチメニューに設定して、タップすると予約画面を表示させて、友だちが簡単に予約できるように設定できます。

 

コンテンツ設定場所

 

予約をした時と同じURLをタップすると、「予約履歴」ボタンから、現在の予約状況の確認やキャンセル・変更が可能です。

 

予約履歴のボタン画面

イベント予約の注意点

イベント予約を使う際の注意点をお伝えします。

友だちが入力した内容の編集はできない

友だちが入力した内容は、後から編集することができません。

 

変更可能な部分は「ステータスの変更」「アクションの実行」の2点のみなので、予約してもらう時は入力間違いがないようにイベント詳細等で呼びかけておくと良いでしょう。

 

変更可能箇所

ステータス変更ボタン

友だちの予約ステータス変更画面

 

イベント詳細入力例

予約システムの画面

イベント予約を使った活用シーン

イベント予約では、次のようなシーンで活用することが可能です。

 

  • 大人数の大規模セミナー
  • 不定期で開催される単発イベント
  • 単発イベントでのアルバイト募集
  • 「先着○名様」のような限定プレゼント企画
  • 時間ごとに入場規制をかける展示会場

まとめ

いかがでしたでしょうか。

 

予約管理機能を活用することで、自動化して運用コストを削減し、同時にリマインダ配信等を設定することで予約忘れ防止にも繋がり、来店率もアップします

 

カレンダー予約、イベント予約、それぞれの特徴を活かして、ご自身のビジネスで活用してみてくださいね。

 

今回の記事を動画で見たい方はこちら(株式会社MARKELINK様)


*引用 株式会社MARKELINK様 LINE公式アカウントチャンネルより

 

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