LINE公式アカウントとは、企業や店舗が友だちに情報を届けたり、チャットでやり取りしたりできるビジネス向けのアカウントです。
企業から顧客に向けた情報発信のツールとして知られていますが、実は社内連絡にも有効活用できます。
業務連絡や社内報、資料の共有など、社内の情報共有をスムーズにできるのが魅力です。
本記事では、LINE公式アカウントを社内連絡に活用する方法やメリット、導入時の注意点を解説します。
目次
社内連絡におけるLINE公式アカウントの活用法3選
ここでは、社内連絡におけるLINE公式アカウントの活用法を3つ紹介します。
- 業務連絡を一斉配信で伝える
- チャット機能を個別連絡に利用する
- リッチメニューに社内報や資料へのリンクを設置する
それぞれ順に見ていきましょう。
業務連絡を一斉配信で伝える
LINE公式アカウントがあれば、友だち追加している社員に向けて、業務連絡を一斉配信できます。
社内ルールの変更や社内イベントの告知、定期健診の連絡など、全社員に知ってもらいたい情報をまとめて伝えられます。
同じ内容を同じタイミングで届けられるため、店舗や部署による認識の違いを防止可能です。
また、社員が日常的に使っているLINEに通知が届くので、緊急時の連絡に気づきやすいメリットもあります。
【天候不良時の緊急連絡例】
また、メールや紙の掲示物に比べて見落としが少なくなるため、社内全体の認知度向上にも役立つでしょう。
チャット機能を個別連絡に利用する
LINE公式アカウントのチャット機能では1対1でコミュニケーションが取れるので、社員との個別連絡や確認事項のやり取りに便利です。
電話より履歴が残り、メールよりも気軽に連絡しやすい点が特長です。絵文字や画像もLINEと同じように送信できます。
提出物の確認、社内手続きに関する質問など、個別対応が必要な場面で役立ちます。
また、LINE公式アカウントの個人チャットは、メッセージを送った社員とアカウントの管理担当者しか内容を見れません。
小規模な会社であれば、LINE公式アカウントの管理担当者が社長や直属の上長になる場合も多いので、遅刻や欠勤といった勤怠連絡の窓口に使ってもよいでしょう。
LINE公式アカウントには定型文を登録する機能があるため、あらかじめよく使う返信内容を登録しておけば、忙しいときでも短時間で対応できます。
リッチメニューに社内報や資料へのリンクを設置する
リッチメニューとは、LINEのトーク画面下部に表示されるメニューのことです。
社内連絡で活用する場合は、
- 社内報
- 業務マニュアル
- 申請フォーム
- 勤怠管理システム
- 研修資料
などへのリンクをまとめておくと便利です。
社員が必要な情報にすぐアクセスできるため、業務効率の向上が期待できます。
確認が後回しにされがちな社内報をリッチメニューに設定しておくと、時間ができたときに見やすくなるため、閲覧率の向上につながるでしょう。
属人化しやすい業務フローや引き継ぎ資料、福利厚生情報などもまとめることで、情報の分散を防ぎ、効率的な共有が可能です。
LINE公式アカウントを社内連絡に活用するメリット
続いて、LINE公式アカウントを活用するメリットを3つ紹介します。
- 普段使っているツールで連絡が取れる
- 管理の負担が1人にかたよらない
- 月額使用料0円から利用できる
順番に説明します。
普段使っているツールで連絡が取れる
LINE公式アカウントのメリットは、社員が普段利用しているLINEを使って連絡が取れることです。
新しく社内ツールを導入すると、社員は使い方を初めから覚える必要があります。操作が難しいと、社内に定着しないことも少なくありません。
しかし、LINE公式アカウントなら、友だち追加するだけで、普段のLINEと同じような感覚で社内連絡をチェックできます。
メールを確認する機会が少ないアルバイトやパートでも、LINEから情報を受け取れる仕組みが作れます。
そのため、導入からすぐに社内全体で利用しやすく、高い定着率が期待できるのが特長です。
管理の負担が1人にかたよらない
LINE公式アカウントは、複数の社員が同じアカウントを管理することも可能なため、運用の負担が1人に集中しにくいツールです。
担当者の役割に応じて、以下の4種類の権限が設定できます。
- 管理者
- 運用担当者
- 運用担当者（配信権限なし）
- 運用担当者（分析閲覧権限なし）
1つのアカウントにつき、権限の種類を問わず、担当者を100人まで登録可能です。
総務担当者や各部署の責任者など、確認する人を決めておけば、確認漏れや対応の遅れを防ぎやすくなります。
また、会社のアカウントにやり取りが残るため、LINE公式アカウントの管理担当者が休みの日や退職した場合でも、これまでの業務をスムーズに引き継ぎできるのもメリットです。
月額使用料0円から利用できる
LINE公式アカウントの料金プランは、配信通数の違いや追加メッセージの有無によって、「コミュニケーションプラン」「ライトプラン」「スタンダードプラン」の3つに分かれています。
無料のコミュニケーションプランでも、月200通まで配信可能で、そのほかの基本機能は有料プランと同様に使えます。
コストをかけずにテスト運用できるため、社内連絡ツールとして導入ハードルが低い点が大きなメリットです。
LINE公式アカウントを導入する際の注意点
LINE公式アカウントを導入する際の注意点は、以下の3つです。
- 配信数に応じて費用が発生する
- 社員情報の管理に手間がかかる
- コンプライアンスの規定が必要になる
それぞれ、詳しく解説します。
配信数に応じて費用が発生する
LINE公式アカウントは、配信するメッセージの数に応じて費用が発生する場合があります。
無料プランでは月200通までしか配信できません。社員が多い企業で一斉配信を繰り返すと、メッセージ通数がすぐに限界に達してしまうことも考えられます。
LINE公式アカウントを社内連絡で運用する場合は、すべての情報を一斉配信するのではなく、配信する内容を選ぶことが大切です。
例えば、緊急性の高い連絡はメッセージを配信し、社内報のような定期連絡は社内の共有ページに掲載して、そのリンクをリッチメニューに設置する方法があります。
必要な情報を社員が自分で確認できるため、不要な配信を減らしやすくなります。
無料で使える範囲を理解したうえで、コストと利用頻度のバランスを取りながら運用しましょう。
社員情報の管理に手間がかかる
LINE公式アカウントを社内連絡に利用する場合、社員情報の管理は基本的に手動で行う必要があります。
社員の入社や退職のたびに友だち追加の状況をこまめに確認しなければならず、担当者の負担が大きくなりがちです。
部署や役職ごとにグループ分けしておきたい場合も、タグ（ラベル）を手動で付与する必要があります。
そのため、LINE公式アカウントを社内連絡で使うなら、社員の追加や情報の変更があった際の業務フローを決めておくと運用しやすくなります。
社員数が多いほど友だち情報を管理する負担が大きくなるので、どの情報をどの担当者が管理するかなど、運用前に準備を進めておきましょう。
コンプライアンスの規定が必要になる
社内連絡で個人のLINEアカウントを使うことになるので、情報漏えいやコンプライアンス違反を防ぐためのルールが必要です。
具体的には、以下のような社内規定を設けることが推奨されます。
- 業務連絡での使用範囲（送信してよい情報・送信してはいけない情報）
- アカウントの管理者と権限の範囲
- 退職や異動時のアカウント処理の手順
- 万が一、情報漏えいが発生した際の対応手順
社外の友だちに企業情報を誤って配信したり、退職後も連絡履歴を確認できたりすることがないように、業務フローを作っておきましょう。
特に、個人情報や機密情報を扱う業種で運用する場合は、自社のセキュリティ基準を満たせるように、入念な社内規定を作ることが重要です。
社内連絡を効率化するなら「Lステップ」がおすすめ
LINE公式アカウントだけでも社内連絡はできます。
一方で、もし部署ごとに案内を変えたり、社員情報の整理を効率化したりしたい場合は、LINE公式アカウントの拡張ツールである「Lステップ」がおすすめです。
Lステップを使えば、社員の情報を自動で蓄積・管理でき、部署・役職ごとの効率的な配信や、LINE上での各種申請フォームの作成まで対応できます。
各種申請用のフォームを作成できる
Lステップでは、LINE上で使える回答フォーム※を作成できます。 ※申し込みフォームやアンケートを作成できる機能
社員はLINEからそのままフォームに回答できるため、別のツールをわざわざ開く必要がありません。
例えば、以下のような社内向けフォームを作成できます。
- 転居申請フォーム
- シフト希望申請フォーム
- 有給申請フォーム
- 備品申請フォーム
- 研修申込フォーム
【転居申請フォーム】
メールやチャット、紙で受け付けていた申請をLINEに統一できるので、情報を整理しやすくなるのがメリットです。
社員情報を自動で整理・管理できる
Lステップには社員から送信された申請内容をもとに、社員情報を整理・管理する機能が備わっています。
例えば、回答フォームを使って新しい住所や所属支社を入力してもらえば、その回答内容をLステップ上の社員情報に自動で反映する設定も可能です。
申請フォームの内容はすべてLステップに記録できるので、メールや紙での申請と違い、入力漏れや更新忘れの防止につながります。
社員の数や部署、店舗の数が多くても、Lステップがあれば、情報管理をスムーズにできるようになるでしょう。
複雑な配信作業を自動化できる
Lステップでは、条件を指定してメッセージを配信する社員を絞り込むセグメント配信ができます。
例えば、新入社員には入社後の案内を送る、研修対象者だけに申請フォームを送るといった運用が可能です。
また、Lステップのリマインダ配信を活用すれば、会議の予定を知らせるメッセージや提出期限の通知を自動化できます。
担当者が個別に連絡する手間を省けるため、社内連絡の負担軽減にも効果的です。
連絡漏れのリスクもなくなり、煩雑になりがちな社内連絡の運用をスムーズに進められます。
部署ごとに必要な情報を表示できる
Lステップを活用すると、社員ごとにリッチメニューを出し分けられます。
例えば、部署ごとの専用メニューや、店舗で働くアルバイトやパート向けのメニューを表示するなど、柔軟な運用が可能です。
【営業部向けのメニュー】
【店舗運営部向けのメニュー】
また、社員の役職ごとに切り替える方法もおすすめです。管理職には経営情報のリンクを設定したボタンを加えて、より専門的なリッチメニューも用意できます。
全社員に同じメニューを表示すると、情報が多くなりすぎて、かえって必要な情報にたどりつけなくなります。
必要な情報を厳選して表示することで、社内連絡ツールとしてより使いやすくなるでしょう。
LINE公式アカウントを活用して、社内連絡を効率化しよう
LINE公式アカウントは、社内連絡にも活用できる便利なツールです。
業務連絡の一斉配信、個別チャット、社内報や資料リンクの共有などに使えば、社員への情報共有をスムーズにできます。
普段使っているLINEで連絡を受け取れるため、新しい操作を覚える必要がなく、社員が受け入れやすい点がメリットです。
さらに、LINE公式アカウントとLステップを組み合わせれば、社内連絡だけでなく、ツールの運用を効率化できます。
社内連絡用のツールとして、LINE公式アカウントを検討している場合は、Lステップの活用も併せて考えてみてください。
