- 予約の電話で受付やスタッフの手が止まってしまう
- 患者情報の管理に手間がかかる
こうした日々の業務負担に悩む歯科医院にとって、LINE公式アカウントの活用は、患者対応の効率化と満足度向上の大きな一手となります。
とはいえ、「便利そうだけど、実際にはどう使えばいいのか分からない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
また、LINE公式アカウント単体では機能に限りがあり、導入に踏み切れずにいる歯科医院も少なくありません。
本記事では、LINE公式アカウントの導入メリットから、予約受付の方法、拡張ツールとの連携事例までを解説します。
「手間をかけずに予約を受け付けたい」「患者情報を一元管理したい」と考えている方に向けて、導入前に押さえておきたいポイントをわかりやすくご紹介します。
目次
LINE公式アカウントとは？
LINE公式アカウントは、企業や店舗が顧客に向けて情報を届けられるビジネス専用のLINEアカウントです。
個人向けのLINEアプリとは異なり、一斉配信やクーポン配布、リッチメニュー設定など、店舗運営やマーケティングに特化した機能が備わっています。
歯科医院やクリニックなどでは、予約受付やキャンペーン情報の配信、患者とのコミュニケーションツールとして活用されています。
日常的に使っているLINEアプリ上で運用できるため、顧客にとっても手軽で、情報の受け取りややり取りがスムーズです。
集客やリピート促進に欠かせないツールとして、幅広い業種で導入が進んでいます。
アカウントのタイプは3種類
LINE公式アカウントには、「未認証アカウント」「認証済アカウント」「プレミアムアカウント」の3種類があります。
通常は未認証アカウントから運用を始めますが、認証済アカウントは青いバッジが表示され、ユーザーから公式で信頼感のあるアカウントと認識されやすくなります。
また、友だち追加後すぐにチャットを送れるなど、よりスムーズなコミュニケーションが可能です。
認証申請は無料で行え、審査を通過すれば追加料金なく利用できます。
用途や運用規模に合わせて適切なアカウントタイプを選ぶことが、LINE公式アカウント活用の第一歩です。
無料プランと有料プランの違い
LINE公式アカウントには、基本機能が使える無料プランと、配信数や機能を拡張できる有料プランがあります。
無料プランは月間200通までの配信に制限されますが、店舗情報やお知らせの送信、予約連絡など基本的な運用は可能です。
プランを適切に選ぶことで、LINE公式アカウントを無理なく効果的に活用できます。
歯科医院がLINE公式アカウントを活用するメリット
歯科医院では、LINE公式アカウントをどのように活用すればよいのでしょうか。
具体的な活用法と得られるメリットをご紹介します。
LINE上での予約管理による業務効率化
歯科医院では、診療中の電話対応が業務の妨げになる場合も少なくありません。
弊社のアンケートでも、LINE公式アカウントに予約や申し込み機能を求める声が多く聞かれています。※弊社調べ
LINE公式アカウントを活用すれば、患者は24時間いつでもLINE上で予約を済ませられ、電話のやり取りを大幅に減らせます。
また、定型的な質問への回答や診療時間・料金案内なども、自動応答メッセージやリッチメニューで対応可能です。
たとえば、「初診の持ち物は何ですか？」「駐車場はありますか？」といった、患者から頻繁に寄せられる質問に対して、あらかじめ設定した回答を自動で返せます。
さらに、診療時間や休診日、保険診療・自費診療の料金目安などをリッチメニューに掲載すれば、患者がいつでも確認でき、スタッフの個別対応の手間も減らせます。
参照：Canva
LINE公式アカウントを使うことで、「気軽に通える」「忙しい中でも予約しやすい」といった印象がを与えられ、医院の信頼感や親しみやすさにもつながります。
リマインドによる無断キャンセル防止
無断キャンセルは、歯科医院の運営において大きな課題です。
特に予約枠が限られている医院では、当日のキャンセルや連絡なしの欠席が、他の患者の受け入れに影響する場合もあります。
LINE公式アカウントでは、個別トーク機能を使って予約前日にリマインドメッセージを送信できます。
自動のリマインド機能はありませんが、あらかじめ用意した定型文を手動で送るだけでも、十分に効果的です。
とくにLINEは開封率が高く、メールや電話に比べて患者の目に触れやすいため、予約忘れ防止に役立ちます。
実際、弊社の調査では「リマインドはあった方がよい」と回答した方が95.7％にのぼりました。
多くの患者がリマインドを望んでいる点からも、こうした気配りが医院への信頼感につながります。
さらに、事前にキャンセルの連絡があれば、急な空き枠にも柔軟に対応可能です。
このように、LINE公式アカウントを活用したリマインド対応は、診療の効率化と患者満足度の向上、両面で大きなメリットがあるといえるでしょう。
チャット内容を活用した患者情報の管理効率化
LINEのチャット機能は、単なるやりとりだけでなく、患者情報の管理にも役立ちます。
チャットでやりとりした患者には、ステータスやタグを付けたり、担当者名やノートを登録したりできます。
タグは患者の特徴や対応ポイントをわかりやすく示すラベルで、20文字以内で自由に作成可能です。
たとえば「矯正相談あり」「歯科恐怖あり」などのタグを使えば、次回対応時にもスムーズに情報を引き継げます。
また、診療履歴や担当スタッフのメモをノートに残しておくことで、予約受付や診療時の認識のずれを防げるのもメリットです。
紙での管理に比べ、LINE公式アカウント内で情報を一元管理するため、業務がより効率的に進められます。
患者ごとに合わせた個別フォローを実現
LINE公式アカウントで、診察前の個別問診や患者の経過観察を手軽に行えます。
来院前にチャットで「現在の症状」や「痛みの場所」などを簡単に聞いておくと、診察時の準備や検査がスムーズです。
診療後も、「痛みは出ていませんか？」「お薬は飲み終えましたか？」など患者の状況に応じたメッセージを送れば、必要なアドバイスや再診案内も個別に対応できます。
こうしたきめ細かいフォローが、信頼関係の強化につながります。
単なる一斉配信ではなく、一人ひとりの状況や心配に寄り添ったコミュニケーションを取れる点が、LINEの大きな強みです。
情報発信による再来院促進
全国には、コンビニエンスストアよりも多くの歯科医院があります。
厚生労働省の統計によると、コンビニは約5万7,978軒に対し、歯科医院は約6万6,843軒です。
このような競争環境のなかで、LINE公式アカウントを活用した情報発信は、患者との関係構築や再来院のきっかけづくりにとても効果的です。
たとえば、「〇月は歯周病予防月間」といった健康情報を定期的に配信することで、患者の健康意識を高めながら自然なかたちで来院を促せます。
次回予約や再診のご案内も、開封率が高いLINEならスピーディで確実な配信が可能です。
ハガキでの通知のように宛名書きや郵送手続きに追われる必要もなく、患者との継続的な接点を手軽に維持できます。
こうした取り組みが、リピーターの増加へとつながっていきます。
LINE公式アカウントで歯科予約を受け付ける3つの方法
LINE公式アカウントを活用して、歯科予約を受け付ける代表的な3つの方法を紹介します。
【手動対応】チャット機能を使って予約を受け付ける方法
LINE公式アカウントのチャット機能を使えば、患者からの予約メッセージを直接受け付けられます。
この方法は、手軽にすぐ導入できるのが特徴です。
LINE公式アカウントのチャット機能を活用し、患者からの予約メッセージをスタッフが直接受け付ける方法は、すぐに導入可能なのが大きなメリットです。
たとえば、患者から「○日の午後で空きはありますか？」と問い合わせがあった際に、その場で空き状況を確認しながら柔軟に対応できます。
患者の細かな希望や質問にも個別対応しやすく、親しみやすいコミュニケーションが実現します。
ただし、手動対応のため営業時間外受付の対応が難しかったり、予約が立て続けに入りスタッフの負担が増えたりといった点には注意が必要です。
小規模医院や、患者との直接やり取りを重視する場合に適した方法といえるでしょう。
【自動化】外部予約システムと連携して予約を受け付ける方法
LINE公式アカウントと専用の外部予約システムとの連携は、多くの歯科医院が導入している方法です。
リッチメニューやメッセージから予約フォームへ誘導し、患者は空き状況を確認してそのまま予約を完了できます。
これにより、24時間いつでも予約を受け付けられ、機会損失を防ぐことが可能です。
さらに、スタッフの予約対応にかかる手間を軽減し、診療やサービス提供に集中できるのがメリットです。
導入には初期設定や利用料が発生しますが、患者数が多く、業務効率化を図りたい中規模以上の医院に適しています。
【自動化】MAツールと連携して予約受付を効率化する方法
専用のMAツール（マーケティングオートメーションツール）を組み合わせれば、予約の受付からリマインド配信、変更・キャンセル対応まで、すべてLINE上で自動化できます。
たとえば、患者が予約を入れると同時に、日時確認のメッセージや前日リマインドが自動で送られるため、無断キャンセルの防止にも効果的です。
さらに、MAツールには、患者ごとのデータ蓄積や来院傾向の分析、スタッフごとの予約枠管理など、業務を支える高度な機能が揃っています。
こうしたデータを活用すれば、予約枠の調整や人員配置の最適化して、より効率的な医院運営が可能になります。
また、年齢や来院履歴に応じてメッセージ内容を出し分けられるため、一人ひとりに合わせた継続的な関係づくりにも有効です。
運営効率と患者満足度を両立したい医院に特におすすめです。
LINE公式アカウントには“限界”も？導入前に知っておきたい注意点
LINE公式アカウントは手軽に導入できますが、一方で予約管理に特化していないため、機能に限界がある点には注意が必要です。
導入前にあらかじめ確認しておきましょう。
一部の業種しか使えない機能がある
LINE公式アカウントには「LINEで予約」という予約機能があります。
ただしこれは、ぐるなびやヒトサラなどのグルメサイトと連携している飲食店向けの機能なので、すべての業種で使えるわけではありません。
歯科医院では利用できないため、LINE上で予約を完結させるには、チャットで手動対応を行う、外部の予約システムと連携するなど別の方法が必要です。
LINE公式アカウントだけで予約が完結すると考えると、運用が難しくなる場合があります。
自院に合った機能か、予約対応やスタッフの負担も含めて事前に確認しておきましょう。
自動化できる範囲が限られている
LINE公式アカウントには、予約受付やリマインド配信を自動で行う機能が備わっていないため、基本的にはトーク機能を使った手動対応が必要です。
その結果、対応が営業時間内に限られたり、返信が遅れたりすることで、患者満足度に影響するおそれがあります。
特に予約枠が限られている医院では、無断キャンセルや直前変更によるロスを防ぐうえでも、リマインドの実施が欠かせません。
スタッフが手動で一件ずつ対応する運用では限界があり、繁忙期や人手不足の際には対応漏れのリスクも高まります。
自動化を前提に運用したい医院では、LINE公式アカウント単体ではなく、外部の予約システムやMAツールとの連携を検討しましょう。
患者ごとの情報管理に手間がかかる
LINE公式アカウントには、患者一人ひとりの関心や受診履歴などを自動で管理する機能は備わっていません。
基本的にはチャット履歴にメモを残したり、タグを付けたりといった管理を手動で行う必要があります。
たとえば「小児歯科の相談があった」「ホワイトニングに興味がある」といった内容も、人の手で記録しなければなりません。
患者数が少ないうちは問題ありませんが、人数が増えると管理が複雑になり、対応ミスや情報の見落としにつながる可能性もあります。
関心ごとに応じたきめ細やかなフォローや案内を行いたい場合は、MAツールなど、より高度な情報管理機能を持つ外部サービスとの連携を検討しましょう。
患者属性に応じた細かな配信には制限がある
LINE公式アカウントでも、タグを使った絞り込み配信や、患者ごとのステータス管理は可能です。
ただし「虫歯治療を受けた患者に、1週間後のチェックのための再予約を自動でお知らせする」といった、複雑な条件分岐での自動配信はできません。
患者数が増えると、一人ひとりに対応するのが難しくなり、スタッフの負担も増えてしまいます。
また、初診・再診の区別や矯正中・定期検診など、患者の状態に合わせた配信も難しいため、必要な案内が届かず機会を逃すケースも考えられます。
細かな属性に応じたきめ細やかな配信を目指すなら、より柔軟な設定が行えるMAツールなどの外部サービスの利用を検討しましょう。
予約管理が煩雑になりがち
歯科医院では、受付や歯科助手、院長など複数のスタッフが患者対応に関わります。
LINE公式アカウントは個人単位での対応管理や通知の振り分けが難しく、誰がどの予約を担当しているか共有しづらいのが現状です。
たとえば、患者から「〇月〇日14時希望」とメッセージが届くと、スタッフはカレンダーを確認しながら返信し、さらに台帳に手動で記録する作業が発生します。
スタッフ複数名が別々に対応すると、対応漏れやダブルブッキングのリスクもあるでしょう。
また、予約の変更やキャンセルの連絡がLINEのトーク内に埋もれてしまい、過去のやり取りや最新の状況をさかのぼって確認するのにも手間がかかります。
こうした課題を解消するには、明確な役割分担と対応フローの整備、または外部ツールの活用を検討することが大切です。
LINE公式アカウントの効果を高めるならLステップ
LINE公式アカウントの課題を解消し、予約運用をスムーズに行うならLステップがおすすめです。
Lステップは、LINE公式アカウントと連携して使う、顧客管理も行えるMAツールです。
ここでは、 Lステップで実現できる便利な予約管理機能をご紹介します。
カレンダー予約機能で工数が削減できる
Lステップの「カレンダー予約機能」を使えば、患者自身が空き時間を確認し、希望の日時を選んで予約できます。
従来のように電話やLINEメッセージで一人ひとりとやり取りしながら調整する必要がなく、予約対応の工数が大幅に減らせます。
担当者や治療内容ごとに予約枠を細かく設定すれば、「この治療はこのスタッフだけ」といった条件も自動で反映されます。
さらに運用に合わせ、以下のような設定も可能です。
- 予約時間を5分単位で選べる
- 営業日やシフト設定ができる
- 予約（変更・キャンセル含む）を承認制にできる
- タグ付けなどのアクション設定ができる
Googleカレンダーと連携すれば、外部スケジュールとの整合性も取りやすく、ダブルブッキング防止にも役立ちます。
これにより、スタッフの負担を減らしながら、スムーズな予約対応が実現します。
リマインダ配信で無断キャンセルが防止できる
予約の当日や前日のリマインドは、無断キャンセルやうっかり忘れを防ぐ効果があります。
Lステップの「リマインダ配信」を使うと、患者ごとに自動でメッセージを送れます。
さらに「カレンダー予約機能」と組み合わせることで、治療の2日前に再度案内を送り、前日には持ち物や注意点を伝えるといった運用が可能です。
タグや条件分岐を活用すれば、「初診の方には問診票のURLを送る」「矯正治療中の方には次回の流れを案内する」といった、患者の状況に合わせた個別案内にも対応できます。
こうした仕組みによって、患者は安心して当日を迎えられ、医院側はキャンセルによる損失を防ぎながら運営の効率化も図れます。
細かい患者情報を一元管理できる
Lステップは、患者ごとの個人ページに、メッセージのやり取りや予約履歴などをまとめて管理します。
アンケートフォームで収集した情報も自動で紐付けられるため、カルテやメモを別に管理する必要がありません。
複数スタッフで運用する場合でも、情報の共有や更新がスムーズで、患者対応の質を保ちやすくなります。
さらにLステップは、顧客管理と配信管理をひとつのツールで行えるのが特徴です。
患者情報を活かして「前回治療から3か月経過した患者だけに検診案内を送る」といった精度の高い配信も行えます。
患者の属性に応じたセグメント配信ができる
「セグメント配信」は、患者の属性や行動に合わせて配信を絞り込む機能です。
この機能を使えば「30代女性でホワイトニング希望」「初診から1か月以内の方」など、条件を細かく設定した配信が行えます。
興味のある人だけに必要な情報を届けられるため、反応率の向上やブロック率の低下が期待できるでしょう。
配信対象を絞ることで無駄な配信数を減らし、コスト削減にもつながります。
スタッフ間での対応分担や権限管理ができる
Lステップは、「友だち対応マーク」機能により、患者対応のステータス（未対応・対応中・完了など）を見える化できます。
これにより、誰がどこまで対応したかを全員が把握した状態で、対応漏れや重複対応を防ぎながら業務がスムーズに進められます。
さらに、条件に応じて担当者を振り分けることも自動化でき「初診患者はAさん」「矯正治療中はBさん」といった運用も可能です。
スタッフごとに操作権限を設定すれば、たとえば受付スタッフは予約管理のみ、院長は全データの閲覧・編集をする、といった運用も簡単に行えます。
こうした仕組みにより、対応ルールの標準化と共有が進み、チーム全体のサービス品質と患者満足度の向上につながります。
Lステップの操作を体験｜歯科医院向けデモアカウント公開中
Lステップの操作性を実際に体験してみたい方のために、歯科クリニック向けのデモアカウントを無料で公開中です。
予約管理や患者対応の仕組みを、触りながら確認いただけます。
以下より友だち追加すると、カレンダー予約やリマインダ配信、タグ付けなどの基本操作を試せます。
Lステップならではの便利さや運用のしやすさを実感してみてください。
友だち追加後の操作手順は、デモアカウントの登録方法をご確認ください。
【導入事例】Lステップで予約受付と患者管理を効率化した歯科医院
Lステップの導入により、歯科医院の予約管理や患者対応にどんな改善があったのか、具体的な事例をご紹介します。
事例1｜予約管理の工数を40％削減、キャンセル率を20％改善
全国8院を展開する自費治療専門の歯科医院「医療法人社団 千美会 ザ・ホワイトデンタルクリニック」は、アナログな予約管理や無断キャンセルの課題を抱えていました。
Lステップのカレンダー予約機能を導入し、予約受付から変更・キャンセル、リマインド送信までを自動化しました。
これにより予約管理の工数を約40％削減し、無断キャンセル率を約20％改善しています。
さらに、友だち追加後のアンケートやシナリオ配信で見込み客の不安を解消し、無料カウンセリングへの誘導を最適化しました。
反応率や予約率が大幅に向上し、平均月商を約1,500万円増加させる成果につながりました。
事例2｜問い合わせ対応の業務負担を7割削減
福岡県早良市の「まなべ矯正歯科クリニック」は、集客は順調ながら、予約変更や矯正装置のトラブル対応の電話が多く、スタッフに負担がかかっていました。
Lステップのカルーセルやリッチメニューを活用し、緊急性の低い問い合わせやトラブル対応を自動化しています。
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結果、問い合わせの約7割が自動で対応可能となり、事務スタッフの負担を大幅に軽減しました。
さらに自動の来院リマインダを組み合わせることで、電話対応にかかる工数も削減。効率的な顧客対応を実現しています。
まとめ
本記事では、歯科医院の予約受付におけるLINE公式アカウントの導入メリットから、受付方法や拡張ツールとの連携事例まで解説しました。
LINE公式アカウントは予約や患者対応を効率化する強力なツールです。
導入前に運用イメージを確認し、スムーズな活用につなげましょう。
