LINE公式アカウントは顧客向けのツールとして知られていますが、実は社内連絡にも有効活用できます。
本記事では、LINE WORKSとの違いや導入メリット、注意点、具体的な活用法まで解説します。
- LINE公式アカウントを社内連絡に活用するメリット
- LINE WORKSとの違い
- 社内連絡におけるLINE公式アカウントの活用法
- 導入する際の注意点
目次
LINE公式アカウントとは？
LINE公式アカウントは、企業や店舗がユーザーに向けて情報を発信できるコミュニケーションツールです。
顧客向けに使われることが多いツールですが、近年は社内連絡用としても活用されています。
社員がLINEさえインストールしていれば連絡がとれるため、新しいツールやアプリをインストールする必要はなく、導入のハードルが低い点が特徴です。
社内連絡に活用できるLINE公式アカウントの主な機能には、以下のようなものがあります。
LINE公式アカウントとLINE WORKSの違い
LINE公式アカウントとLINE WORKSは、どちらも「コミュニケーションを効率化するツール」ですが、利用の目的や機能には違いがあります。
| LINE公式アカウント | LINE WORKS | |
| 利用目的 |
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| 主な機能 |
など |
など |
| 料金プラン |
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| セキュリティ |
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| 分析機能 |
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社内連絡に手軽に使いたい場合は、LINE公式アカウント、セキュリティや業務管理まで徹底したい場合はLINE WORKSがおすすめです。
LINE公式アカウントはあくまで顧客とコミュニケーションを取るツールですが、中小企業やチーム単位の利用であれば、最低限の社内連絡ツールとして活用するなら問題ありません。
社内連絡においてLINE公式アカウントを活用するメリット
ここでは、LINE公式アカウントを活用するメリットを紹介します。
導入のハードルが低い
LINE公式アカウントは導入のハードルが低く、普段使っているLINEで連絡が取れる点がメリットです。
インストールや導入研修といった手間がほとんど不要なため、短期間で社内に定着可能です。
社員は慣れたLINEアプリをそのまま活用できるため、スマホの通知を通じて重要な情報を見逃しにくく、スピーディーに共有できるメリットもあります。
また、PC、スマートフォンどちらでも利用できるため、外出先やテレワーク中でもスムーズに連絡可能です。
アカウントを複数人で管理できる
LINE公式アカウントは、複数人で管理できる仕組みが整っており、役割に応じて以下の4種類の権限が設定可能です。
- 管理者
- 運用担当者
- 運用担当者（配信権限なし）
- 運用担当者（分析閲覧権限なし）
これにより、全体の運用を統括する管理者から、配信や分析を行う担当者まで柔軟に役割分担が可能です。
複数人で管理できると、属人化を防ぎ、業務負担を分散できる点もメリットです。
月額使用料0円から利用できる
LINE公式アカウントには、配信通数や追加メッセージの有無によって「コミュニケーションプラン」「ライトプラン」「スタンダードプラン」の3つの料金プランがあります。
無料のコミュニケーションプランでも、月200通まで配信可能で、そのほかの基本機能は有料プランと同様に使えます。
新たなツールの導入にコストをかけたくない場合でも、まずは無料プランから社内連絡ツールとして活用を始められるのが大きなメリットです。
配信通数や利用規模に応じて、プランを選択しましょう。
社内連絡におけるLINE公式アカウントの活用法
ここでは、社内連絡におけるLINE公式アカウントの活用法を紹介します。
チャット機能を業務連絡に利用する
LINE公式アカウントのチャット機能は、1対1でやり取りできるため、社員の個別連絡や確認作業に便利です。
友だち追加している社員と直接つながれるので、他の社員に内容が見られる心配がなく、安心して利用できる点がメリットです。
さらに、一斉配信機能を組み合わせれば、全社員への周知を効率的に行えます。
また、配信内容はテキストだけでなく、画像や動画の送信もできるため、視覚的にわかりやすい情報共有が可能です。
スタンプや絵文字を使ったリアクション確認も容易で、従来のメールよりもスピーディーで柔軟な業務連絡ができる点もメリットです。
リッチメニューに資料へのリンクを設置する
LINE公式アカウントのリッチメニューを活用すれば、社内連絡やマニュアルへのリンクをわかりやすく整理可能です。
トーク画面の下部に表示されるリッチメニューに、Webサイトや共有フォルダのリンクを設置すれば、社員は必要なときにすぐにアクセスできます。
属人化しやすい業務フローや引き継ぎ資料、福利厚生情報などを一括で管理できるため、情報の分散を防ぎ、効率的な共有が可能です。
自動応答メッセージで定型的な質問に対応する
LINE公式アカウントでは、自動応答メッセージを設定すると、定型的な質問や単純な問い合わせに対して迅速に対応可能です。
よくある質問に対してあらかじめ用意した回答やリンクを自動で返せるため、担当者が毎回対応する手間が省けます。
また、業務時間外や担当者が不在の際に、自動返信で「現在は対応時間外です。翌営業日に返信します」といったメッセージを返せるため、社員側も安心して連絡できます。
これにより、担当者の負担を大幅に軽減し、本来の業務に集中できる環境を整えられます。
社内連絡の効率化と工数削減を同時に実現できるのが、自動応答の大きなメリットだと言えるでしょう。
LINE公式アカウントを導入する際の注意点
ここでは、LINE公式アカウントを導入する際の注意点を3つ紹介します。
配信数に応じて費用が発生する
LINE公式アカウントは無料で利用を始められる一方で、メッセージ配信通数に制限があります。
無料プランでは月200通までしか送信できず、従業員数が多い企業や社内連絡で頻繁に利用する場合にはすぐに上限に達してしまいます。
その場合、ライトプラン（月額5,000円・5,000通／月）やスタンダードプラン（月額15,000円～・30,000通～／月）など、有料プランへの切り替えが必要です。
配信数は「送信人数 × 配信回数」でカウントされるため、導入前に自社で必要となる月間配信数をあらかじめ見積もっておくことが大切です。
無料で使える範囲が限られている点を理解したうえで、コストと利用頻度のバランスを取りながら運用しましょう。
ユーザー情報の管理に手間がかかる
LINE公式アカウントを社内連絡に利用する場合、ユーザー情報の管理は基本的に手動で行う必要があります。
従業員の追加や退職に応じて、友だち登録の状況を逐一確認しなければならず、担当者の負担が大きくなりがちです。
また、部署ごとや属性別に連絡先を整理したい場合でも、LINE公式アカウントでは自動でグループ分けされる仕組みはありません。
ユーザー情報を管理するタグ機能もありますが、手動で設定する必要があり、運用の手間がかかります。
さらに、このタグ管理を効果的に活用するには、有料のチャットProオプションへの加入が必要で、無料プランではタグの付与数に制限がかかるなど、十分に使いこなせないのが現状です。
社内メンバーの入れ替わりが頻繁な企業ほど管理が煩雑になり、運用上の課題になりやすいでしょう。
社内連絡を効率化するなら「Lステップ」がおすすめ
LINE公式アカウント専用の拡張ツール「Lステップ」を使えば、ユーザー情報を自動で蓄積・管理でき、部署・役職ごとに情報を効率的に配信できます。
また、定期連絡やアンケートも自動化でき、工数を抑えながらの運用が可能です。
ユーザー情報を自動で整理・管理できる
LINE公式アカウントの場合、ユーザー情報の整理や管理は手動で行う必要があり、メンバー数が増えるほど負担が大きくなります。
一方、Lステップのユーザー管理機能を活用すれば、友だち情報の自動収集・管理が可能です。
代表的な例としては、回答フォームが挙げられます。回答フォームとは、申し込みフォームやアンケートを作成できる機能です。
入力された回答によって、部署・役職・勤務形態などの情報を自動でダグ付けし、収集した情報をデータベースに蓄積します。
LINE公式アカウントと異なり、タグ付けの制限もないため、情報の更新や管理作業の削減にも役立つでしょう。
また、会議の出席確認や研修後の理解度チェックなども行えるため、紙やメールでの集計作業が不要になるのもメリットです。
複雑な配信作業を自動化できる
柔軟な配信機能もLステップの強みです。
タグで分類したメンバーに応じて、細かなセグメント配信が可能で、必要な人に必要な情報を届けられる仕組みも構築可能です。
例えば「営業部」「管理職」「アルバイト」など対象を絞った配信が容易になり、無駄な通数を減らせます。
また、Lステップのリマインダ配信を活用すれば、会議の前日通知や提出期限のお知らせを自動化でき、担当者が個別にメッセージを送る手間を省けます。
配信忘れや連絡漏れのリスクもなくなり、煩雑になりがちな社内連絡の運用をスムーズに進められます。
社内運用の負担を軽減できる
Lステップの自動応答機能を活用すれば、社内からの良くある問い合わせに即時回答できるため、担当者が都度対応する工数を大幅に削減可能です。
LINE公式アカウントにも自動応答メッセージ機能はありますが、手動チャットで対応するか自動応答で対応するかの切り替えが必要で、どちらか片方の状態でしか対応できません。
一方、Lステップなら自動応答と1対1の個別トークを同時に利用可能です。
定型的なメッセージには自動応答で返答し、複雑な質問には個別返信するなど、より柔軟な対応が実現します。
さらに、部署ごとや利用目的（社内向け／顧客向け）に応じてリッチメニューを切り替えることも可能です。
【社内向け】
【顧客向け】
日常的に発生する社内コミュニケーションの効率化につながり、安定した運用体制が構築できます。
まとめ
LINE公式アカウントは手軽に始められる一方で、配信数制限や情報管理の手間といった課題があります。
Lステップを組み合わせれば、自動配信や属性管理など、効率的な社内連絡が可能です。
社内連絡を効率化するなら、ぜひLステップを活用してください。
