【保育園・幼稚園のLINE活用】保護者との連絡・出欠管理・採用を効率化する方法

 

こうした悩みは、保育園や幼稚園、保育所など多くの施設で見られます。

 

実際に、電話やメールを中心とした連絡体制では、情報の入力や共有に手間がかかり、保護者とのコミュニケーションに多くの時間を取られがちです。

 

また、人材不足が深刻な業界であるため、採用がスムーズに進まないケースも少なくありません。

 

そこで今回は、保護者世代の9割以上が利用するLINEを活用し、保育園・幼稚園の連絡業務や欠席対応・採用を効率化する方法を解説します。

 

さらに、園からの配信や出欠管理・採用業務をLINEで自動化する手法と活用事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

 

保育園・幼稚園が抱える課題とは？

保育園・幼稚園の現場では、人手不足や業務量の増加により、運営体制の見直しが求められています。

 

株式会社ネクストビートの調査によると、6割以上の園が、採用や事務・保育士の業務について「現在よりも効率化したい」と回答していることがわかりました。

 

出典：PRTIMES「株式会社ネクストビート」保育施設の業務負担軽減に関する調査

 

こうした現場の声から見えてくる、保育園・幼稚園の業務上の課題は以下のとおりです。

 

 

これらの課題の解決策として注目されているツールが、保護者や応募者が日常的に利用しているLINEです。保育園や幼稚園でも、業務効率化や採用強化を目的にLINE公式アカウントの活用が広がっています。

保育園・幼稚園がLINEを活用するメリット

保育園・幼稚園でLINEを運用すれば、保護者とのやりとりや管理業務を一つの窓口に集約し、現場の負担を抑えながら運営しやすい体制を整えられます。

 

ここでは、保育園・幼稚園がLINEを活用するメリットを、次の4つにわけて解説します。

 

それぞれのメリットを、具体的な活用イメージとあわせて見ていきましょう。

1. 採用導線や応募対応をLINEで効率化できる

LINE公式アカウントを保育園・幼稚園の採用窓口として活用すれば、求人ページから友だち追加へ誘導し、応募や質問のやり取りを一元的に管理できます。

 

たとえば、リッチメニュー（トーク画面下部の固定メニュー）から求人ページへ案内したり、チャット上で見学希望を受け付けたりする運用が可能です。

 

連絡や面談日程の調整もチャットで対応できるため、画面上で履歴を確認しやすくなります。応募者側にとっても、メールより手軽に連絡が取れる点がメリットです。

 

実際に、弊社の調査では、74.9％の人が「採用情報をLINEで受け取れるとしたら便利だと思う」と回答しています。

 

 

LINE公式アカウントを園の採用窓口として運用すると、対応の手間を抑えながら、応募者とのやり取りをスムーズに進めやすくなります。

2. 管理業務・事務作業をLINEにまとめられる

園の管理業務や事務関連の作業をLINE公式アカウントに集約すれば、保護者とのやりとりが効率よく進みます。

 

たとえば、次のような業務もLINE上で対応可能です。

 

このように、LINEをメインとした連絡網を構築すれば、電話やメール対応の手間が減り、情報の見落としを防ぎやすくなります。結果として、園内の情報共有が整い、日々の運営を安定して進められるでしょう。

3. 保育士の保護者対応の負担が減る

保護者との個別対応が続くと、特定の保育士や幼稚園の先生に負担が集中しやすくなります。LINE公式アカウントを使えば、園としての連絡窓口を一本化できるため、現場スタッフの対応を最小限に抑えやすいのがメリットです。

 

複数の職員でメッセージ内容を確認すれば、対応履歴の共有も進めやすくなります。

 

LINE公式アカウントの活用で、保護者対応の属人化を抑えながら、現場全体で安定した連携体制が整います。

4. 園の魅力や方針を継続的に伝えられる

LINE公式アカウントなら、写真や文章を通じて保育園・幼稚園の取り組みを継続的に配信できるのもよい点です。園の雰囲気や保育方針を重視する保護者にも、効果的に園の魅力を届けられます。

 

たとえば、次のような配信がおすすめです。

 

定期的に園の様子を届ければ、保護者との接点を保ちつつ、園選びの際に思い出してもらうきっかけになります。園の考えや雰囲気がしっかり伝わると、保護者からの信頼にもつながるでしょう。

グループトーク・LINE公式アカウント・LINE WORKSの違い

保育園や幼稚園でLINEを活用する際、「グループトーク」「LINE公式アカウント」「LINE WORKS」のどれを使うべきか迷うケースは少なくありません。

 

ここでは、3つのLINEサービスの特徴と違いを以下にまとめました。

 

 

グループトークは手軽に使えますが、メッセージが流れやすく、履歴管理や一斉案内には向いていません。

 

一方、LINE WORKSは、職員間の業務連絡や情報共有に適しています。保護者への連絡も可能ですが、登録や連携の説明が必要となり、運用の手間がかかりやすい点に注意が必要です。

 

こうした背景を踏まえると、保育園や幼稚園の運用にはLINE公式アカウントがもっとも適しています。一斉配信や履歴管理・メニュー表示を通じて、保護者連絡から案内配信・採用管理まで幅広く活用できます。

保育園・幼稚園のLINE公式アカウント活用方法

LINE公式アカウントには、保育園・幼稚園の運営に役立つ多くの機能を備えています。目的に応じた使い方をすれば、連絡業務や園の魅力発信、採用管理までをLINEを軸に整理しやすくなります。

 

園で実践しやすいLINE公式アカウント活用方法は、次のとおりです。

 

ここからは、それぞれの詳しい内容を画像とともに解説します。

園児獲得・採用

QRコードを使ってホームページやパンフレットなどから友だち追加を促すと、園児獲得につながる接点を作れます。

 

入園を検討している保護者に対し、園の雰囲気や保育方針をLINE上で伝えられるため、興味を持ってもらいやすくなります。

 

たとえば、入園案内ページにQRコードを設置し、友だち追加後に園内見学の際に使えるクーポンを配布するのも効果的です。

 

 

この仕組みは、園の採用活動にも応用できます。採用専用のLINE公式アカウントを開設し、求人サイトやホームページにQRコードを設置すれば、応募者に友だち追加を促せます。

 

 

友だち追加直後に自動送信される「あいさつメッセージ」に、質問の受け付けや応募リンクを設置すると、応募前に必要な情報を整理して伝えやすくなるでしょう。

園からのお知らせや採用情報を配信

LINE公式アカウントを使えば、保育園・幼稚園の行事予定や休園日、注意事項などを「一斉配信」で届けられます。

 

紙のおたより配布や電話による連絡が減るので、職員や保育士の業務効率化につながります。

 

具体的には、次のようなお知らせも一斉配信で保護者全体への通知が可能です。

 

配信履歴が残るため、職員側でも内容を確認しやすく、対応の統一が図れます。

 

また、採用専用アカウントでは求人情報や説明会の案内を配信でき、応募検討者への情報提供にも役立つでしょう。

 

 

このように一斉配信をうまく活用すると、園のお知らせや採用情報の共有を安定して行えるようになります。

保育士と保護者の緊急連絡

保育園・幼稚園で緊急連絡が必要なときにも、LINE公式アカウントが活用できます。

 

園児の体調不良やトラブルが発生した際に、保育士と保護者が「チャット機能」で状況を共有すれば、迅速な対応につなげやすくなります。

 

電話がつながりにくい場面でも、メッセージとして内容を残せる点は安心材料のひとつです。

 

 

画像を添付すると、保護者にお子さんの様子や現状が伝わりやすいのもよい点です。

 

運用担当者として複数の保育士を追加できるため、他の職員も確認・返信できる体制を整えられます。

園の案内やイベント情報を見やすく表示

LINE公式アカウントの「リッチメニュー（画面下部の固定メニュー）」を活用すると、園の案内やイベント情報、お問い合わせ先をまとめて表示できます。

 

必要な情報へすぐにアクセスしやすい導線を整えられる点が魅力です。

 

ボタンは最大6個表示でき、以下のような情報への導線設計も可能です。

 

リッチメニューを見やすく整理すれば、保護者は「どこを見ればいいのか」で迷いにくくなります。問い合わせ対応の負担も軽減され、園全体の案内をスムーズに進めやすくなるでしょう。

欠席・遅刻・早退連絡の受付

園児の欠席や遅刻、早退の連絡をLINE公式アカウントで受け付けると、電話対応の負担を減らせます。

 

チャットで保護者に「本日は欠席します」とメッセージを送ってもらえば、履歴として残るため、漏れや伝達ミスの防止にもつながります。

 

 

朝の忙しい時間帯でも、保護者がスマホからメッセージで連絡可能なため、「電話がつながらない」といったストレスもありません。

 

さらに、LINE公式アカウントの機能を拡張できるツールを組み合わせれば、出欠管理システムの構築も可能です。リッチメニューに「欠席・遅刻連絡」ボタンを設置し、フォームに入力・情報を保存する仕組みが作れます。

 

園児の欠席連絡だけでなく、保護者向けイベントの参加可否なども自動で受け付けられ、運用の幅が広がります。

保育園・幼稚園のLINE活用・運用の注意点

LINEの運用は保護者との連絡や情報の配信に役立つ一方で、注意点もいくつかあります。事前に問題となりそうなポイントを把握しておくと、運用後のギャップを減らせます。

 

LINE公式アカウントの活用で、とくに気をつけたいのは以下の3点です。

 

 

LINE公式アカウントでカバーしきれない点は、機能を拡張できるツール「Lステップ」を使えば、運用の幅が広がります。出欠管理や配信・面談日程や見学の予約まで、自動化による仕組みが作れます。

保育園・幼稚園のLINE活用を自動化するならLステップ

Lステップは、LINE公式アカウント専用のMA（マーケティングオートメーション）ツールです。

 

出欠連絡や事務・採用業務を自動化できるため、保育園・幼稚園の職員や保育士の負担を軽減し、日々の業務をスムーズに進めやすくなります。

 

無料プランから始められるので、気軽に試せる点も魅力です。

 

保育園・幼稚園におすすめのLステップの活用方法は、以下のとおりです。

 

ひとつずつ解説します。

出欠管理をLINE上で完結

Lステップを使えば、園児の欠席連絡やイベントの出欠確認を、LINE上でまとめて管理できます。電話や紙でのやり取りが不要になり、朝の対応や集計作業の負担を抑えやすくなります。

 

欠席連絡には、専用フォームやアンケートが作れる「回答フォーム」の活用が最適です。保護者が必要な項目を選択・入力して送信するだけで連絡が完了し、職員は内容を一覧で確認できます。

 

 

リッチメニューに「欠席連絡」というボタンを設置すれば、保護者は迷うことなく簡単に欠席連絡が行えます。

 

また、親子遠足などの行事では、出欠確認フォームのリンクを一斉配信し、回答結果を自動で集計する運用も可能です。

 

さらに、親子遠足に「参加」と回答した保護者だけに、集合時間や持ち物などの詳細情報を「セグメント配信（友だちを絞ったメッセージ配信）」できます。

 

このように、回答フォームを活用すると、LINE上で出欠管理システムが作れるので、職員間での確認や共有もしやすくなります。

メニュー表示の最適化

Lステップの「リッチメニュー」は、友だちごとに表示内容を変更でき、保育園・幼稚園の利用状況や立場に合わせた情報提供が可能です。

 

一方でLINE公式アカウントは、だれが見ても同じ1種類の表示画面のため、情報の整理が難しくなりがちです。

 

たとえば、入園前と入園後では「保護者が知りたい情報」が異なります。そこで、用途別にメニューを分けて、表示を切り替える運用が効果的です。

【入園前のメニュー】

 

【入園後のメニュー】

 

採用向けも同様に、応募前は求人情報や園の雰囲気を、応募後は面談案内や連絡用メニューを表示すると必要な情報にアクセスしやすくなります。

 

このように状況に応じてメニューを使い分ければ、保護者や応募者の迷いを減らし、問い合わせ対応の効率化が実現します。

保育園見学や応募者面談の日程を予約

保育園の見学や採用面談の予約管理をスムーズに進めたい場合は、Lステップの「カレンダー予約」が役立ちます。

 

保護者や応募者が空いている時間を選ぶだけで、LINE上で予約が完了するシンプルな仕組みです。

 

 

変更やキャンセルも画面上で手軽に行えるため、保護者や応募者の利便性が高まります。加えて、電話や個別対応が減り、職員側の対応負担を抑えられる点もメリットです。

 

さらにリマインドの設定を活用すれば、日程の行き違いや対応漏れも起こりにくく、予約管理の手間を大きく減らせます。

 

保育園・幼稚園のLステップ活用事例

最後に、保育園・幼稚園に活かせるLステップ活用事例を4つご紹介します。

1カ月で友だち追加50人｜親子で楽しめる情報を配信

山口県防府市の「三田尻保育園」様では、Lステップ導入前はデジタルな情報配信は行っておらず、保護者とのやりとりの手段も限られていました。

 

LINE公式アカウントとLステップの導入後は、園庭開放の案内や日々の配信に加え、簡単なアンケートも実施。回答は自動保存できるので、園のイベント企画やサービス改善にも役立ちます。

 

 

絵本リストのプレゼントや手遊び動画などを配信し、自宅で過ごす時間が長い乳幼児期の家庭でも、園とのつながりを感じられる工夫を行いました。

 

また、リッチメニューには近隣の公園や小児科など地域情報も掲載し、保護者を支える情報発信を強化しています。

 

 

こうした取り組みの結果、運用開始から1カ月で友だち追加50人を達成し、入園申し込みや園庭開放への来園にもつながりました。

 

さらに、再就職を検討する保護者向けに採用案内も設置し、新たな接点づくりにつなげています。

 

欠席連絡・土曜保育の予約を自動化｜電話対応が激減

宮崎県都城市の「乙房こども園」様では、以前はメール一斉配信サービスを使い、緊急時のみ情報発信を行っていました。

 

一方で、毎日の遅刻・欠席連絡は1日約15件あり、すべて電話で対応していたため、職員間の伝達や確認に多くの時間がかかっていたそうです。

 

そこでLステップを活用し、リッチメニューから回答フォームへ誘導する仕組みを導入。毎朝9時半に受付を締め切り、職員が各自の端末で内容を確認できる体制を整えました。

 

 

あわせて進級のタグ（友だちを分類するラベル）を自動更新し、卒園家庭への誤配信も防ぐ取り組みも行っています。

 

 

さらに、土曜保育の予約もカレンダー上で簡単に申し込めるよう自動化。マニュアルの提示で、保護者がスムーズに操作できる環境を用意しました。

 

 

これらの仕組みにより、電話対応は緊急時に限定され、欠席連絡のフォームは、3年間で1万件以上の回答実績を記録しています。

 

事前に登園人数を把握できるため、受け入れや給食準備もスムーズになりました。

保育サービスの採用業務を効率化｜事務作業が楽に

認可保育園や放課後等デイサービスを運営する「ル・アンジェ」様。以前からLINE公式アカウントは運用していたものの、採用活用は十分に進んでいませんでした。

 

複数アカウントの管理負担や社内連携のしづらさ、面談の無断キャンセル、募集要項とのミスマッチといった多くの課題があったそうです。

 

Lステップ導入後は、友だち追加時のアンケートで希望職種や雇用形態を確認し、情報を取得できる仕組みを構築しました。

 

 

アンケートの回答内容と採用前後の状況に応じて、リッチメニューと案内表示を切り替え、応募者に適した情報にアクセスできるよう導線を整えています。

 

【ベビーシッター（採用前）】

 

【ベビーシッター（採用後）】

 

【保育園（採用前）】

 

【保育園（採用後）】

 

採用決定後はフォーム入力を起点にメニューを自動で切り替え、書類提出やOJT（職場内訓練）案内も集約。

 

面談予約はカレンダー予約と自動リマインドで管理し、無断キャンセル防止につながっています。

 

 

こうした取り組みの結果、採用管理の工数が大きく減り、社内連携と応募者の利便性が向上しました。

イベントの予約管理を仕組み化｜0歳児の入園が前年比225％

千葉県流山市の認定こども園「たかさごスクールセントラル」様では、園の増加や少子化の影響により、特に0歳児の園児獲得に課題を抱えていました。

 

園の魅力を伝えるイベントを開催していたものの、告知方法が定まらず、電話中心の予約対応も負担になっていたそうです。

 

Lステップ導入後は、「イベント予約」により予約受付やキャンセルをLINE上で完結できる仕組みを構築しました。あわせてリマインドを設定し、事前連絡や確認対応にかかる工数も抑えています。

 

 

さらに、リッチメニューからイベント情報や地域の子育て情報を確認できるようにしました。園の情報に加え、日常的に役立つ内容を届ける設計です。

 

 

その結果、イベント参加者が増加し、0歳児の入園数は前年比225％を達成。入園者全員がイベントに参加しており、成果が数字として表れた活用事例です。

 

まとめ

保育園・幼稚園がLINE公式アカウントを活用すると、欠席連絡や採用面談の案内を効率化でき、日々の連絡業務の負担を抑えられます。

 

さらに、Lステップを組み合わせれば、出欠管理システムの構築をはじめ、園内見学や採用の面談予約の自動化までLINE上で一元管理が可能です。

 

保育園運営と採用管理の両面をスムーズに進めるためにも、園の課題に合わせてLINEをうまく活用していきましょう。