工数を削減したいと思っても、「何から始めればいいのかわからない」と感じている方は多いでしょう。
そんなときに活用したいのが、LINE公式アカウントです。
LINE公式アカウントは、企業や店舗がユーザーと直接やり取りできるツールで、アカウントは無料で作成可能です。
多彩な機能の活用で、問い合わせ対応・予約受付・各種案内などを効率化できます。
この記事では、LINEを活用した工数削減のアイデアや実例、導入の進め方をわかりやすく紹介します。
目次
LINEで叶う！工数削減のアイデア5選
まずは、LINEを使った工数削減のアイデアを5つ紹介します。
- 問い合わせ対応の工数削減
- 予約受付の工数削減
- アンケートやお礼メッセージの工数削減
- ポイントカード管理の工数削減
- 各種案内業務の工数削減
自社の業務に活かせそうなものがあるか、ぜひチェックしてみてください。
①問い合わせ対応の工数削減
LINE公式アカウントの自動応答メッセージを活用すれば、よくある質問への対応を自動化できます。
たとえば、「定休日」などのキーワードをあらかじめ設定しておくと、ユーザーが該当する言葉を送信した際に、登録済みの回答を自動で返信可能です。
電話や個別での手動返信が不要になるため、スタッフは問い合わせ対応に追われることなく本来の業務に集中できます。
②予約受付の工数削減
電話やメールで行っていた予約受付をLINE上に集約すると、スタッフの対応工数を削減できます。
予約受付フォームのURLをトーク画面下部に表示されるリッチメニューに設置しておけば、ユーザーはトーク画面からすぐに予約画面に移行できるでしょう。
予約フォームが用意できない場合でも、LINEのチャット上で直接予約を受け付けられます。
その際、以下のようなよく使うメッセージを「定型文」として登録しておくと、毎回文章を入力する必要がなくなります。
運用方法に合わせて、忙しい際にもスムーズかつ安定した対応が可能です。
③アンケートやお礼メッセージの工数削減
LINE公式アカウントなら、来店前後に行うアンケートやお礼メッセージの配信も効率化できます。
アンケートは、以下の方法で配信可能です。
- 外部フォームで作成したアンケートのURLを送る方法
- チャット上で質問しそのまま回答してもらう方法
来店前にアンケートを実施すると、顧客カルテとしても活用でき、初回来店時のヒアリングにかかる手間や時間を削減できます。
また、お礼メッセージを配信し、次回予約の案内文を加えれば、手間をかけずにリピートを促す仕組みもつくれるでしょう。
④ポイントカード管理の工数削減
LINE公式アカウントのショップカードの活用で、紙のポイントカードをデジタル化できます。
以下の手間が不要になり、スタッフの負担軽減に有効です。
- カードの発行
- スタンプの管理
- 紛失時の再発行
ポイントカードは「管理が大変だからやめる」のではなく、LINEで仕組み化することで、手間をかけずにお客様との接点を保てます。
⑤各種案内業務の工数削減
セミナーやキャンペーンなどの各種案内は、LINE公式アカウントの一斉配信を使えば大人数に一括で届けられます。
また、チャットタグ（ラベル付け）を活用することで、必要な人にだけ情報を届けるセグメント（出し分け）配信も可能です。
たとえば、利用履歴など店舗側が把握している情報をもとにタグを付けておくと、
- 参加経験のある人に次回セミナーを案内する
- 会員のみにキャンペーン情報を届ける
など、一人ひとりの状況に合った案内が行えます。
紙での案内に必要だった企画・印刷・発送の手間を削減でき、急なお知らせをその日のうちに届けられる点も魅力です。
LINE公式アカウントを活用した工数削減の事例
ここでは、LINE公式アカウントを活用して工数削減に成功した事例を紹介します。
- コスメショップ｜会員登録の工数削減
- 焼肉屋｜電話予約の工数削減
- 不動産｜メッセージ配信の工数削減
業種は違っても、工数削減の考え方には共通する部分が多くあります。自社に応用できそうな点を探してみてください。
コスメショップの事例｜会員登録の工数削減
コスメセレクトショップ「Perfumerie Sukiya」様では、年間30万通ものDM発送や、紙の申込書から手入力でシステムに登録する作業が負担になっていました。
そこでLINE公式アカウントを導入し、会員情報とユーザーのLINEアカウントを連携。
自社開発したデジタル会員証を活用し、LINE上で会員登録・情報更新・ポイント確認を完結できるようにしました。
その結果、アカウント連携率は約9割に達し、これまで手作業で行っていた登録・管理業務の効率化にもつながっています。
焼肉屋の事例｜電話予約の工数削減
焼肉店「やきにく倶楽部」様では、予約の電話対応に多くの時間や人手がかかっていることが課題でした。
特に混雑時には電話に出られず、機会損失や顧客満足度の低下を招いていたのです。
そのため、LINE公式アカウントの「LINEで予約」を活用し、予約のオンライン化を進めました。
リッチメニューには「来店予約」のボタンを設置し、顧客がすぐに予約画面に移行できる仕組みを整えています。
さらに、以下の施策によりLINE公式アカウントへの登録者数を増やしていきました。
- 来店時にQRコードからLINE公式アカウントへの友だち追加を案内
- 友だち追加特典として、ドリンク割引などのクーポンを配布
結果的に、LINE経由の予約は全体の3割以上を占め、スタッフが対応する電話件数は従来の500件以上から約半分に削減されました。
不動産の事例｜メッセージ配信の工数削減
不動産サービス「LIFULL HOME’S」様では、住まい探しに役立つ情報をLINE公式アカウントで月4回配信しています。
以前は、配信の設定や確認を毎回手動で行っており、月に約8時間の作業工数がかかっていました。
また、「友だち追加した日」を考慮せずに一斉配信していたため、
- 友だち追加の翌日にメッセージが届くユーザー
- 友だち追加から1週間後にメッセージが届くユーザー
と、メッセージが届くタイミングにばらつきが生じていました。
そこで同社は、LINE公式アカウントのステップ配信を活用。友だち追加のタイミングに合わせて、事前に設定した内容を順に自動配信する方法に切り替えました。
結果、配信の工数は4分の1に削減され、クリック単価（CPC）も約6割改善。効率的にユーザーの反応を得られるようになりました。
LINEを活用した工数削減の進め方
LINEを使った工数削減は、ただ設定するのではなく、全体の流れを意識して進めることがポイントです。
ここでは、はじめての方でも取り組みやすいように、工数削減を進めるための手順をまとめました。
- 現状の工数を見える化する
- LINEで削減できる業務を洗い出す
- LINE公式アカウントを開設する
- 自動応答やメニューを設定する
- 運用後の効果を検証・改善する
順に取り組めば、無理なく工数削減を進められます。それぞれの手順をくわしく見ていきましょう。
STEP1：現状の工数を見える化する
まずは、どの業務にどれだけの時間や人手がかかっているかを把握しましょう。
対応件数や作業時間、担当者の負担などを数値で整理すると、業務の全体像が見えやすくなります。
たとえば、次のような項目です。
- 1日にくる電話での問い合わせ件数（例：30件）
- 問い合わせのジャンルと件数（例：アクセスに関する問い合わせ10件）
- 問い合わせのジャンルと対応時間（例：登録に関する問い合わせ1件20分）
- 予約転記にかかる時間（例：1日30分）
- メッセージ作成にかかる時間（例：毎回15分×週4回）
「どこにどれだけ工数がかかっているか」を把握することで、改善の方向性を考えやすくなります。
STEP2：LINEで削減できる業務を洗い出す
次に、LINEで自動化・効率化できる業務を洗い出しましょう。
予約や問い合わせ以外にも、LINEと相性が良く、工数削減の効果を得やすい業務は多くあります。
- 来店前後のリマインドやサンクスメッセージ
- クーポンやキャンペーン情報の配信
- 再来店を促すフォローメッセージ
- ポイントカードの管理
対応件数が多い業務や、手作業が発生している工程から優先的にLINEへ置き換えると、効果を実感しやすくなります。
STEP3：LINE公式アカウントを開設する
LINEを使って工数削減をする場合、アカウントの開設が必要です。
公式ページの「LINE公式アカウントをはじめる」からアカウント作成を進めましょう。
まずは、ログイン情報や必要事項を入力します。
入力内容を確認し「完了する」を押せば、LINE公式アカウントの開設は完了です。
アカウントは無料で開設でき、登録後すぐにメッセージ配信や自動応答などの基本機能を利用できます。
開設後は、アカウント名やプロフィール、リッチメニューを設定し、どのようなアカウントなのかが誰が見てもすぐ伝わるように整えておきましょう。
STEP4：自動応答やリッチメニューを設定する
問い合わせや予約対応を効率化するために、自動応答メッセージやトーク画面下部に表示されるリッチメニューを設定します。
自動応答メッセージには、定休日・営業時間・アクセスなどのよくある質問や、実際に問い合わせが多い内容を設定しておくと効果的です。
また、リッチメニューに「メニュー・料金表」や「店舗案内」「予約」など、利用頻度の高い項目を配置しておくと、ユーザーが迷わず操作できます。
リッチメニューの整理も、問い合わせ対応の工数削減に有効な方法のひとつです。
STEP5：運用後の効果を検証・改善する
導入後は、LINEによってどれだけ工数を削減できたかを定期的に確認しましょう。
たとえば、電話やメールの件数が減っていれば、リッチメニューや自動応答によって、問い合わせ対応の工数が削減できていると判断できます。
あわせて、LINE公式アカウントの分析機能も活用し、配信への反応をチェックしておくことが大切です。
- 開封数 ：メッセージがどれだけ読まれているか
- クリック数：案内した内容に興味を持たれているか
- ブロック数：配信内容や頻度が負担になっていないか
数値を定期的に見直しながら改善を続けることで、ブロックを抑えつつ、無理のない工数削減が可能になります。
工数削減にLINEを導入する際のポイント
LINEは工数削減に役立つツールですが、設定や運用の仕方によっては、十分な効果を感じにくいこともあります。
ここでは、ムダな作業を減らし、効率化の成果を出すために押さえておきたいポイントを3つ紹介します。
実際の運用をイメージしながら、導入時の参考にしてみてください。
目的とゴールを明確にする
LINEを導入する前に、「何のために導入するのか」「どんな成果を目指すのか」を整理しておきましょう。
目的があいまいなままでは、必要以上に設定を追加してしまい、かえって運用が複雑になり工数が増えることもあります。
次のように数値を入れて考えると、チーム内での共有が進み、効果の検証もしやすくなります。
- 問い合わせ対応にかかる時間を◯％削減する
- 予約受付をLINEに集約し、対応漏れを0件にする
- 案内メッセージの作成・配信にかかる時間を半分にする
目的とゴールが明確になれば、使うべき機能を判断しやすくなり、ムダな作業や過剰な設定を防げます。
社内に運用ルールを共有する
LINE公式アカウントをチームで運用する場合は、あらかじめ社内でルールを統一しておくことが重要です。
たとえば、以下を明確にしておくと、トラブルや対応漏れを防ぎやすくなります。
- 返信のタイミング
- 担当者（主担当・不在時の対応）
- メッセージ内容の基準
また、マニュアルを作成しておくと、属人化を防ぎ、安定した運用を続けやすくなります。
最初は小さく始めて徐々に拡張する
LINEの導入は、最初からすべての業務を一気に置き換えるのではなく、小さく始めるのがポイントです。
一度に大きな変更を加えると、設定の見落としやトラブルが起きやすく、かえって工数が増えてしまう可能性があります。
たとえば、次のような業務から段階的に進めるのも一案です。
- 問い合わせの一次対応（よくある質問の自動化）
- 予約変更やキャンセルの連絡
- 資料請求や申し込みの案内
小規模で効果を測りやすい工程から始めれば、「運用に無理がないか」を確認しながら、安全に拡張していけます。
まずは成功体験を積み重ね、社内の理解を得ながら進めていきましょう。
工数削減にLINE公式アカウントを利用する際の注意点
工数削減を目的にLINE公式アカウントを活用する場合、事前に確認しておきたい注意点があります。
ここでは、導入前に押さえておきたいポイントを2つ紹介します。
機能の制約や運用上のポイントをあらかじめ把握しておくことで、LINEをよりスムーズに活用しましょう。
予約管理機能は飲食店のみ使える
LINE公式アカウントには「LINEで予約」の機能がありますが、現時点では飲食店向けに限定されています。
そのため、美容サロンやクリニックなど、他業種ではこの機能は使えません。
チャットで個別に予約を受けたり、予約内容を自社の管理台帳へ転記したりと、手作業が発生しやすくなります。
Lステップなど、LINE公式アカウントの機能を拡張するツールを活用すれば、LINE上で予約受付からリマインド配信までを自動化することも可能です。
自動応答を使うにはキーワードの完全一致が必要
LINE公式アカウントの自動応答メッセージは、ユーザーが送信した内容が、あらかじめ登録したキーワードと完全一致した場合のみ返信される仕組みです。
たとえば「営業時間」というキーワードを設定していても、「営業時間を教えて」など、別の言葉が含まれているメッセージには反応しません。
そのため、登録している質問であっても、手動対応が必要な場面もあるでしょう。
Lステップならキーワードの部分一致にも対応でき、より柔軟な自動応答の設定が可能です。
「Lステップ」でさらなる業務効率化が可能
「Lステップ」は、LINE公式アカウントの機能を拡張したツールです。
LINE公式アカウントでもチャットタグによるグループ分けはできますが、タグの付け外しが手動になり、運用の負担が増えてしまいます。
Lステップなら、アンケートの回答やボタンタップなどのアクションをもとに、自動でタグ付けする設定も可能です。
ほかにも、
などの機能を便利に使えます。
Lステップを使った工数削減の成功事例
ここでは、実際にLステップを導入し、工数削減につながった事例を紹介します。
- 信用組合｜アナログ業務の工数削減
- ガラス工房｜問い合わせ対応の工数削減
- オンラインサロン｜予約受付の工数削減
- 呉服屋｜顧客へのメッセージ配信の工数削減
さまざまな業種や課題への取り組みから、自社に取り入れられそうなポイントを探してみてください。
信用組合の事例｜アナログ業務の工数削減
「あかぎ信用組合」様は、定期的に開催しているセミナー案内と出席確認を電話や訪問で行っており、アナログな業務が担当者の負担になっていました。
そこでLステップを導入し、案内をLINEメッセージで一斉配信。
出欠確認は、回答フォームを使って簡単に把握できるようにしました。
その結果、手作業にかかる工数を約30％削減。
担当者は本来の業務に集中できるようになり、顧客側も手軽に回答できるなど、双方にとって効率的な運用につながりました。
ガラス工房の事例｜問い合わせ対応の工数削減
ハンドメイド作家が一人で運営する「ガラス工房Merhaba」様では、手書きによる顧客情報管理や、やり取りの度に連絡先・住所を再確認する煩雑さが課題でした。
そのため、Lステップを導入し、必要な情報をLINE上に集約して管理できる仕組みを構築。
トーク画面下部のリッチメニューには、修理依頼やオーダー相談など、問い合わせの多い内容への導線を配置しました。
さらに、回答フォームで顧客情報を自動取得できる仕組みづくりも行っています。
これらの施策で対応業務がスムーズになり、顧客管理の負担も軽減されました。
代表者は、創作活動により多くの時間を割けるようになり、オーダーメイド中心の運営スタイルに合った、効率的な顧客対応を実現しています。
オンラインサロンの事例｜予約受付の工数削減
40代女性向けのビジネスセミナーやオンライン交流会を運営する「ララ・コンシェルジュ」様の事例です。
これまでは、面談の日程調整や決済案内などを、Facebookのメッセンジャーで個別対応しており、やり取りに多くの工数がかかっていました。
そこで、リッチメニューに「入会申し込み」のボタンを設置し、申し込みから入会までLINE上でスムーズに完結できる仕組みを構築。
入会申請→面談案内→カレンダー予約リンク送信を自動化しました。
【リッチメニュー】
【入会申し込みフォーム】
【予約フォーム】
入会前後のやり取りに加え、イベントやセミナー管理も自動化した結果、業務工数は約80％も削減。
運営者の負担が軽減され、より多くの会員を受け入れられる体制が整いました。
呉服屋の事例｜顧客へのメッセージ配信の工数削減
着物専門店「塩屋呉服店」様は、イベント案内や卒業袴の連絡を手動で個別配信していたほか、紙でアンケートを管理していたため、予約対応やリマインド業務に多くの時間がかかっていました。
そこで同店はLステップを導入し、イベントやキャンペーン情報をリッチメニューに集約。
さらに、工数削減に向けて、次の3つの仕組みづくりを進めました。
- リマインドの自動化
- アンケートのデジタル化
- 興味や属性に合わせた配信
まず 、Lステップのリマインダ配信を活用して来店前の連絡を自動化。連絡漏れを防ぎながら、担当者の作業時間を削減しました。
次に、アンケートを紙から回答フォームへ切り替え。回答内容を友だち情報として自動で収集・蓄積できるようになり、紙の回収・保管・入力作業が不要になりました。
アンケートの回答はセグメント配信に活用しています。振袖・浴衣・その他の着物など、お客様一人ひとりの関心に合わせた情報だけを届けられるようになりました。
その結果、公開から1か月でLINE経由の予約が29件発生し、電話対応の削減に成功。アンケート回答率も既存客77.6％と高水準を維持しています。
予約・案内・顧客管理をLINEで一元化することで、工数削減と売上拡大を両立した事例となりました。
まとめ
工数削減には、定型業務の効率化と情報の一元化が効果的です。
LINE公式アカウントを活用すれば、問い合わせ対応や予約受付、顧客フォローを効率よく行えます。
業務負担を減らしつつ成果を高めるためにも、仕組み化を意識した運用を進めていきましょう
