エクセルで顧客管理｜無料テンプレートを使ったデータベースの作り方

そんな悩みを抱える担当者は多いのではないでしょうか。

 

エクセルは、多くの企業や店舗で使われている身近なツールです。一方で、運用方法によっては、更新漏れや共有ミスといった課題が生じる場合も少なくありません。

 

そこで今回は、エクセルの顧客管理テンプレートを使ったデータベースの作り方や便利な機能、メリット・デメリット、エクセル以外で顧客管理におすすめなツールまで解説します。

【無料テンプレートあり】エクセル（Excel）の顧客管理データベースの作り方

無料テンプレートを使えば、表を一から作成しなくてもエクセルで顧客情報を整理できます。ここでは、顧客管理データベースの作り方を解説します。

 

 

順番に確認していきましょう。

1. 無料テンプレートをダウンロードする

マイクロソフト社の公式サイトでは、エクセルで使える顧客管理テンプレートを無料で提供しています。まずは、顧客管理表のページにアクセスし、「Excelテンプレートのダウンロード」をクリックしてください。

 

 

ダウンロードしたファイルを開いたら、わかりやすい名前を付けて任意のフォルダに保存します。元のテンプレートを残しておきたい場合は、編集前に別名で保存しておきましょう。

2. 不要な項目を削除・必要な項目を追加する

ダウンロードしたテンプレートには、操作方法を確認できる「使い方」と、顧客情報を入力する「顧客管理表」の2つのシートがあります。

 

顧客管理表を開くと、以下の項目があらかじめ設定されています。

 

 

すべての項目を使う必要はありません。簡単な顧客管理表にする場合は、自社で使用しない列を削除しましょう。

 

一方で、顧客への連絡や対応状況を把握したい場合は、「最終対応日」「対応状況」といった項目を追加すると便利です。

 

 

項目を増やしすぎると入力や更新の手間がかかるため、顧客管理の目的に合わせて必要な情報だけに絞るのがポイントです。

3. 顧客情報を入力する

項目を整えた後は、1行につき1人または1社の顧客情報を入力します。顧客コード・会社名・担当者名・電話番号・メールアドレスなど、管理に必要な情報を順番に記載してください。

 

 

複数人で運用する場合は、顧客ランクや日付、住所などの入力ルールを決めておくと、表記ゆれや重複を防ぎやすくなります。

 

また、エクセルでは0から始まる値を入力すると、先頭の0が自動的に消える仕様です。そのため、電話番号や郵便番号は先頭の「0」が消えないよう、対象のセルや範囲の書式設定を「文字列」形式に設定しておくとスムーズに入力できます。

 

 

空欄が多いと検索や集計がしにくくなるため、必須項目を決め、定期的にデータを更新しましょう。

4. フィルター機能で検索しやすくする

顧客情報の入力後は、見出し行にある「▼」をクリックし、表示したい条件を選択します。たとえば、会社名や担当者名、最終対応日、対応状況などで絞り込めば、必要な顧客情報をすぐに抽出できます。

 

「フォロー予定」や「未対応」の顧客だけを表示すると、対応漏れの確認にも便利です。

 

 

絞り込みを解除する際は、フィルターメニューから「フィルターをクリア」を選びましょう。

 

5. 表の色や見た目を調整する

 顧客管理表内のセルを選択すると、画面上部に「テーブルデザイン」タブが表示されます。「テーブルスタイル」から任意の書式を選び、表の色やデザインを変更しましょう。

 

 

あわせて、文字が見切れないように列幅を広げたり、長い備考欄を折り返して表示したりすると、顧客情報を確認しやすくなります。

【テンプレートなし】エクセル（Excel）の顧客管理表の作り方

テンプレートを使わずに顧客管理表を作成する場合は、最初に管理目的や必要な項目を整理し、検索・集計しやすい形式でデータを入力する必要があります。

 

 

基本的な手順を押さえて、自社の運用に合った顧客管理表を作成しましょう。

管理する項目を決める

まずは、顧客管理の目的に合わせて、必要な項目を決めます。たとえば、会員制のサービスや店舗で利用する場合は、以下のような項目を設定すると管理しやすいでしょう。

 

 

項目を増やしすぎず、実際の運用で確認する情報に絞ると管理しやすいです。

1行に1顧客の情報を入力する

項目を設定したら、1行につき1人の顧客情報を入力します。会員ID・氏名・会員ステータスなどの各項目を、それぞれ対応するセルに記載しましょう。

 

 

途中に空白行を入れたり、複数人の情報を1行にまとめたりすると、検索や並び替えがしにくくなるため注意が必要です。日付や契約プラン、会員ステータスの表記も統一しておくと、絞り込みや集計をスムーズに行えます。

テーブル機能でデータベース化する

入力した「①顧客情報の範囲」を選択し、画面上部の「②挿入」から「③テーブル」をクリックします。

 

 

「④先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、範囲を確認して「⑤OK」を選んでください。

 

 

テーブルに変換すると、各項目にフィルターが設定され、検索や並び替えを行いやすくなります。

 

 

新しい顧客情報を下の行へ追加した際も、書式や機能が自動で反映されます。

エクセル（Excel）の顧客管理を効率化する機能

エクセルには、必要な顧客情報を探したり、誤ったデータ入力を防いだりする機能があります。ここでは、顧客管理を効率化する3つの機能を紹介します。

 

 

それぞれの使い方を理解し、顧客情報を正確かつ効率的に管理しましょう。

 

※使用するブラウザやバージョンによって、仕様が異なる場合があります。

検索機能

顧客情報が増えた場合は、検索機能を使うと、必要なデータをすぐに見つけられます。「Ctrl＋F」を押すか、画面上部の「①ホーム」から「②検索と選択」→「③検索」をクリックしてください。

 

 

「④検索する文字列」に氏名や会員ID、電話番号などを入力し、「⑤すべて検索」をクリックすると、一致するセルへ移動できます。

 

 

同姓同名の顧客を取り違えないよう、会員IDや電話番号など、個人を判別しやすい情報で検索しましょう。

重複チェック

同じ顧客情報を二重に登録しないよう、エクセルの条件付き書式で重複チェックを行います。

 

「①確認したい会員IDや名前」などのセルを選択し、「②ホーム」→「③条件付き書式」→「④セルの強調表示ルール」→「⑤重複する値」の順でクリックしてください。

 

 

重複しているデータに色が付くため、誤登録を見つけやすくなります。氏名は同姓同名の可能性があるため、会員IDや電話番号など、顧客を識別できる項目で確認しましょう。

入力フォーム

入力フォームを使うと、表を横にスクロールせず、項目ごとに顧客情報を入力できます。はじめに「①クイックアクセスツールバーの設定」を開き、「②その他のコマンド」をクリックします。

 

 

※クイックアクセスツールバーの表示が見当たらない場合は、「何をしますか」に「クイックアクセスツールバー」と入力すると、操作画面の選択が可能です。

 

コマンドの選択から「③すべてのコマンド」→「④フォーム」→「⑤追加」→「⑥OK」の順に選択しましょう。

 

 

次に、入力する「⑦テーブル内のセル」を選び、クイックアクセスツールバーの「⑧フォームアイコン」をクリックします。

 

 

「⑨表示されたポップアップ画面」に会員IDや氏名などを入力して「⑩新規」を選ぶと、顧客管理表の新しい行へ反映されます。

 

 

同じ要領で、次の列の情報を入力しましょう。登録済みの情報の検索・修正・削除にも利用できます。

エクセル（Excel）で無料の顧客管理を始めるメリット

エクセルを使えば、新たなツールを導入しなくても、無料または低コストで顧客管理を始められます。ここでは、主な3つのメリットを紹介します。

 

 

それぞれの特徴を確認し、自社の運用にエクセルが適しているか検討しましょう。

①無料・低コストで始めやすい

エクセルは、専用の顧客管理ツールを新たに契約しなくても、手元の環境を使って低コストで始められます。すでに業務で利用している企業なら、追加の費用や初期設定の負担を抑えられる点がメリットです。

 

「まずは少人数で顧客情報を整理したい」という場合も、必要な項目を用意すればすぐに運用を始められます。本格的なシステムの導入前に、管理方法を試す選択肢としても適しています。

②使い慣れている人が多い

エクセルは、多くの企業で日常的に使われており、新しいツールより操作を覚えやすい点が強みです。表への入力や列の追加、並び替えなど、基本操作に慣れている担当者も少なくありません。

 

「専用システムは難しそう」と感じる場合でも、普段使っている画面なら抵抗なく始められるでしょう。操作研修の負担を抑えながら、社内で顧客情報を共有しやすい点もメリットです。

③管理項目を自由に調整できる

エクセルは、業種や運用方法に合わせて、管理する項目を自由に追加・削除できます。

 

たとえば、用途に応じて以下のような項目を設定可能です。

 

「自社に必要な情報だけを整理したい」という場合にも取り入れやすいでしょう。

エクセル（Excel）で無料の顧客管理を行うデメリット

エクセルでの顧客管理は手軽に始められる一方、運用人数やデータ量が増えると、更新・共有・活用の面で課題が生じる場合があります。

 

 

導入後に困らないよう、エクセルで管理する際の主なデメリットも確認しておきましょう。

①手入力による更新漏れが起きやすい

エクセルでは、顧客への対応内容や購入履歴などを、基本的に手作業で入力・更新します。マクロを使えば一部の作業を自動化できますが、複雑な処理を設定・修正するには、プログラミング言語であるVBAの知識が必要です。

 

担当者が記録を後回しにすると、「連絡したのに反映されていない」といった更新漏れが発生しかねません。

 

古い顧客情報をもとに案内すると、二重連絡や対応忘れにつながる可能性もあります。社内で入力のタイミングや担当者を決め、定期的にデータを確認するルールを整えましょう。

②複数人での同時編集にはルールが必要

エクセルは、無料のWeb版でも複数人による共同編集が可能です。また、Microsoft 365を契約している場合は、クラウド上に保存したファイルをデスクトップ版で共同編集できます。

 

ただし、複数の担当者が同じファイルを編集すると、データの競合が生じるケースも少なくありません。その結果、意図しないデータの上書きが起こりやすく、情報の正確性を保ちにくいのが難点です。

 

複数人で顧客情報を管理する場合は、編集範囲や入力方法、更新担当者などのルールをあらかじめ決めておきましょう。

③マーケティングに活かしにくい

エクセルでも顧客の分類や集計は行えますが、顧客情報をもとに配信・施策・分析・改善まで一貫して活用しにくい点が課題です。

 

たとえば、「半年以上来店していない顧客へ案内を送りたい」場合、エクセルで対象者を抽出し、メール配信ツールなどへデータを移す必要があります。

 

配信後の開封率やクリック率などを分析する際も、各ツールから結果を取得してエクセル上で集計しなければなりません。

 

扱うデータが増えるほど、集計ミスや配信先の選定漏れも起こりやすくなります。顧客情報を継続的な施策へ活用する場合は、次章で紹介するCRMやMAなどとの連携も検討するとよいでしょう。

エクセル（Excel）以外で顧客管理におすすめなツール

エクセルでの管理に限界を感じた場合は、目的に合った専用ツールの導入も選択肢のひとつです。ここでは、顧客対応や営業、配信に役立つ3種類を紹介します。

 

 

それぞれの機能や得意分野を比較し、自社の課題に合うツールを選びましょう。

CRMツール

CRM（Customer Relationship Management）ツールは、顧客の基本情報や問い合わせ内容、購入履歴などをまとめて管理するシステムです。

 

担当者ごとに情報が分散しにくく、「前回どのような対応をしたか」を確認しながら、継続的なフォローにつなげられます。

 

CRMツールでは、主に以下の情報を一元管理できます。

 

複数の担当者が同じ顧客情報を参照できるため、引き継ぎ時の確認漏れも防ぎやすいでしょう。CRMツールの利用は、顧客との関係を長期的に深めたい企業や、対応品質を統一したい場合に適しています。 

SFAツール

SFA（Sales Force Automation ）ツールは、営業担当者の行動や商談の進捗をまとめて管理するシステムです。「どの案件が止まっているか」「次に誰へ連絡すべきか」を把握しやすくなり、営業活動の抜け漏れを防げます。

 

SFAツールでは、主に以下の情報を管理できます。

 

チーム内で案件の進み具合を共有できるため、担当者任せの営業から脱却しやすい点もメリットです。複数の案件を効率よく進めたい企業や、営業プロセスを標準化したい場合に役立ちます。 

MAツール

MA（Marketing Automation）ツールは、取得した顧客情報をもとに、メール配信や案内、フォローなどを自動化するシステムです。「資料をダウンロードした人へ翌日に案内を送る」といった流れを設定でき、担当者が毎回手作業で対応する負担を減らせます。

 

MAツールでは、主に以下の施策を行えます。

 

顧客ごとに適したタイミングで情報を届けやすいため、継続的なアプローチを仕組み化したい企業に向いています。 

顧客管理にLINEがおすすめな理由

顧客管理を効率化したい場合、CRMやMAツールに加えて「LINE」を活用する方法もあります。普段のコミュニケーションアプリとして定着しているLINEは、企業の顧客対応やマーケティングにも取り入れやすいツールです。

 

 

このように、LINEは顧客にとって使いやすく、店舗・企業側も低コストで接点を持てるため、顧客管理を始める際の有効な選択肢となります。

LINE公式アカウント単体で顧客管理を行う課題

LINE公式アカウントは、メッセージ配信や問い合わせ対応に役立つ一方、単体では詳細な顧客管理や施策の自動化に限界があります。運用を始める前に確認しておきたい課題は、以下のとおりです。