イベント応募フォームの作成方法｜コピペOKのテンプレートと項目例を紹介

このように悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

 

フォームを活用すれば、セミナーや説明会の申し込みを24時間受け付け、参加者の回答データをまとめて管理できます。

 

ただし、項目やツールの選び方を誤ると、入力途中の離脱や確認作業の増加、個人情報の取り扱いに関する見落としにつながりかねません。

 

そこで今回は、イベント応募フォームに必要な項目やテンプレートをはじめ、GoogleフォームやLINE上で回答できるフォームの作成方法を解説します。

イベント応募・申し込みフォームとは？

イベント応募・申し込みフォームとは、イベントやセミナーへの参加希望者から、氏名や連絡先などの必要情報を受け付けるフォームです。ここでは、フォームで対応できる内容と、用途に応じた主な種類を紹介します。

イベント応募フォームでできること

イベント応募フォームを活用すると、申し込み受付から参加者情報の管理までをオンライン上でまとめられます。主な内容は以下のとおりです。

 

 

自動返信や定員管理などの対応範囲は、利用するツールによって異なります。必要な機能を整理し、イベントの目的に合うサービスを選びましょう。

イベント応募フォームの主な種類

イベント応募フォームには、企画の目的に合わせた主な3つのタイプがあります。

 

 

イベント参加、セミナー受講、キャンペーン応募では、フォームが担う役割も変わります。企画のゴールを起点にすると、必要な設問が自然に見えてくるでしょう。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

イベント応募フォームを作成するメリット

イベント応募フォームを導入すると、受付業務の負担を抑えながら、参加者情報を正確に管理しやすくなります。

 

導入するツールにもよりますが、運営側が得られる主なメリットは、次の3つです。

受付と情報整理が自動化されると、担当者は会場準備や参加者への案内に時間を充てられ、運営全体の負担軽減にも役立ちます。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

イベント応募フォームに必要な項目一覧

イベント応募フォームでは、受付や当日の運営に必要な情報を過不足なく集める設計が大切です。ここでは、次の3点に分けて項目の決め方を解説します。

 

 

入力する人の負担にも配慮し、目的に合うフォーム設計へつなげる内容です。

必ず入れたい項目

イベント応募フォームには、申し込み者の確認・連絡・参加内容の特定に必要な項目を入れます。基本となるのは次の4つです。

 

 

開催枠が1つだけの場合は、イベント名や日時をフォーム冒頭に明記し、回答項目として選択させる必要はありません。フォームの公開前には、各必須項目を空欄のまま送信できない設定になっているか、テスト画面で確認してください。

イベント内容に応じて追加する任意項目

イベントの運営や参加者への案内に使う情報は、任意項目として追加します。代表的な項目は以下のとおりです。

 

 

たとえば、法人向けセミナーでは会社名や役職、会場イベントでは同伴者数、プレゼントを発送する企画では住所が必要になります。すべてを盛り込まず、回答後の活用方法が決まっている項目だけを加えるのがポイントです。

個人情報の同意文と記載時の注意点

イベント応募フォームで氏名や連絡先を取得する場合は、送信前に利用目的を示します。「サービス向上のため」のような抽象的な表現を避け、受付や開催案内など、情報を使う場面が伝わる内容にしてください。

 

【同意文の例】

 

イベント後の営業案内など、受付・運営以外の目的にも使う場合は、その用途を具体的に明記する必要があります。同意文の近くには、プライバシーポリシーへのリンクも配置しましょう。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

【コピペOK】イベント応募フォームのテンプレート・例文

イベント応募フォームは、目的によって案内文や確認項目が変わります。ここでは、コピペして使える4つのテンプレートを用意しました。

 

 

開催日時や会場、問い合わせ先などを自社の情報に置き換えてご活用ください。

イベント参加申し込みフォームの例文

交流会や展示会、体験会などでは、開催概要を示したうえで氏名や連絡先を入力してもらいます。以下は、イベント内容に合わせて書き換えられるテンプレートです。

 

セミナー・説明会申し込みフォームの例文

セミナーや説明会では、テーマや対象者、開催形式を先に示すと、申し込み後の認識違いを防げます。事前質問を受け付けておけば、当日の進行や質疑応答の準備にも役立ちます。

 

以下は、会場開催とオンライン開催の両方に使えるテンプレートです。

 

プレゼントキャンペーン応募フォームの例文

プレゼントキャンペーンでは、賞品の内容に加え、応募条件や当選連絡の方法まで明記します。賞品の発送に住所を使用する場合は、その利用目的も分かりやすく示しましょう。

 

以下は、抽選形式の企画に使えるテンプレートです。

 

申し込み完了（自動返信）メールの例文

自動返信メールには、受付完了の通知と開催日時、会場、当日の案内、問い合わせ先をまとめます。件名にもイベント名を入れておくと、申し込み者が後から探す際に便利です。

 

以下のテンプレートをご活用ください。

 

 

参加URLを後日案内する場合は、いつ、どの方法で案内するのかを明記します。キャンセル方法も加えておくと、申し込み後の問い合わせを減らせるでしょう。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

イベント応募フォームを作成する3つの方法

イベント応募フォームは、費用や必要な機能、社内の運用体制に合わせて作成方法を選べます。主な方法は次の3つです。

 

 

手軽さや機能性、デザインの自由度という観点から、それぞれの特徴を見ていきましょう。

Googleフォームで作成する

Googleフォームは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えるフォーム作成ツールです。専門知識がなくても、以下の手順で手軽にイベント応募フォームを用意できます。

 

 

設定後はテスト送信を行い、回答の保存先とスマホでの表示を確認してください。

 

詳しい設定手順はこちら→「応募フォームを無料で作る方法｜おすすめツールと業務効率化のコツ」

フォーム作成ツールで作成する

フォーム作成ツールとは、プログラミングなどの専門知識がなくても、Web上でイベント応募フォームを作成・公開できるサービスです。

 

イベントの受付や開催後の管理を効率化するには、以下のような機能があると便利です。

 

 

フォーム作成ツールには、無料と有料のサービスがあり、利用できる機能や回答件数、作成数の上限はプランによって変わります。自社の運用に必要な機能と予算を整理し、各ツールの対応範囲を確認するとよいでしょう。

HTMLで自作する

HTMLでイベント応募フォームを自作する方法もあります。form、input、select、textareaなどのタグを組み合わせ、CSSでデザインを整えるため、入力項目や見た目を自社サイトに合わせて細かく調整できるのが利点です。

 

一方、回答の保存や自動返信、エラー表示、セキュリティ対策まで自社で用意する必要があります。

 

HTMLでの実装や保守にはコーディングの知識が求められるため、社内に担当者がいる場合や、既存ツールでは対応しにくい仕様がある場合に適した方法です。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

イベント応募フォームを作成する際のポイント5つ

イベント応募フォームは、利用者が迷わず短時間で申し込める設計が大切です。

 

作成時は、次の5つを意識してください。

 

 

ここからは、入力途中の離脱を防ぎ、次の行動へつなげる工夫を順番に解説します。

1. 入力項目は必要最小限に絞る

イベント応募フォームの入力項目が多いと、回答に時間がかかり、申し込み者の負担が増えます。申し込み時は、受付確認や開催案内、参加枠の確保に使う情報へ絞るのが基本です。

 

たとえば、氏名や連絡先は申し込み時に取得し、満足度や今後の要望はイベント終了後のアンケートへ分けます。

 

各項目について「この回答をいつ使うのか」を確認し、用途を説明できない設問は削除するか任意回答にすると、入力の負担を抑えられるでしょう。

2. スマホでの入力しやすさを優先する

イベント応募フォームは、SNSやメール、QRコードからスマホで開かれる場面も想定して設計します。画面が見づらかったり、ボタンを押しにくかったりすると、入力途中の離脱につながりかねません。

 

スマホで操作しやすくするポイントは、以下のとおりです。

公開前には実際のスマホで入力から送信まで試し、表示崩れや操作しにくい箇所がないか確認してください。

3. 入力例と必須表示で迷わせない

入力方法が分からない項目がある場合や、送信時まで未入力に気づけない設計では、申し込み者の混乱を招きます。項目名の近くに入力例と必須表示を設置し、回答前に必要な情報を判断できる状態にしましょう。

 

設定する際は、次の点を意識してください。

 

 

必須項目は色や記号だけで示さず、「必須」と文字で明記することが重要です。

 

エラーが出た際も、修正箇所と正しい入力形式をひと目で分かるように案内すれば、申し込み者が迷って画面を閉じる事態を減らし、途中離脱の防止につながります。

4. 申し込みボタンの文言を具体的にする

イベント応募フォームの申し込みボタンには、「送信」や「次へ」といった抽象的な表現ではなく、次に取ってもらいたい行動が伝わる文言を使います。

 

たとえば、「イベントに申し込む」「無料セミナーに参加する」など、目的に合わせて具体化してください。確認画面へ進む場合は「入力内容を確認する」、申し込みが確定する場合は「この内容で申し込む」と使い分けます。

操作後の結果が事前に分かれば、誤送信への不安や迷いを減らし、申し込み完了まで進んでもらいやすくなるでしょう。

5. 完了画面と自動返信で次の行動を案内する

イベント応募フォームの送信後に案内がないと、申し込み者は受付が完了したのか判断できず、不安になります。完了画面で受付済みと明示し、自動返信メッセージでも次の行動を案内してください。

 

記載しておきたい内容は、以下のとおりです。

 

 

受付直後に必要な対応が分かれば、確認の問い合わせが減り、支払い忘れや開催情報の見落としも防ぎやすくなります。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

イベント応募フォームを運用するときの注意点

イベント応募フォームを作成しても、受付後の連絡や当日の対応まで自動で整うとは限りません。運用時には、次のような課題も想定しておく必要があります。

申し込み受付だけでなく、開催前・当日・終了後まで見通した運用設計が重要です。連絡や参加者管理をひとつの流れにまとめる仕組みも整えておく必要があります。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

イベント応募にはLINE公式アカウントの活用もおすすめ

イベント応募フォームを用意するだけでなく、申し込み後の連絡手段もあわせて設計すると、リマインドや当日の案内を届けやすくなります。

 

そこで活用したいのが、LINEのビジネス用サービスの「LINE公式アカウント」です。

 

イベント応募にLINEを取り入れるメリットとして、次の3つが挙げられます。

 

一方、LINE公式アカウント単体でイベントの応募を受け付ける場合、次のような課題があります。

※認証済アカウント は、有料の CRMオプション の利用で顧客情報の取得や配信の最適化が可能

 

より細かな情報管理や自動化、予約受付まで実現したいなら、LINE公式アカウントの機能を拡張できるツール「Lステップ」がおすすめです。LINE公式アカウント単体の運用では難しい部分を補えます。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

LINE×Lステップでイベント応募フォームを運用する方法

Lステップとは、LINE公式アカウント専用のMA（マーケティングオートメーション）ツールです。

 

Lステップの機能を活用すれば、応募受付から参加者情報の管理、開催前の案内までをひとつの流れにまとめられます。

 

無料プランから試せるため、「まずは費用を抑えてLINEでイベント応募の受付や参加者管理を始めたい」という企業や団体にも取り入れやすい点が魅力です。

 

イベント応募フォームの主な運用方法は、以下のとおりです。

 

それぞれで活用する機能と運用の流れを詳しく見ていきましょう。

LINE内で応募受付と情報取得を完結させる

Lステップの回答フォームを使うと、イベントの案内から申し込みまでがLINE内で完結します。

 

回答フォームで取得した情報は、友だち情報欄やタグへ保存するよう設定できます。両機能の役割は以下のとおりです。

 

管理方法	役割	申し込み受付での使用例
友だち情報欄	友だちごとに異なる情報を項目別に保存	氏名・メールアドレス・参加希望日
タグ	条件や状態に応じて友だちを分類	10月15日参加・Zoom参加・申し込み済み

【回答フォームを使った説明会の申し込み画面】

フォームの回答内容がLINEの友だちと紐づくため、別の名簿へ転記する必要がなく、入力ミスや更新漏れが起こりにくくなります。蓄積した情報は、申し込み後の案内や継続的なフォローに活用できる点も強みです。

複数の日程と定員をまとめて管理する

複数回開催するセミナーや説明会には、Lステップのイベント予約が便利です。開催日時ごとに予約枠と定員、申し込み期限を設定し、複数の日程をまとめて管理できます。

 

たとえば、以下のように3枠を同じ予約画面から選べます。

 

 

【複数の日程から希望日時を選べるイベント予約画面】

応募者はLINE上で希望日と予約数を選び、そのまま申し込みへ進める仕組みです。運営側も予約状況をひとつの管理画面で確認できるため、スプレッドシートへの転記や残席数の手作業による集計を減らし、定員超過も防げます。

 

申し込み後は「予約履歴」から予約内容を確認し、空き状況に応じた内容変更やキャンセルも可能です。

 

【予約変更・キャンセル画面】

応募者自身で手続きを進められるため、運営側が電話やメールで個別に変更・キャンセルを受け付ける負担も抑えられます。

開催前の案内を自動で送る

Lステップのリマインダ配信は、イベントの開催日や予約日などを基準に、参加者へリマインドを自動で送る機能です。

 

配信するタイミングに合わせて、次のように案内内容を変えられます。⁠

【イベント開催前日に自動送信されるリマインドメッセージ】

⁠

開始時刻や入室可能時間、予約内容の確認・変更・キャンセル用リンクを案内に記載すれば、参加者は必要な情報をLINEですぐに確認できます。

 

担当者の送信作業や案内漏れを減らせるうえ、予約忘れによる当日キャンセルの防止にも有効です。

応募者を絞り込んで配信・案内を切り替える

Lステップでは、回答フォームやイベント予約で付与したタグを活用し、応募者を絞り込んだセグメント配信が可能です。

 

たとえば、個別相談を予約した人には事前アンケートを送り、資料請求をした人には導入事例や活用ガイドを届けるなど、必要な情報を出し分けられます。

 

⁠​

【個別相談を予約した人向けのセグメント配信】

イベントへの応募前後で、リッチメニュー※を切り替える運用も有効です。

 

※トーク画面下部に表示される固定メニュー。スタンダードプラン以上で利用可能

 

応募前はセミナー詳細や申し込みボタン、応募後は当日の参加URLや申し込み内容、よくある質問を表示すれば、友だちがその時点で必要な情報へ迷わずアクセスできます。

 

【イベント応募前の友だちに表示するリッチメニュー】

 

【イベント応募後の参加者に表示するリッチメニュー】

このように、Lステップを使えば、不要な配信を減らしながら、申し込みから参加後のフォローまで一人ひとりに応じた案内が行える点がメリットです。

どの告知から応募が入ったかを可視化する

Lステップの流入経路分析機能※を使うと、WebサイトやInstagram、メール、チラシなど、告知媒体ごとに専用のURLやQRコードを発行できます。※プロプラン以上で利用可能

 

経路別のタグを自動で付与すれば、イベント応募フォームの回答者が、どの告知をきっかけに友だち追加したのかが分かる仕組みです。

⁠​流入元別の応募状況は、成果の高い媒体への予算配分や、告知回数を増やす判断に活かせます。一方、反応の低い導線では、掲載場所や訴求内容の見直しが必要です。

 

運営側は、感覚ではなくデータをもとに次回イベントの集客施策を改善し、反応率の向上を目指せます。⇒フォーム作成ツールの選び方と活用事例19選をダウンロードする

Lステップのイベント応募フォームを活用した導入事例

最後に、Lステップのイベント応募フォームを活用した導入事例を3つ紹介します。

 

 

それぞれがどのような仕組みを取り入れ、成果につなげたのかを見ていきましょう。

申し込みと決済の自動化で延べ400人が参加｜セミナー事業

自閉症に特化した障がい福祉サービスを展開する「株式会社OHANA」様では、見学や利用につながる導線が整っていないことが課題でした。

 

利用検討者の状況や関心度を蓄積・活用できておらず、その後の配信やフォローに活かしきれていなかったといいます。

 

Lステップ導入後は、セミナー事業の開始に合わせてリッチメニューに案内を追加。Lステップの回答フォームをイベント応募フォームとして活用し、氏名や連絡先、自閉症の方との関わり、所属、認知経路などを取得する仕組みを構築しました。

 

【リッチメニューに設置したセミナー情報の導線】

【セミナー申し込み用の回答フォーム】

申し込み後はStripeの決済リンクを自動送付し、参加者が「決済完了」ボタンを押すとステータスが更新される設計です。

 

最終的な入金確認とタグの付け直しは手動で行いながら、未決済者にはリマインド、決済完了者には資料を送るよう、配信内容を分けています。

 

【決済完了の確認ボタン】

こうした取り組みの結果、LINEの友だち数は約1,200人、セミナー参加者は延べ約400人に達しました。その後も、5,000円のセミナーに99人、10,000円の5回コースに130人が申し込むなど、安定した集客につながっています。

 

イベント応募フォームを起点に、受付・決済案内・参加者管理・フォローをひとつの流れにまとめた事例です。

イベント管理を一元化し工数80％削減｜女性向けコミュニティ

40代以上の女性経営者を支援するコミュニティ「ララ・コンシェルジュ」様では、セミナーや交流会などを定期的に開催しています。

 

以前は、入会対応やイベント管理が分散し、会員の増加に伴って運営負担が大きくなっていたそうです。

 

Lステップ導入後は、入会手順や参加規約、個人情報の入力を回答フォームへ集約しました。フォーム送信後は、入会面談の予約の案内カレンダーを自動送信し、希望者が空いている日時を選べる仕組みです。

 

【入会申し込みフォーム】

面談後は、入会金の支払いと、会員紹介ページに掲載する記事作成のためのインタビュー予約を案内しています。

 

紹介ページの作成に必要な情報も回答フォームで取得し、インタビュー日時はカレンダーから選べるため、個別に日程を調整する手間を減らしました。

 

【インタビュー予約の案内】

 

【カレンダー予約画面】

さらに、会員になると「開催セミナー」や「イベント参加」の予約メニューが表示されます。

 

【イベント・セミナーの案内】

 

【イベント予約画面】

イベントの予約受付から、参加者情報の取得、開催前のリマインドまでをLINE上で一元管理できる設計です。

 

これらの取り組みの結果、入会前後のやり取りとイベント管理にかかる業務工数を約80％削減し、会員数も1年5か月で33人から125人へ増え、約3.8倍の規模に成長しています。

 

入会申し込みからイベント参加までをLINE上でつなぎ、運営効率と会員の利用しやすさを両立した事例です。

予約の自動化でイベント数が倍増｜認定こども園

千葉県流山市の認定こども園「たかさごスクールセントラル」様では、園児獲得に課題を抱え、園の魅力を伝えるイベントを開催していました。

 

しかし、告知方法が定まらず参加者が集まりにくいうえ、問い合わせや予約を電話で受け付けていたため、職員と保護者の双方に負担がかかっていたそうです。

 

そこでLステップを導入し、予約管理機能をイベント応募フォームとして活用。リッチメニューからイベント情報を確認し、予約からキャンセルまでLINE上で24時間行える仕組みを整えました。開催前日のリマインドも自動で配信しています。

 

【リッチメニューからイベント情報にアクセス】

 

【LINE上で予約受付からキャンセルまで完結】

電話対応が減った結果、月3〜4種類だったイベントは秋には8〜9種類へ増え、総参加者数も伸びました。さらに、0歳児の入園実績は前年比225％を達成しています。

 

【イベント申し込み数の推移】

イベントの受付や案内をLINEへ集約し、職員の負担を抑えながら、保護者との接点と入園機会を広げた事例です。⁠⁠

まとめ

イベント応募フォームを活用すれば、セミナーや説明会の申し込みを24時間受け付け、参加者情報をまとめて管理できます。

 

一方、定員管理やリマインド、申し込み者に応じたフォローまで手作業で行うと、運営側の負担が増える可能性があります。

 

申し込み受付から参加者管理、開催後の案内まで効率化したい方は、Lステップの回答フォームやイベント予約機能もぜひ活用してみてください。