【保育園・幼稚園のLINE活用】出欠確認・保護者との連絡・保育士の採用を効率化

 

こうした悩みは、保育園や幼稚園、保育所など多くの施設で見られます。

 

とくに、欠席・遅刻・早退の連絡や親子行事の出欠確認は、電話対応や集計、職員間の共有に手間がかかりやすい業務です。

 

また、人材不足が深刻な業界であるため、採用がスムーズに進まないケースも少なくありません。

 

そこで今回は、保護者世代の9割以上が利用するLINEを活用し、保育園・幼稚園の出欠確認や連絡業務・採用を効率化する方法を解説します。あわせて、自動化の仕組みや具体的な活用事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。⇒保育園・幼稚園活用事例集をダウンロードする

LINEで保育園・幼稚園の出欠確認はできる？

LINEのビジネス用サービス「LINE公式アカウント」を活用すると、日々の欠席・遅刻・早退の連絡や親子行事の出欠確認を受け付けられます。ここでは、保育園・幼稚園で出欠確認を行う具体的な方法を解説します。

 

 

まずは手軽に始められる方法から、出欠管理システムの構築まで順番に見ていきましょう。

チャットで欠席・遅刻・早退の連絡を受け付ける

 LINE公式アカウントのチャットを使えば、保護者から欠席・遅刻・早退の連絡を受け付けられます。

 

朝の忙しい時間帯でも、保護者がスマホからメッセージを送信できるため、「電話がつながらない」といったストレスもありません。

 

チャットで保護者に「本日は欠席します」とメッセージを送ってもらえば、履歴として残り、確認漏れや伝達ミスの防止にもつながります。

 

 

ただし、園の親子行事やイベントの出欠確認を個別チャットだけで運用する場合、集計は手作業になるケースが多いでしょう。

 

連絡件数が多い保育園や幼稚園では、外部システムや拡張ツールと組み合わせて管理する方法がおすすめです。

リッチメニューに出欠連絡フォームへの導線を設置する

LINE公式アカウントのリッチメニュー※に「出欠連絡フォーム」への導線を設置すると、保護者が「どこから連絡すればいいの？」と迷わず、欠席・遅刻・早退の連絡を送れます。

※画面下部に表示される固定メニュー

 

「欠席連絡」や「行事出欠」のボタンにフォームのリンクを設定すれば、タップするだけで入力画面が開く仕組みです。

 

 

たとえば、Googleフォームで園児名やクラス、日付や理由などの項目を設定しておくと、園側も必要な情報を整理して確認しやすくなります。

 

一方で、外部ツールを複数組み合わせる場合は、情報の確認場所が増え、管理が分散しやすい点に注意が必要です。

有料機能のCRMオプションで出欠情報を管理する

LINE公式アカウントは無料で開設でき、月額0円のコミュニケーションプランから始められます。ただし、出欠情報の管理をLINE上で行いたい場合は、有料のCRMオプションの利用が必要です。

 

CRMオプションを使うと、保護者会や給食試食会の出欠をフォームで受け付け、「参加する」「参加しない」といった回答を記録・集計※できます。さらに、取得した情報をもとに、メッセージ配信の自動化も可能です。 ※集計結果は1日1回更新されます。

 

出典： LINEヤフー for Business「CRMオプション」

 

CRMオプションを利用するための利用条件は、以下のとおりです。

 

CRMオプションの月額料金は5,000円で、必要に応じて、初期サポートが20,000円で受けられます。

LINE公式アカウントの拡張ツールで出欠管理を自動化する

LINE公式アカウントの機能を拡張できるツールを使うと、欠席連絡の受付だけでなく、園の運用に合わせたカスタマイズ性の高い出欠管理システムを構築できます。

 

LINE専用のMA（マーケティングオートメーション）ツール「Lステップ」では、無料プランから回答フォーム※の活用が可能です。園の出欠確認から、その後の案内配信やリマインドまで自動化する仕組みを作れます。

※出欠確認フォームやアンケート・診断などを作成できる機能

 

たとえば、親子遠足や保育参観など、「保護者が参加するかどうか」を確認するための出欠確認フォームの作成も可能です。

 

【親子遠足の出欠確認フォーム】

 

回答結果を自動集計し、円グラフ・棒グラフでの確認も行えるため、出欠人数の把握がしやすくなります。

 

さらに、回答内容に応じて、以下のようなセグメント配信※を設定できます。

※友だちを絞ったメッセージ配信

 

 

このように、Lステップを活用すれば、出欠確認後の案内や確認連絡まで自動化でき、電話対応や手作業での共有にかかる負担を減らせる点が強みです。

保育園・幼稚園がLINEを活用するメリット5つ

保育園・幼稚園でLINEを運用すれば、保護者とのやりとりや管理業務を一つの窓口に集約し、現場の負担を抑えながら運営しやすい体制を整えられます。

 

ここでは、保育園・幼稚園がLINEを活用するメリットを、次の5つにわけて解説します。

 

 

それぞれのメリットを、具体的な活用イメージとあわせて見ていきましょう。

1. 保護者への連絡が届きやすい

LINEは国内での利用者が1億人を超えており、保護者にとって日常的な連絡手段として浸透しています。紙のおたよりやメールよりも目に入りやすく、休園連絡や行事案内などをスムーズに届けやすい点がメリットです。

 

弊社の調査では、LINEのメッセージを「ほぼすべて確認する」「80％程度確認する」と答えた人を合わせると8割を超えています。他のSNSと比べても開封率が高く、情報を届けやすい連絡手段です。

 

Lステップ公式ブログ「【2024年最新】SNSとメールの利用実態調査」

 

さらに、LINEの通知設定に関しては、約85％のユーザーがONにしているという結果が出ています。

 

Lステップ公式ブログ「LINE公式アカウントの利用実態調査2026【1,000人調査】」

 

緊急性の高い連絡にも活用しやすく、保育園や幼稚園でも保護者へのお知らせをスムーズに届けられます。

2. 出欠確認や事務作業をLINEにまとめられる

保育園・幼稚園の出欠確認や事務関連の作業をLINE公式アカウントに集約すれば、保護者とのやりとりが効率よく進みます。

 

たとえば、次のような業務もLINE上で対応可能です。

 

このように、LINEをメインとした連絡網を構築すれば、電話やメール対応の手間が減り、情報の見落としを防ぎやすくなります。結果として、園内の情報共有が整い、日々の運営を安定して進められるでしょう。

3. 保育士の保護者対応の負担を減らせる

保護者との個別対応が続くと、特定の保育士や幼稚園の先生に負担が集中しやすくなります。

 

LINE公式アカウントを使えば、園としての連絡窓口を一本化できるため、現場スタッフの対応を最小限に抑えやすいのがメリットです。

 

複数の職員でメッセージ内容を確認すれば、対応履歴の共有も進めやすくなります。保護者対応の属人化を抑えながら、現場全体で連携できる体制を整えられます。

4. 園の魅力や方針を継続的に伝えられる

LINE公式アカウントなら、写真や文章を通じて保育園・幼稚園の取り組みを継続的に配信できるのもよい点です。園の雰囲気や保育方針を重視する保護者にも、効果的に園の魅力を届けられます。

 

たとえば、次のような配信がおすすめです。

 

定期的に園の様子を届ければ、保護者との接点を保ちつつ、園選びの際に思い出してもらうきっかけになります。園の考えや雰囲気がしっかり伝わると、保護者からの信頼にもつながるでしょう。

5. 採用導線や応募対応をLINEで効率化できる

LINE公式アカウントを保育園・幼稚園の採用窓口として活用すれば、求人ページから友だち追加へ誘導し、応募や質問のやり取りを一元的に管理できます。

 

たとえば、リッチメニューから求人ページへ案内したり、チャット上で応募相談を受け付けたりする運用が可能です。

 

連絡や面談日程の調整もチャットで対応できるため、画面上で履歴を確認しやすくなります。応募者側にとっても、メールより手軽に連絡が取れる点がメリットです。

 

実際に、弊社の調査では、74.9％の人が「採用情報をLINEで受け取れるとしたら便利だと思う」と回答しています。

 

 

LINE公式アカウントを園の採用窓口として運用すると、対応の手間を抑えながら、応募者とのやり取りをスムーズに進めやすくなります。⇒保育園・幼稚園活用事例集をダウンロードする

LINE WORKS・LINE公式アカウント・LINEスクール連絡帳・グループトークの違い

保育園や幼稚園でLINEを活用する際、「LINE WORKS」や「LINE公式アカウント」、「LINEスクール連絡帳」「グループトーク」のどれを使うべきか迷うケースは少なくありません。

 

ここでは、4つのサービスの特徴と、機能の違いを以下にまとめました。

 

 

保育園や幼稚園で、保護者連絡から園児募集・採用まで幅広く活用したい場合は、LINE公式アカウントがおすすめです。⇒保育園・幼稚園活用事例集をダウンロードする

保育園・幼稚園のLINE公式アカウント活用方法

LINE公式アカウントには、保育園・幼稚園の運営に役立つ多くの機能が備わっています。目的に応じた使い方をすれば、連絡業務や園の魅力発信、採用管理までをLINEを軸に整理できます。

 

園で実践しやすいLINE公式アカウント活用方法は、次のとおりです。

 

 

それぞれの活用方法を、保育園・幼稚園での運用シーンに沿って解説します。

欠席・遅刻・早退連絡を受け付ける

保育園・幼稚園のLINE公式アカウントは、欠席・遅刻・早退連絡の窓口として活用できます。朝の時間帯に電話連絡が集中すると、聞き取りや園内共有に時間がかかりがちです。

 

LINE上に連絡導線を用意すれば、保護者は都合のよいタイミングで連絡を送れ、園側も内容を記録として確認できます。

 

主な受付方法は、以下のとおりです。

 

また、個別チャットは、登園後の園児が体調不良を起こしたときの連絡にも活用できます。

 

 

画像を添付すると、保護者にお子さんの様子や現状が伝わりやすいのもよい点です。

 

このように、LINE公式アカウントを連絡窓口として整えることで、欠席連絡から緊急時の個別連絡まで対応できます。 

園からのお知らせや緊急連絡を配信する

LINE公式アカウントを使えば、保育園・幼稚園の行事予定や休園日、緊急連絡などを「一斉配信」で届けられます。

 

紙のおたより配布や電話による連絡が減るので、職員や保育士の業務効率化につながります。

 

具体的には、次のようなお知らせも一斉配信で保護者全体への通知が可能です。

 

配信履歴が残るため、職員側でも内容を確認しやすく、対応の統一が図れます。重要なお知らせを優先的に届けたい場面でも、LINE公式アカウントは有効な連絡手段です。

園の案内やイベント情報を見やすく表示する

LINE公式アカウントのリッチメニューを活用すると、園の案内やイベント情報、お問い合わせ先をまとめて表示できます。

 

必要な情報へすぐにアクセスしやすい導線を整えられる点が魅力です。

 

ボタンは最大6個表示でき、以下のような情報への導線設計も可能です。

 

リッチメニューを見やすく整理すれば、保護者は「どこを見ればいいのか」で迷いにくくなります。問い合わせ対応の負担も軽減され、園全体の案内をスムーズに進められるでしょう。

見学や入園につながる導線を作る

QRコードを使ってホームページやパンフレットなどから友だち追加を促すと、園児獲得につながる接点を作れます。

 

入園を検討している保護者に対し、園の雰囲気や保育方針をLINE上で伝えられるため、興味を持ってもらいやすくなります。

 

たとえば、入園案内ページにQRコードを設置し、友だち追加後にあいさつメッセージ※で、園内見学の際に使えるクーポンを配布するのも効果的です。

※友だち追加後に自動送信されるメッセージ

 

出典：LINEヤフー マーケティングキャンパス「クーポン」

 

採用情報を届けて応募を促す

採用専用のLINE公式アカウントを開設し、求人サイトやホームページにQRコードを設置すれば、求職者に友だち追加を促せます。

 

あいさつメッセージに質問の受付方法や応募リンクを設定しておくと、応募前に確認したい情報をまとめて案内できるでしょう。

 

 

さらに、一斉配信で求人情報や説明会の日程を届ければ、応募検討者への継続的な情報提供にも役立ちます。

 

 

このように採用アカウントを活用することで、園の魅力や募集情報を届けながら、応募につながる接点を作りやすくなります。⇒保育園・幼稚園活用事例集をダウンロードする

保育園・幼稚園のLINE活用・運用の注意点

LINE公式アカウントの運用は保護者との連絡や情報の配信に役立つ一方で、注意点もいくつかあります。事前に問題となりそうなポイントを把握しておくと、運用後のギャップを減らせます。

 

LINE公式アカウントの活用で、とくに気をつけたいのは以下の3点です。

 

※認証済アカウントは、有料の CRMオプション の利用で情報の取得や配信の自動化が可能

 

LINE公式アカウントでカバーしきれない点は、機能を拡張できるツール「Lステップ」を使えば、運用の幅が広がります。出欠管理や案内配信・面談・園見学の予約まで、自動化の仕組みが作れます。⇒保育園・幼稚園活用事例集をダウンロードする

保育園・幼稚園のLINE活用を自動化するならLステップ

Lステップは、LINE公式アカウント専用のMA（マーケティングオートメーション）ツールです。

 

 

出欠連絡や事務・採用業務を自動化できるため、保育園・幼稚園の職員や保育士の負担を軽減し、日々の業務をスムーズに進めやすくなります。

 

無料プランから始められるので、気軽に試せる点も魅力です。

 

保育園・幼稚園におすすめのLステップの活用方法は、以下のとおりです。

 

ひとつずつ解説します。

出欠管理をLINE上で完結

Lステップを使えば、園児の欠席連絡やイベントの出欠確認を、LINE上でまとめて管理できます。電話や紙でのやり取りが不要になり、朝の対応や集計作業の負担を抑えやすくなります。

 

欠席連絡には、専用フォームやアンケートが作れる「回答フォーム」の活用が最適です。保護者が必要な項目を選択・入力して送信するだけで連絡が完了し、職員は内容を一覧で確認できます。

 

【園児の出欠確認フォーム】

 

リッチメニューに「欠席連絡」というボタンを設置すれば、保護者は迷うことなく簡単に欠席連絡が行えます。

 

また、保育参観やバザーといった行事の出欠確認フォームの作成も可能です。

 

【保育参観の出欠確認フォーム】

 

「参加する」と回答したユーザーにのみ、「参加する保護者の人数」や「参加者の名前」などの追加質問も設定できます。

 

【参加すると回答したユーザーへの追加質問】

 

このように、回答フォームを活用すると、LINE上で出欠管理システムが作れるので、職員間での確認や共有もしやすくなります。

保育園見学や応募者面談の日程を予約

保育園の見学や採用面談の予約管理をスムーズに進めたい場合は、Lステップの「カレンダー予約」が役立ちます。

 

保護者や応募者がカレンダーから空いている日時を選び、必要な情報を入力すれば、LINE上で予約が完了するシンプルな仕組みです。

 

変更やキャンセルも画面上で手軽に行えるため、保護者や応募者の利便性が高まります。加えて、電話や個別対応が減り、職員側の対応負担を抑えられる点もメリットです。

 

【保育園見学予約】

 

予約を管理する際は、予約一覧から詳細を確認でき、予約ステータスとして、「対応中」「来場済み」など細かく状況を記録できます。

 

 

さらに、リマインドの設定を活用すれば、日程の行き違いや対応漏れも起こりにくく、予約管理の手間を大きく減らせます。

保護者ごとに配信・案内を最適化

Lステップの「リッチメニュー※」は、友だちごとに表示内容を変更でき、保育園・幼稚園の利用状況や立場に合わせた情報提供が可能です。 ※スタンダードプラン以上で利用可能

 

一方でLINE公式アカウントは、だれが見ても同じ1種類の表示画面のため、情報の整理が難しくなりがちです。

 

たとえば、入園希望者と在園児の保護者、求職者では「知りたい情報」が異なります。

 

そこで、用途別にメニューを分けて、表示を切り替える運用が効果的です。

 

【入園希望者向けリッチメニュー】

【在園児の保護者向けリッチメニュー】

 

【求職者向けリッチメニュー】

 

このように状況に応じてメニューを使い分ければ、保護者や応募者の迷いを減らし、問い合わせ対応の効率化が実現します。

保育園・幼稚園のLステップ活用事例

最後に、保育園・幼稚園に活かせるLステップ活用事例を4つご紹介します。

欠席連絡・土曜保育の予約を自動化｜電話対応が激減

宮崎県都城市の「乙房こども園」様では、以前はメール一斉配信サービスを使い、緊急時のみ情報発信を行っていました。

 

一方で、毎日の遅刻・欠席連絡は1日約15件あり、すべて電話で対応していたため、職員間の伝達や確認に多くの時間がかかっていたそうです。

 

そこでLステップを活用し、リッチメニューから回答フォームへ誘導する仕組みを導入。毎朝9時半に受付を締め切り、職員が各自の端末で内容を確認できる体制を整えました。

 

 

あわせて進級時のタグ（友だちを分類するラベル）を自動更新し、卒園家庭への誤配信も防ぐ取り組みも行っています。

 

 

さらに、土曜保育の予約もカレンダー上で簡単に申し込めるよう自動化。マニュアルの提示で、保護者がスムーズに操作できる環境を用意しました。

 

 

これらの仕組みにより、電話対応は緊急時のみとなり、欠席連絡のフォームは3年間で1万件以上の回答実績を記録しています。

 

事前に登園人数を把握できるようになり、受け入れや給食準備もスムーズになりました。

イベントの予約管理を仕組み化｜0歳児の入園が前年比225％

千葉県流山市の認定こども園「たかさごスクールセントラル」様では、周辺の保育施設の増加や少子化の影響により、特に0歳児の園児獲得に課題を抱えていました。

 

園の魅力を伝えるイベントを開催していたものの、告知方法が定まらず、電話中心の予約対応も負担になっていたそうです。

 

Lステップ導入後は、「イベント予約」により予約受付やキャンセルをLINE上で完結できる仕組みを構築しました。あわせてリマインドを設定し、事前連絡や確認対応にかかる工数も抑えています。

 

 

さらに、リッチメニューからイベント情報や地域の子育て情報を確認できるようにしました。園の情報に加え、日常的に役立つ内容を届ける設計です。

 

 

その結果、イベント参加者が増加し、0歳児の入園数は前年比225％を達成。入園者全員がイベントに参加しており、成果が数字として表れた活用事例です。

1カ月で友だち追加50人｜親子で楽しめる情報を配信

山口県防府市の「三田尻保育園」様では、Lステップ導入前はデジタルな情報配信は行っておらず、保護者とのやりとりの手段も限られていました。

 

LINE公式アカウントとLステップの導入後は、園庭開放の案内や日々の配信に加え、簡単なアンケートも実施。回答は自動保存されるため、園のイベント企画やサービス改善にも役立ちます。

 

 

絵本リストのプレゼントや手遊び動画などを配信し、自宅で過ごす時間が長い乳幼児のいる家庭でも、園とのつながりを感じられる工夫を行いました。

 

また、リッチメニューには近隣の公園や小児科など地域情報も掲載し、保護者を支える情報発信を強化しています。

 

 

こうした取り組みの結果、運用開始から1カ月で友だち追加50人を達成し、入園申し込みや園庭開放への来園にもつながりました。

 

さらに、再就職を検討する保護者向けに採用案内も設置し、新たな接点づくりとして役立っています。

 

保育サービスの採用業務を効率化｜事務作業が楽に

認可保育園や放課後等デイサービスを運営する「ル・アンジェ」様。以前からLINE公式アカウントは運用していたものの、採用への活用は十分に進んでいませんでした。

 

複数アカウントの管理負担や社内連携のしづらさ、面談の無断キャンセル、募集要項とのミスマッチといった多くの課題があったそうです。

 

Lステップ導入後は、友だち追加時のアンケートで希望職種や雇用形態を確認し、情報を取得できる仕組みを構築しました。

 

 

アンケートの回答内容と採用前後の状況に応じて、リッチメニューと案内表示を切り替え、応募者に適した情報にアクセスできるよう導線を整えています。

 

【ベビーシッター（採用前）】

 

【ベビーシッター（採用後）】

 

【保育園（採用前）】

 

【保育園（採用後）】

 

採用決定後はフォーム入力を起点にメニューを自動で切り替え、書類提出やOJT（職場内訓練）案内も集約。

 

面談予約はカレンダー予約と自動リマインドで管理し、無断キャンセル防止につながっています。

 

 

こうした取り組みの結果、採用管理の工数が大きく減り、社内連携と応募者の利便性が向上した事例です。

まとめ

保育園・幼稚園がLINE公式アカウントを活用すると、欠席連絡や採用面談の案内を効率化でき、日々の連絡業務の負担を抑えられます。

 

さらに、Lステップを組み合わせれば、出欠管理システムの構築をはじめ、園見学や採用面談の予約までLINE上で一元管理が可能です。

 

保育園運営と採用管理の両面をスムーズに進めるためにも、園の課題に合わせてLINEをうまく活用していきましょう。